Business Process Management

business process management

Processen en work flow stroomlijnen met Business Process Management.

Uw klant optimaal van dienst zijn. Snel en efficiënt. Met één druk op de knop. Waarbij alle data die nodig zijn om uw handelingen uit te voeren, worden aangeboden op het juiste moment en in de juiste context. Dit hoeft niet alleen als muziek in de oren te klinken. Business Process Management, ook wel casemanagement of Zaakgericht Werken genoemd, maakt het mogelijk in de praktijk.

Busines Process Management is een vorm van procesmanagement in een software omgeving die ervoor zorgt dat het werk op een geautomatiseerde manier van de ene medewerker of afdeling naar de andere gaat. Gebruik makend van wat er in de organisatie is. Alle info over een bepaalde case haalt u uit verschillende systemen zonder dat u uitgebreide kennis van al die systemen nodig hebt.

Waarom Business Process Management?

Procesmanagement en een optimale procesinrichting zorgt voor:

  • effectieve en snelle behandeling van de klantvraag
  • efficiënte werkwijze en (interne) samenwerking
  • makkelijke controle, minder fouten
  • efficiënte inrichting van uw organisatie door een nieuwe manier van werken
  • continu kunnen verbeteren van processen (want alles is elk moment meetbaar)
  • aansluiting op de digitalisering van de samenleving

business process management tools

Er was eens een klantvraag…

Neem een verzekeringsmaatschappij. Er komt een verzoek binnen van een klant om een verzekering af te kopen of uit te keren.  Om dit verzoek af te handelen moeten vaak verschillende systemen worden geraadpleegd terwijl de in te voeren gegevens vaak dezelfde zijn. Kortom: dubbel werk. Goed procesmanagement zorgt ervoor dat u al die systemen en informatie aan elkaar kunt koppelen. Na identificatie van de klant ziet u in één oogopslag alle persoonlijke gegevens en de bijbehorende producten die hij of zij heeft afgesloten. Vervolgens kunt u met deze vorm van Business Process Management alle data en informatie vinden om aan zijn of haar verzoek te voldoen. Afhankelijk van de klantvraag worden de onderliggende systemen bijgewerkt en vervolgtaken uitgezet voor bijv. een betalingsopdracht.

Procesmanagement zorgt voor een betere workflow

Efficiënt procesmanagement verbetert de workflow. Bij één klantvraag kunnen meerdere medewerkers betrokken zijn. Met Business Process Management worden alle volgende acties bepaald en taken toebedeeld. Als de ene medewerker zijn deel van het werk heeft uitgevoerd, dan gaat het door naar de volgende. De business rules of business logica die daarvoor nodig zijn, liggen vast in het ontwerp: welke taken worden wanneer doorgegeven, wanneer is de opdracht voltooid is en wanneer is het tijd voor een controle.

Steeds meer digitaal

Business Process Management sluit aan bij de verdere digitalisering van de samenleving. Denk aan minder papierwerk of het gemak van online winkelen. Maar het gaat verder dan dat. Als een klant belt en het mobiele nummer is bekend, dan kun je als organisatie gebruik maken van deze gegevens en anticiperen op de vraag. Misschien heeft hij of zij een week eerder een bepaald product afgenomen. Dan is er een grote kans dat de vraag daarover gaat. Het telefoontje kan dan meteen worden doorgeleid naar de juiste medewerker. Als bijvoorbeeld de leeftijd bekend is, wat voor werk de klant doet of hij kinderen heeft of niet, kunt u met Business Process Management tevens de zogenaamde next best actions bepalen. Op basis van alle data die u hebt, weet u als organisatie hoe u de klant optimaal van dienst kunt zijn.

Implementeren van Business Process Management

Business Process Management is uitermate geschikt voor organisaties waar veel administratief werk plaatsvindt zoals verzekeringsmaatschappijen, allerlei soorten call centra, banken, overheden, etc. YNNO helpt klanten met het analyseren van hun vraag, het inventariseren en in kaart brengen van werkprocessen en het opsporen van de knelpunten. Waarna de vraag volgt of je dat met Business Process Management kunt oplossen. Soms is een oplossing nodig waar andere softwarepakketten meer geschikt voor zijn of is het een combinatie van beide.

Business process management en procesmanagement specialisten

Nieuwe manier van werken

De klant wordt optimaal geholpen, voor medewerkers is het een snelle en efficiënte manier van werken, voor bestuur en management is het een uitgelezen instrument om de bedrijfsvoering beter te kunnen volgen en de organisatie eventueel anders in te richten. De invoering van Business Process Management impliceert altijd een nieuwe manier van werken. YNNO neemt klanten mee in dit traject en probeert tegelijkertijd een vernieuwende manier van denken óver werk te bewerkstelligen.

Veel medewerkers denken nog in ‘afdelingen’ en ‘teams’ waarin het proces en de klant niet centraal staan. Managers en bestuurders denken in ‘aanwezigheid’ in plaats van ‘resultaatgerichtheid’. Uiteindelijk zijn bedrijven meer gebaat bij aansturing op basis van dit laatste. Als u met uw medewerker een resultaat afspreekt van 20 afgehandelde klantvragen per dag, dan maakt het in principe niet uit waar en wanneer hij dat doet. Dit moet uiteraard wel passen bij de bedrijfscultuur. Via hands on trainingen maar ook sessies voor verandering van houding en gedrag, maakt YNNO organisaties klaar voor Business Process Management.

YNNO als partner voor Business Process Management

YNNO kan goed werkprocessen doorgronden en begrijpen en vaststellen wat nodig is in combinatie met welke technologie. Inmiddels hebben we veel ervaring opgedaan met de business procesmanagement software van Pega, Appian en Blueriq.

Een intrinsieke interesse om de klant en het werk dat wordt uitgevoerd te doorgronden, is wat ons typeert. We maken een procesmanagement ontwerp waarmee processen opnieuw worden ingericht. Ons advies houdt hier niet op. We vinden het een uitdaging om samen met de klant invulling te geven aan wat we zelf bedacht hebben.

En werkprocessen zijn nooit klaar. Met de implementatie van een Business Process Management tool hebt u meteen een meetinstrument in handen: door trial en error weet u direct waar in het proces u verbeteringen kunt aanbrengen. Ook daarin staan we organisaties terzijde.

Meer weten over Business Process Management?

Stuur ons uw vraag via onderstaand formulier, of maak direct een afspraak. Onze specialist Robert-Jan vertelt u graag meer over Business Process Management en hoe YNNO uw organisatie verder kan helpen.