Ambitie van de RDI: verbetering en innovatie van werkprocessen

In de missie om Nederland veilig en verbonden te houden, stond de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI) voor een uitdaging: het oude registratiesysteem kon niet meer bijbenen in de snel veranderende digitale wereld. Met de groeiende digitalisering én de vraag naar meer efficiëntie, transparantie en effectiviteit, besloot de RDI een ambitieuze stap te zetten naar een modern systeem dat zaakgericht werken ondersteunt.

De rol van YNNO: implementatie en begeleiding van het nieuwe zaaksysteem bij de RDI

YNNO heeft bijgedragen aan de implementatie door verschillende rollen te vervullen, waaronder een begeleidende rol. Door uitgebreide e-learnings te ontwikkelen maakte YNNO het mogelijk voor medewerkers om buiten het systeem te oefenen en vertrouwd te raken met het zaakgericht werken. Door deze innovatieve aanpak konden medewerkers snel leren en zich aanpassen aan het nieuwe zaaksysteem, wat resulteerde in een soepele overgang en een snellere acceptatie.

Team voor team werden medewerkers begeleid en geadviseerd door YNNO-adviseur Stef Smets, die het Agile ontwikkelproces omarmde en inspeelde op de behoeften van elk team. Hierbij lag steeds weer de focus op het op het begrijpen en doorgronden van de huidige werkprocessen om zo het nieuwe werkproces te verbeteren en te borgen (d.m.v. e-learnings en opleidingsdagen). Opvallend was dat de reacties op het nieuwe zaaksysteem en de bijbehorende opleidingsdagen sterk varieerden per team. Sommige teams waren direct enthousiast, terwijl anderen meer tijd nodig hadden om vertrouwen te krijgen. “Flexibiliteit en ruimte waren hierin cruciaal,” benadrukt Stef. “Ook de opleidingsdagen waren hierin heel belangrijk. Zo’n dag is immers gericht op het hele team, omdat elke medewerker een rol speelt in het proces.”

“Het toont echt de kracht van intensieve begeleiding

en ondersteuning bij het aangaan van verandering.”

Het is mooi om te zien hoe medewerkers die aanvankelijk sceptisch zijn over de veranderingen, uiteindelijk transformeerden tot voorstanders van het nieuwe zaaksysteem en het zaakgericht werken. Stef herinnert zich een medewerker die bijna met pensioen ging en grote twijfels had over de voordelen van het nieuwe systeem. “Hij was erg onzeker en twijfelde of dit hem wel zou lukken,” vertelt Stef. “Maar door regelmatig met hem samen te zitten, kon ik hem stap voor stap begeleiden en geruststellen. Langzaam maar zeker zag ik zijn vertrouwen groeien.” Uiteindelijk groeide deze medewerker uit tot een ware ‘ambassadeur’ van het nieuwe zaaksysteem. Zijn enthousiasme werkte zelfs aanstekelijk binnen de organisatie. “Het toont echt de kracht van intensieve begeleiding en ondersteuning bij het aangaan van verandering,” zegt Stef.

Resultaatgerichte transformatie: het succes van het nieuwe zaaksysteem bij de RDI

Het nieuwe zaaksysteem heeft nu al voordelen opgeleverd voor de RDI. Zo biedt het systeem een duidelijk overzicht van welke zaken op welk moment moeten worden opgepakt. “Automatisch komen zaken nu naar voren in het systeem, dat scheelt heel veel uitzoekwerk en bovendien veel onthouden,” zegt Stef. Daarnaast bevordert het systeem transparantie, omdat het heel duidelijk aangeeft op welk punt elke zaak zich bevindt. Dit vermindert de behoefte aan handmatige dossiercontroles, hoewel het aanpassen aan deze nieuwe werkwijze nog tijd nodig heeft: “Je merkt ook hier dat medewerkers tijd nodig hebben om hun oude manier van werken volledig los te laten.”

Hoewel het volledig onder de knie krijgen van het zaakgericht werken enige tijd zal vergen, vertrekt YNNO met vertrouwen in de organisatie. “Ik heb de medewerkers die verantwoordelijk zijn persoonlijk leren kennen en zij zijn zo ontzettend bedreven,” vertelt Stef. Hij vergelijkt zijn rol met die van ‘olie in de machine’, waarbij hij fungeerde als een brug tussen de verschillende vakgebieden binnen de RDI.

“Je merkt ook hier dat medewerkers tijd nodig hebben om hun

oude manier van werken volledig los te laten.”

Opmerkelijk was de geïsoleerde manier waarop naar het eigen proces werd gekeken. Gedurende zijn tijd bij de RDI heeft Stef dan ook een verandering van denken gezien, waarbij medewerkers minder gefocust zijn op individuele aspecten en meer holistisch zijn gaan kijken naar het proces. Doordat medewerkers gingen samenwerken met andere afdelingen, beseften zij zich dat niet alle individuele wensen in het systeem konden worden opgenomen om het einddoel te bereiken. “Dit is een verandering van mindset die écht gegroeid is in de 2,5 jaar dat ik de RDI heb mogen adviseren en begeleiden!”