Iedereen maximaal aan de flexplek, Gemeente Alkmaar gaat naar een werkplekfactor van 30%

De ambitie:

de meest innovatieve gemeente in het nieuwe dienstverlenen

De gemeentelijke organisatie van Alkmaar heeft zichzelf een gedurfd doel gesteld: in 2021 wil zij de meest innovatieve 100.000+ gemeente worden van Nederland. Innovatief op het gebied van het nieuwe dienstverlenen. Verandering gebeurt altijd van binnenuit. Openheid naar de klant vraagt in de allereerste plaats om openheid van de organisatie zelf. In huisvesting maar vooral in gedrag en houding van de mensen die er werken. De ambtenaar die zijn verantwoordelijkheid kan en mag nemen, die optimaal samenwerkt met collega’s en partners, die naar de burger, buurtcentra en ondernemers toegaat. Waarbij output telt en niet aanwezigheid op kantoor. Aan YNNO de vraag om een zo innovatief mogelijk programma van eisen op te stellen voor een nieuw stadskantoor en een nieuwe manier van werken om deze ambitie te halen.

Rol YNNO:

ambitieuze planning binnen budget gehaald

“YNNO vertaalde onze ambities naar een uitermate goed leesbaar document, gelukkig zonder ellenlange technische beschrijvingen”, zegt Menno Cabooter, projectleider van de gemeente. Maar de écht grote uitdaging zat in de planning. Zo’n 3 jaar doorlooptijd staat er doorgaans voor een herhuisvestingsklus met een nieuwe manier van werken. De gemeente Alkmaar en YNNO hadden aanvankelijk een tijdsspanne van een gewaagde 2 jaar maar wisten de klus nog eens 5 maanden eerder te klaren. Niet omdat het er zo relaxed aan toe ging. Halverwege het traject kwam nu eenmaal de onwrikbare vereiste om de oplevering te versnellen. Binnen hetzelfde budget, by the way. Uniek in dit proces is dat architect en aannemer nagenoeg gelijktijdig aan de slag gingen. “YNNO heeft op een heel slim moment, namelijk vroeg in het proces, de architect geïntroduceerd,” licht Cabooter toe. “De aannemer volgde niet lang daarna. Doordat deze twee gelijktijdig konden schakelen hebben we de planning binnen budget gehaald. En, ook niet onbelangrijk, deze directe wisselwerking is de kwaliteit van het gebouw absoluut ten goede gekomen.”

Het resultaat:

het nieuwe werken en dienstverlenen in optima forma

Wat ons betreft is de gemeente Alkmaar geschiedenis aan het schrijven. In de adviespraktijk van YNNO is dit de eerste gemeente die kiest voor een huisvesting zonder vlekkenplan. Medewerkers en managers bepalen helemaal zelf hoe, waar en met wie ze werken, afdelingen hebben zeker geen eigen territorium meer. 200 werkplekken voor 600 ambtenaren is bijzonder ambitieus. En het is gelukt, niet in de laatste plaats door de gemeente zelf die het hele trainings- en begeleidingstraject voor medewerkers ter hand genomen heeft. ‘Een wereldprestatie’, mogen wij uit de mond van de opdrachtgever horen. Door de veelheid aan onderwerpen en de vertaling ervan in alle facetten. Maar vooral door de monsterplanning versus het door de Raad vastgestelde budget dat als harde randvoorwaarde gold.

Het nieuwe dienstverlenen wordt aan de hand van deze pijlers tot het maximale doorgevoerd:

• klant centraal,
• samenwerking,
• aantrekkelijk werkgeverschap,
• effectiviteit en efficiëntie,
• identiteit,
• flexibiliteit,
• duurzaamheid.

---