Digitaal werken

Mensen maken het verschil

Digitaal werken: samen werken in hetzelfde document op hetzelfde moment. Via een app zien of je collega op kantoor is en waar deze zit te werken. Op afstand checken of een vergaderruimte vrij is. Thuis werken en toch je kantooromgeving op je desktop hebben met alle bestanden. Alles is mogelijk met digitaal werken maar een managementmandaat en gemotiveerde medewerkers zijn de onbetwiste sleutel tot succes.

digitaal werken met office 365

Voordelen van digitaal werken

Beter samenwerken en processen stroomlijnen is meestal het voornaamste doel als organisaties de overstap willen maken naar digitaal werken. Om dat mogelijk te maken is er allerlei software op de markt: samenwerktools, digitale documentomgevingen, digitale assistenten, applicaties voor het op afstand checken en reserveren van vergaderruimtes, social intranet, vergadersoftware, etc.

Digitaal werken kent nog meer voordelen. Minder printen, minder papier is een voor de hand liggende maar vooral: werk wordt leuker. Omdat je meer verantwoordelijkheden hebt: je baas staat niet meer aan je bureau met een dossier, je zoekt zelf de documenten op. Omdat je makkelijker contact hebt met je collega’s, lekker laagdrempelig via interne social media en apps. Omdat je minder ‘corvee’ hoeft te doen, denk aan printen, kopiëren, ordners vullen etc.

Betere bedrijfsresultaten

Digiloos is bijna geen enkel bedrijf meer. De meeste organisaties hebben wel al hun eerste digitale stappen gezet. Wat wij vaak zien is dat systemen en software zijn aangeschaft maar niet ten volle worden benut. Dan is een reanimatie nodig. Of maken we slimme koppelingen voor nog meer resultaat. Met dit zogenaamde Business Process Management nemen we een duik in de bedrijfsprocessen, analyseren de werkwijze en vlechten de digitale werkomgeving steviger in elkaar.

Bij digitaal werken gaat het immers niet alleen om grondig opruiming houden in de papier- en dossierwinkel. Het liefste wil je een duidelijke prestatieverbetering zien in dat wat je doet. De informatievoorziening naar de klant verloopt bijvoorbeeld veel sneller. Of in dezelfde tijd verricht je drie keer zoveel werk als voorheen.

YNNO: expertise en maatwerk

Bij YNNO weten we alles van digitaal werken en workflow management. We kennen de software, we hebben menig proces bestudeerd en bij tal van organisaties een digitale werkomgeving geïmplementeerd. Zoals bij Van Oord, de Dienst Koninklijk Huis, Kabinet der Koning en Nationale Nederlanden. Heel recent zijn we aan de slag voor de gemeente Heerlen. ‘One size fits all’ bestaat niet voor ons. Want iedere organisatie is anders. We stemmen oplossingen af op de vraag van de klant en hun business. Een aanvraag voor een paspoort bij de gemeente kun je efficiënter laten verlopen door digitalisering. De samenwerking met een aannemer van een bouwbedrijf vraagt om een heel andere benadering en oplossingen.

Specialist op het gebied van digitaal werken

Mensen maken het verschil

De technologie is maar een kant van het verhaal. Medewerkers in organisaties meenemen in de digitale werkomgeving is de sleutel tot succes want zij maken het verschil. En dat begint bij een directie en management dat het licht op groen zet voor een andere manier van werken. Wij helpen oude patronen te doorbreken, geven de bedrijfscultuur een positieve draai en medewerkers een behulpzaam duwtje in de rug. Ook hier maatwerk, want de ene medewerker is de andere niet. Wij begeleiden met workshops en trainingen, laten mensen wennen aan de nieuwe manier van werken en leren hen direct op de werkvloer omgaan met de nieuwe software. En uiteindelijk is het een optelsom van delen. Digitaal werken stimuleert de flexibiliteit en andersom. Medewerkers komen los van hun werkplek en doen meer op afstand waardoor ze weer sneller gebruik maken van digitale middelen. Met digitaal werken is het kantoor overal.

Veel gebruikte middelen bij digitaal werken zijn:

1.      intranet en interne social media zoals Teams of Facebook Workplace

2.      digitale werkomgevingen als Office 365 en virtual desktops

3.      document managementomgevingen zoals SharePoint of Open Text

Meer weten over digitaal werken?

Stuur ons uw vraag via onderstaand formulier, of maak direct een afspraak. Onze specialist Marco van Walstijn vertelt u graag meer over digitaal werken en hoe YNNO dit bij uw organisatie succesvol kan implementeren.