Tijdens onze informele YouConnect (voorheen Round Table Talk’s) gaan we in gesprek over diverse thema’s die binnen organisatie spelen. Vandaag gaat het over data, een zeer actueel, veelbesproken en complex onderwerp. De aanwezigen delen hun bevindingen over onder meer de waarde van data en data-analyse, ze delen kennis, doen inspiratie op én proberen tot nieuwe inzichten te komen over mogelijkheden voor hun eigen organisatie.
Aanwezig zijn vertegenwoordigers van Gemeente Sittard-Geleen, Gemeente Eindhoven, Alliander, Verbond van Verzekeraars, Dirk Zwager Advocaten, Waterschap Rijn & IJssel & Ikea. De sessies worden geleid door YNNO’s Anne, Marc, Monique, Yvet en Liselotte.
Data-gedreven werken.
Van data naar inzicht.
Van inzicht naar beter.
Tech- optimisme vs pessimisme
De wereld verandert continu en technologische ontwikkelingen volgen elkaar in razend tempo op. Kijk maar naar AI, ChatGPT, de wetgeving omtrent AVG etc. Waar de een kansen en mogelijkheden ziet en mee wil liften op die ontwikkelingsgolf, wordt een ander angstig, terughoudend en wil meer te reguleren; het is een klassieke clash tussen tech optimisme en pessimisme. Deze polarisatie levert jou als manager in een organisatie helemaal niets op. Informatie, realistische perspectieven en praktische toepassingen: daar gaat het om.
Maar als er wordt gesproken over data, waar hebben we het dan eigenlijk over? Data is niets anders dan het vastleggen van een feit in digitale vorm. Vervolgens wordt die data verzameld, schoongemaakt, gestructureerd en geanalyseerd. Een analyse is essentieel om antwoorden te vinden op organisatievraagstukken en die te vertalen binnen de context van jouw organisatie. De volgende stap is het toepassen. Dat kan uiterst innovatieve AI zijn, maar ook een ‘excelletje’. Hoe kun je nu data, data-analyse en data-toepassingen inzetten om de wereld van werk beter te maken?
Trends en uitdagingen
In die wereld van werk signaleren we vanuit YNNO een aantal belangrijke trends:
- Hybride werken: flexibel werken: op kantoor, thuis of onderweg, gefaciliteerd door technologie
- Duurzaamheid: groen = meedoen
- Individualisering: het individu wordt losgetrokken van het grotere systeem en heeft specifieke verwachtingen
- Efficiëntie en Procesoptimalisatie: Sneller. Beter. Meer.
- Digitalisering en Automatisering: welke tools zet je in om procesverbetering door te voeren?
- Conjunctuur arbeidsmarkt: waar vind je de juiste mensen en houd je ze vast?
- Gepersonaliseerde dienstverlening: diensten en producten toegespitst op individu en slimme oplossingen
Op de vraag of er nog trends ontbreken, worden antwoorden gegeven als ‘energietransitie’ en ‘schaarste’; aan materiaal, maar ook aan mensen. Ook worden ‘security’ en ‘privacy’ genoemd. Men neemt een toegenomen druk op wet- en regelgeving waar. Tot slot een belangrijke factor: ‘gedrag‘. Belangrijkste uitdaging is om de mens centraal te zetten.
Al deze trends staan niet op zichzelf. Ze behoren tot een geheel en leveren de nodige uitdagingen op. Uitdagingen die vragen om goed gebruik van data en relevante inzichten, maar om die te verkrijgen, dienen wel eerst een aantal zaken belicht te worden. Ten eerste: het onderscheiden van hoofd- en bijzaken. Waar moet je je op richten? Hoe navigeer je in de overload aan mogelijkheden met data en tooling? Vervolgens: wat is de juiste vraag die beantwoord moet worden en hoe ziet interpretatie van data eruit? En tot slot: ‘skills & cultuur’. Data-vraagstukken dienen verrijkt te worden met inzichten uit de gehele organisatie. Dat vraagt om een bepaalde cultuur en specifieke vaardigheden.
Klik hier om de 8 trends te bekijken
Data-wantrouwen en governance
Data-gedreven zijn of worden is uiteindelijk geen doel op zich. Het is altijd faciliterend aan de organisatiedoelstellingen en visie. Deze visie moet gekoppeld worden aan trends en datatechnologie waarna je vervolgens op zoek gaat naar continue verbeteringen. Maar hoe richt je deze loop in?
“Het begint bij het stellen van de juiste vragen: wat wil je eigenlijk weten en waarom?”
Aan de aanwezigen de vraag of ze zich in deze materie herkennen. Wat zien zij zelf al in hun organisaties en waar willen ze over in gesprek? Enkelen geven aan bezig te zijn met een huisvestingsstrategie. Er wordt grondig onderzoek gedaan, er worden bezettings- en activiteitenanalyses uitgevoerd, sensoren worden geplakt op bureaus om data te genereren, maar er wordt opgemerkt dat dergelijke data-checks toch momentopnames blijven en dat data niet altijd vertrouwd wordt.
Data-vraagstukken zijn omvangrijk en complex. Hoe weet je in de (hybride) werkwereld wie wanneer naar kantoor komt en hoeveel werkplekken je moet organiseren? En hoe richt je die governance in? Een ander geeft aan dat data ondersteunend is aan de menselijke maat binnen je organisatie en in je dienstverlening. Het wordt ingezet om een prettige werkomgeving te creëren en effectiviteit te vergroten. Ook kan data worden geanalyseerd en gebruikt bij het digitaliseren en opschonen van bijvoorbeeld archieven. En wat te denken van smart buildings? Zet facilitaire data in voor het meten van werkplekbezetting, het gebruik van vergaderzalen, het verband tussen openingstijden en de aansluiting daarop met bijvoorbeeld beveiliging of CO2-metingen. Daar liggen nog volop kansen.
Weerstand rondom wet- en regelgeving
Voor de meeste aanwezigen blijkt wet- en regelgeving omtrent data een heikel punt. Sommigen ervaren een interne blokkade door strikte regelgeving, om de waarde van data optimaal te kunnen benutten. Ze stuiten op weerstand bij security en privacy en merken dat er veel gedacht wordt in risico’s. Een van de aanwezige oppert dat het verkleinen van vraagstukken en projecten wellicht kan bijdragen aan het opheffen van die blokkade. Redeneer vanuit kansen. Als iets verkeerd gaat, laat dan ook maar zien wáár, zodat je het probleem kunt lokaliseren en oplossen. Duw grote trajecten inclusief implementatie naar de rand van de organisatie voor een grotere versnelling. Mensen moeten begrijpen wat er speelt en de voordelen van een bepaalde ontwikkeling op hun eigen vakgebied inzien. Dan krijg je een omslag in denken en blijkt er meer mogelijk. Train en stimuleer mensen in stuwende vaardigheden zoals durf, ondernemen, kritisch zijn en het omarmen van verandering. Daarnaast hebben medewerkers hulp nodig bij het ontwikkelen van digi- en datavaardigheden. Ook een mogelijkheid om toegang te krijgen tot data en er vervolgens gebruik van kunnen maken, zou de norm moeten zijn. Denk aan het publieke domein. Veel gegevens zijn heel waardevol en zouden bijvoorbeeld ten goede van een stad en de inwoners ingezet kunnen worden.
“Men schiet snel in de privacy-kramp, waardoor het moeilijk is
om vaste patronen te doorbreken”
Bekijk hier de plaat: Data en AI inzetten voor betere beslissingen
Marc en Anne verwijzen naar bovenstaande afbeelding. De plaat duidt hoe de waarde van data toeneemt, afhankelijk van het toepassingsdoel. Aan de tafelgasten de vraag of ze zich in de plaat herkennen. Neemt de waarde inderdaad toe hoe verder je komt? Voor sommige vraagstukken kan alleen inzicht al de totale waarde zijn. Voor andere vraagstukken zit die waarde juist misschien wel in voorschrijven. Als je kijkt naar de opbouw, begint het met inzicht (wat is er gebeurd), dan analyse (waarom), daarna voorspellen (wat zou er gebeuren) naar voorschrijvend (hoe kunnen we ervoor zorgen dat hetgeen we willen ook daadwerkelijk gebeurt).
Er wordt gezegd dat er zeker sprake is van toegevoegde waarde op het moment dat data gecombineerd wordt. Het wordt steeds specifieker en gerichter. Hoe meer data je aan elkaar kunt koppelen, hoe betrouwbaarder het wordt. Het zit ‘m in de versnelling, de massa, het volume. Om dat niveau te bereiken is data-vaardigheid binnen je organisatie essentieel. Dat je mensen in dienst hebt die in staat zijn om te doorgronden wat de mogelijkheden zijn, die het bewustzijn door de organisatie heen oppikken en vertalen naar praktische uitdagingen van mensen op de werkvloer.
“Data kun je ook inzetten om puur inzichten te vergelijken.
Daar hoef je helemaal geen hoge investering voor te doen”
Smart buildings en beleving
Het is al eerder even aangestipt: smart buildings. In dit geval is de vraag: hoe kun je data inzetten om de kantoorbeleving te verhogen? Een van de aanwezige geeft aan behoefte te hebben aan meer inzicht in de variabelen die invloed hebben op de kantoorbeleving. Vervolgens is de vraag hoe deze data eenduidig geïnterpreteerd kan worden. Wanneer je bijvoorbeeld werkt met verschillende losse systemen is het in ieder geval van belang dat ze met elkaar kunnen communiceren. Dat verhoogt de kwaliteit van de inzichten. Als we het hebben over beleving, komt ook het onderwerp CO2 ter tafel. In smart buildings zijn CO2-metingen essentieel voor het creëren van een gezond werkklimaat. Hetzelfde geldt voor verlichting. Je kunt licht inzetten om een werkritme te ondersteunen of een bepaalde sfeer te creëren. Ook wordt luchtcirculatie genoemd en navigatie, zowel in systemen als letterlijke navigatie door een gebouw. Houd rekening met mensen met een beperking en zorg voor een goede toegankelijkheid, voor iedereen.
Inzichten en kansen
Een Data & AI projectcanvas is een handig hulpmiddel dat eenvoudig en gestructureerd inzichtelijk maakt wat de probleemstelling is binnen een organisatie, wat de oplossing is, hoe data hierbij kan helpen, welke vaardigheden al in een team aanwezig zijn en wat je nodig hebt om daadwerkelijk met data de juiste dingen te gaan doen. Ook kun je invullen wie de stakeholders zijn, wat de uitdagingen zijn, of je voorzien bent van de juiste middelen en technologie en wat mogelijke databronnen zijn. Tot slot vul je in wat de benodigde stappen, actiepunten en learnings zijn.
De belangrijkste inzichten van de avond: het neerzetten van een duidelijk doel helpt enorm en het is belangrijk om mensen mee te nemen in de verandering en hen goed informeren en begeleiden. Stel jezelf als organisatie de vraag: waarom wil je data verzamelen en wat wil je daaruit halen?
Onder het genot van een heerlijk diner wordt er nog van gedachten gewisseld.
Wil je ook graag eens aanschuiven bij onze Round Table Talks en meepraten over actuele thema’s? Neem dan contact op met Liselotte of Yvet.
Marc & Anne helpen je graag verder met vragen rondom data-gedreven werken & AI.
