De ambitie: een organisatie die meedenkt met de stad
Het oude én verouderde stadskantoor van de gemeente Heerlen maakt plaats voor een compleet nieuw gebouw. Totdat de deuren van dit nieuwe onderkomen opengaan, medio 2020, werken de ambtenaren in een tijdelijke huisvesting. De tussenperiode wordt goed benut. Want nu al oefenen ze volop met nieuwe manieren van werken die straks de standaard worden. En ook deze gemeente zoekt veel meer de verbinding met de stad. “De ambitie”, zegt Susan Achterberg, hoofd P&O en opdrachtgever van het nieuwe werkconcept, “is om zoveel mogelijk te kunnen betekenen voor de stad, voor bewoners maar ook voor bedrijven en ondernemers. Door een organisatie te zijn die meedenkt met de samenleving en mensen daarin hun eigen verantwoordelijkheid laat nemen.” Onder het mom: ‘practise what you preach’, begin je dan bij je eigen winkel. De gemeente is daarin uit haar comfort-zone gestapt. Een kantine is er niet, om maar een voorbeeld te noemen. Niet op de huidige maar ook niet op de nieuwe locatie. Lunchen doe je in de stad, buiten de eigen muren, waarmee je ook nog eens de lokale ondernemers steunt.
“De afdeling P&O is betrokken en blijft met medewerkers in gesprek. Dat bevordert het proces.” Caroline de Vos, adviseur bij YNNO
Rol YNNO: losweken van de standaard en net even een stap verder
Volgens Susan is de herhuisvesting veel meer dan een nieuw werkconcept; het is echt een beweging naar een nieuwe manier van samenwerken. Daar past bij dat je mensen stimuleert elkaar op te zoeken. “Meer bewegen is ontmoeten maar is ook gezond. We hebben er bewust voor gekozen om een koffieautomaat te plaatsen op de andere verdieping. En medewerkers te stimuleren geen treetje koffie mee te nemen voor de collega’s die die dag naast je zitten, want werkplekken zijn uiteraard flexibel, maar je collega uit te nodigen sámen koffie te halen.”
P&O heeft in het hele traject een faciliterende rol. Een rol die ze voortvarend oppakken, vindt Caroline de Vos, adviseur bij YNNO en directe samenwerkingspartner van Susan. “Wat ik heel goed vind, is dat P&O zo betrokken is. Na verandersessies met medewerkers en managers blijven ze in gesprek met hen waardoor P&O grip houdt op het hele proces.” Sessies die gebaseerd zijn op het idee van ‘voordoen, samendoen, alleen doen.’ YNNO begeleidde de sessies, ‘deed voor’, waarna P&O het stokje overnam. Wat zonder YNNO niet gelukt zou zijn? “Dan waren we minder ver gegaan”, zegt Susan beslist. “Dat van die koffiepunten op de andere verdieping, daar waren we zelf nooit opgekomen. Misschien hadden we het ook niet aangedurfd. Maar omdat YNNO ons aan de tand voelt met kritische vragen als: ‘hoe belangrijk vind je het?’ en ‘als je het zo belangrijk vindt, waarom doe je het dan niet?’ hebben we echt stappen vooruit gemaakt.” Dankzij YNNO zijn ook de werkplekken gescheiden van de vergader- en focusplekken. Je móet aan de wandel wil je even rustig zitten of kunnen overleggen. Dat losweken van de standaard en toch aansluiting zoeken bij de wensen van de klant, is volgens Susan de grote verdienste van YNNO.
“YNNO durft kritische vragen te stellen waardoor we veel verder zijn gegaan. Ik heb in hen echt een deskundige partner.” Susan Achterberg, hoofd P&O en opdrachtgever nieuwe werkconcept
Het resultaat: eerste stappen naar een andere manier van samenwerken zijn gezet
Er is meer dynamiek en beweging. Medewerkers werken flexibel, zoeken elkaar op, ontmoeten elkaar meer dan voorheen. Qua faciliteiten als een grote ontmoetingsruimte en digitale faciliteiten in de vergaderzalen is de organisatie erop vooruitgegaan. De identiteit van de gemeente is terug te zien in de murals, waar Heerlen als stad bekend om staat en die de wanden van de tijdelijke huisvesting sieren. Kortom: de eerste stappen naar een nieuwe manier van werken zijn overtuigend gezet. In de tussentijd kijkt de gemeente uit naar het nieuwe gebouw dat straks nog meer een katalysator is voor anders samenwerken. Een traject dat YNNO blijft begeleiden. “Want”, besluit Susan, “ik heb echt het gevoel dat ik in hen een deskundige partner heb.”
