Eén op de acht medewerkers in Nederland heeft, volgens TNO-onderzoek, burn-out gerelateerde klachten door onder andere het gebrek aan zelfstandigheid in het werk, groeiende stress op het werk, de grote prestatiedruk en het steeds sneller en efficiënter moeten werken. Dit aantal lijkt alleen maar toe te nemen. Tegelijk laten andere onderzoeken zien dat vitale medewerkers loyaler en creatiever zijn, beter presteren en slimmer werken in vergelijking tot hun niet vitale collega’s. Organisaties doen er verstandig aan naar een betere balans te zoeken tussen het aan de ene kant efficiënt inzetten van medewerkers en aan de andere kant het gezond en vitaal houden van deze medewerkers.

Integrale vitaliteits- en duurzame inzetbaarheidsaanpak in vijf fasen

Binnen YNNO hebben we inzichten uit de wetenschap en praktijk vertaald in een concrete aanpak voor uw organisatie Onze interventies zijn te vinden op zowel het niveau van structuur als op het niveau van gedrag en patronen. Wij geloven in preventieve, integrale interventies in plaats van curatieve, individuele interventies. Door de focus niet alleen te leggen op het individu, maar ook op organisatie- en teamniveau in kaart te brengen wat er speelt, kan meer impact worden gemaakt. Dit komt doordat individuen binnen een organisatie altijd onderdeel zijn van ‘grotere gehelen’, zoals teams of afdelingen. En die ‘grotere gehelen’ hebben invloed op het gedrag van medewerkers.

Bij YNNO maken we in onze projecten gebruik van het vijf fasen model. In vijf fasen helpen wij uw organisatie om te bouwen aan vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Hoe we dit per fase aanpakken wordt hieronder kort toegelicht.

Verkenningsfase

In deze fase verkennen we wat er nu daadwerkelijk speelt bij onze klanten. We vinden het belangrijk hier voldoende tijd aan te besteden. Daarom staan we in deze whitepaper ook iets langer stil bij deze fase.

Klanten komen naar ons toe met diverse vragen. Je kunt hierbij denken aan: “Wij hebben een hoog verzuim binnen een bepaalde medewerkersgroep, bieden jullie hier interventies op aan?” of: “Door COVID-19 moest iedereen in één keer thuis gaan werken, terwijl we dit niet gewend waren. Hoe zorgen we dat de medewerkers vitaal en betrokken blijven en hoe helpen we onze leidinggevenden, zodat zij hun medewerkers hier voldoende in ondersteunen?”.

In deze fase vinden wij het belangrijk om niet meteen tot besluitvorming over te gaan, maar eerst te snappen wat er nu echt speelt. Wat zijn oorzaken die tot bepaalde gevolgen leiden? Soms moeten we organisaties afremmen, omdat ze graag aan de slag willen. Maar het is enorm belangrijk om eerst helderheid te hebben en een beeld te vormen wanneer het gaat om het investeren in vitaliteit. Dit beeld vormen we door, onder andere, de volgende vragen te beantwoorden: Welke taakeisen spelen in de organisatie en welke energiebronnen zijn beschikbaar? Welke invloed heeft de organisatie, de afdeling of het team hierop en hoe hangt dit samen?

Wij vinden het belangrijk om dus niet meteen tot besluitvorming over te gaan, maar eerst te snappen wat er nu echt speelt. Wat zijn de échte oorzaken die tot ziekteverzuim, verloop of beperkte vitaliteit leiden? Hierdoor weten we waar de wortel van het probleem zit en begrijpen wij aan welke ‘knop’ je moet gaan draaien om het verschil te maken. Om deze wortels inzichtelijk te krijgen, gebruiken we een diagnose. Data voor deze diagnose wordt in de gehele organisatie opgehaald door wetenschappelijk gevalideerde vragenlijsten en anoniem teruggekoppeld. Zo creëren we enerzijds draagvlak voor een integraal vitaliteitsbeleid en/of duurzame inzetbaarheidsplan en anderzijds ontvangt de organisatie   waardevolle input waar ze echt mee aan de slag kunnen.

Alle data die we ophalen in de verkenningsfase wordt in een overzichtelijk dashboard op zowel als macro- als microniveau teruggekoppeld.

Definitiefase

In de voorgaande fase hebben we alle data verzameld en in de definitiefase gaan we deze aanvullen met interviews om meer ‘kleur’ te krijgen bij de uitkomsten van de vragenlijsten. Dit is belangrijk, zodat er niet alleen kwantitatief, maar ook kwalitatief naar de situatie bij jouw organisatie gekeken wordt.

Vervolgens gaan we in een werksessie aan de slag met het HR-team (en soms met het MT) om de prioritering scherp te krijgen voor het project en om het project te koppelen aan de gestelde organisatiedoelen. HR-werkzaamheden zijn vaak georganiseerd rondom deeldomeinen, zoals gezondheidsbeleid, personeelsadministratie, opleidings- en beloningsbeleid. Door overkoepelend naar het vitaliteits- en duurzame inzetbaarheidsvraagstuk te kijken voorkomen we een silo-benadering, waardoor tegenstrijdige effecten worden voorkomen.

We ronden de definitiefase af met een adviesrapport.

Ontwerpfase

In de ontwerpfase maken we inzichtelijk wat er moet gebeuren in uw organisatie om vitaliteit en duurzame inzetbaarheid te verankeren. We maken een begeleidingsprogramma op maat die kan bestaan uit het gebruik van bestaande of nieuwe (online) trainingen, onboardingsprogramma’s, workshops en leiderschapsprogramma’s.

Ook is dit de fase waarbij het vitaliteits- of duurzame inzetbaarheidsbeleid opnieuw wordt bekeken aan de hand van de uitkomsten uit de verkennings- en definitiefase. Bij de vertaling van het beleid en de trainingen en workshops wordt rekening gehouden met het feit dat medewerkers leren binnen hun eigen ‘microsysteem’. ‘Binnen het eigen microsysteem passen mensen hun waarden, attitudes en gedragingen aan op basis van wat zij zien en horen’ (Peters, 2020, p.28). Binnen een microsysteem, zoals een team met een directe leidinggevende, vindt dus een interpretatieslag plaats. Door in de ontwerpfase gebruik te maken van deze kennis en de bijbehorende interpretatieslag met het team te doen, zorgen we ervoor dat ongewilde uitkomsten worden voorkomen en dat de gewenste resultaten juist sterk worden verankerd in de verschillende teams.

Implementatiefase

Wanneer organisaties spreken over vitaliteit gaat het al snel over de fruitschaal en het tellen van calorieën bij de trappen. Bij het implementeren van beleid en het uitvoeren van de trainingen vinden we het belangrijk om juist het biopsychosociale karakter van vitaliteit en duurzame inzetbaarheid centraal te stellen. We maken een vertaalslag van alle elementen uit het biopsychosociale model naar concrete trainingen. Medewerkers die deelnemen aan de trainingen stellen we in staat om zelf stress en energie beter te begrijpen en te reguleren op al deze gebieden.

Naast de interne blik besteden we veel aandacht aan de communicatie binnen het eigen team (co-regulatie) om zo samen te zorgen voor een stressbestendig (werk)leven en een optimale bijdrage aan een productieve en plezierige werkcultuur.

Gebruikersfase

Nadat medewerkers getraind zijn, zorgen we voor een onlinevervolgprogramma. Zo kunnen medewerkers individueel op hun eigen tempo verder aan hun vitale zelf werken.

Wij vinden het belangrijk om een (half)jaarlijkse meting te doen, zodat we tastbaar kunnen maken welk effect het integrale vitaliteitsbeleid en/of duurzaam inzetbaarheidsplan heeft gehad op het organisatiegedrag (productiviteit, verzuim en verloop). Zo kunnen wij onze klanten een business case meegeven om effectieve interventies en beleid te implementeren en inzichtelijk te maken wat ons programma daadwerkelijk heeft opgeleverd. Dit maakt het makkelijker om op bestuursniveau draagvlak te krijgen en dit maakt meteen duidelijk welke oorzaken zijn opgelost en waar het volgende jaar prioriteiten gelegd moeten worden.

Wilt u meer weten over onze aanpak, en wat we voor u kunnen betekenen? Neem contact op met Yvette Tietema via yvette.tietema@ynno.com of 0613095830 of volg een van onze vrijblijvende masterclasses voor HR-professionals via https://ynno.expertisecentrumvitaliteit.nl/events.

Deze blog is onderdeel van de whitepaper “Veranderingen te lijf met veerkrachtige en vitale medewerkers” Bent u geïnteresseerd in de whitepaper (en bijhorende bronnen) stuur ons dan een bericht.

Downloaden Whitepaper Vitaliteit en Duurzame inzetbaarheid

Laat uw gegevens achter en u ontvangt de link om onze whitepaper te downloaden