Workshop Menno Polman

Terwijl de ene groep bij Linda Mostert een opdracht uitvoerde over Gedrag & Verandering, nam Menno Polman de sessie over Huisvesting & Werkplek voor zijn rekening. Wat is nu eigenlijk een werkplekstrategie, welke rol is daarin weggelegd voor de projectmanager en over welke leiderschapskwaliteiten moet een goede projectmanager beschikken?

Van visievorming naar realisatie

Menno: “Wij hebben een passie om de wereld te veranderen en om mensen gezonder en blijer te maken. Vanuit mijn expertise probeer ik om bij te dragen aan een duurzamere en betere wereld door werkomgevingen te realiseren die bijdragen aan een beter primair proces van de opdrachtgever. Het motiveert mij om ambities te vertalen naar een mensgerichte werkplekstrategie, dit tot leven zien komen in een ontwerp. En uiteindelijk het ontwerp werkelijkheid zien worden. Hoe breng je de zakelijke doelstellingen samen met de behoeften van medewerkers? Wij bedenken realiseerbare concepten voor nieuwe manieren van werken en helpen ook om de werkomgeving daadwerkelijk te realiseren. Hierbij hanteren wij een integrale aanpak en begeleiden de opdrachtgever van A tot Z. Op deze manier ontzorgen wij de opdrachtgever. Ons vaste aanspreekpunt – de projectmanager – is overal bij betrokken en is van iedere beslissing of wijziging op de hoogte zodat de opdrachtgever niet met verschillende partijen hoeft te schakelen.”

Projectmanagement is een ambacht

Van oudsher is de projectmanager een inhoudelijk expert aangaande het te realiseren project. Dit is lange tijd het belangrijkste profielkenmerk van een projectmanager gebleven; de technisch inhoudelijke expert. De laatste decennia is er een verschuiving in de eisen die worden gesteld aan de projectmanagers. Projecten worden steeds complexer en omvangrijker, taken als stakeholders- en omgevingsmanagement worden steeds belangrijker. Het omgaan met tegengestelde belangen krijgt steeds meer aandacht. Duidelijk is dat project management in toenemende mate een leiderschapsaangelegenheid wordt in plaats van een technische inhoudelijke, en dat dit steeds meer sociale vaardigheden vergt naast de methodische beheersvaardigheden, zoals de bekende GROTIK aspecten.

Hard skills leiden tot soft skills

Een succesvol projectmanager heeft tegenwoordig zogeheten soft skills nodig om projecten te laten slagen. Leiderschap wordt steeds belangrijker naast de methodische beheersaspecten. Leiderschap is van invloed op het succes van projecten. Instrumenten, methoden en technieken zijn ondergeschikt aan leiderschap. Projectmanagement is in hoge mate een proces van doelen stellen, resultaten definiëren, taakstellingen voor mensen vastleggen en mensen motiveren tot inzet van hun talenten in het project. De projectleider is als een dirigent die aanwijzing geeft aan de individuele muzikanten in het orkest. Daarom moet hij of zij over vaardigheden beschikken die tot taak hebben het team mee te nemen in de processen. Communicatie is key. Een goede projectmanager moet kunnen schakelen, zich aanpassen en empathie opbrengen om de medewerkers mee te krijgen.

Welk type leider?

Aan alle aanwezigen de vraag om te kiezen. Verplaats jezelf in de rol van opdrachtgever kies voor inhoudelijk deskundig OF deskundig projectmanagement. Er is een duidelijke voorkeur voor het tweede type te zien. Een van de verklaringen vanuit de groep: “Een projectmanager is vooral een verbinder, degene die de regie in handen heeft. En die moet op de juiste momenten de inhoudelijk deskundige aan boord hebben.” Een ander brengt hiertegen in: “Ik denk juist dat praktijkkennis belangrijker is. Je hebt mensen nodig die in het vak zitten en kunnen adviseren hoe ik iets moet aanpakken.” Er lijkt geen eenduidig antwoord te zijn op de vraag of iedereen kan beheren, ongeacht de kennis van de inhoud. Menno: “Een voordeel van de inhoudelijk deskundige is, dat hij/zij het klappen van de zweep kent en ook inhoudelijk dingen kan beoordelen. Aan de andere kant is de deskundig projectmanager in staat om het project te managen en kan bijdragen op projectniveau beoordelen. In onze opdrachten kunnen we het allebei, zodat we het beste van de twee werelden kunnen bieden.”

YNNO’s aanpak

In onze aanpak onderscheiden we vijf fases. In de verkenningsfase vormen we de visie en ambitie. In de definitiefase omschrijven we waar de nieuwe werkomgeving exact aan moet voldoen en bepalen we de (financiële) kaders. We formuleren de aanbestedingsstrategie en selecteren de benodigde ontwerpdisciplines. De volgende stap is om deze visie om te zetten in een ontwerp en de laatste stap is de realisatie. Wij kijken naar de haalbaarheid van een project en houden rekening met de impact van bepaalde besluiten. Het inzichtelijk maken van die impact en af en toe ook nee zeggen; dat is wat ons betreft de sleutel in het beheersen van een project.

Wil jij onze hulp inschakelen bij het ontwerpen én het realiseren van nieuwe van werken? Neem dan contact met ons op.