Ambitie: een prettige werkplek, op minder vierkante meters, waar verbinding centraal staat
Een dalende bezettingsgraad tijdens, maar vooral na corona, was in eerste instantie de aanleiding om eens kritisch naar de werkplek te kijken. Door het thuiswerken kwamen de mensen minder vaak naar kantoor. En als ze daar waren, was het er vaak zo rustig dat ze amper collega’s tegenkwamen. Dat moest anders. De werkplek moet een fijne omgeving zijn waar je prettig (samen)werkt, van elkaar leert en elkaar op kunt zoeken. Uit een thuiswerkfactor-enquête bleek bovendien dat men voornamelijk nog voor een specifiek, belangrijk onderdeel naar kantoor wilde komen: verbinding.
Het werk an sich was niet langer de hoofdreden om het thuisbureau te verlaten; men wilde elkaar ontmoeten en opzoeken. Dit hield in dat in feite de functie van de werkplek was veranderd, die beter gefaciliteerd moest worden én moest inspelen op het hybride werken. Met als gevolg dat een deel van de kantoorruimte afgesloten kon worden en daarmee een deel van de energie en kosten bespaard werd. Al met al een omvangrijk project waarvoor de hulp, kennis en kunde van YNNO ingeschakeld werd.
Rol YNNO: veranderbegeleiding met de nadruk op de zachte kant
YNNO’s Manon nam de veranderbegeleiding rondom de verhuizing en het activiteitgericht werken op zich. Belinda Slaa-Verboom, afdelingshoofd Gebouw, Facility Management en Inkoop vertelt: “Dit was een dermate omvangrijk project, waarbij het niet alleen maar ging om de functionele kant, maar ook echt die menselijke kant. Wij hebben niet de kennis, expertise en capaciteit in huis om dat in goede banen te leiden. Daarbij was het heel fijn dat we ondersteuning kregen van een neutrale partij, die heel onbevangen en onbevooroordeeld in het traject zat.”
Annemieke van Dijk-van der Hulst, projectleider Bouw & Beheer haakt aan: “We hebben een heel groot pand, dat stamt uit de jaren 80, met veel kantoortjes en lange gangen. We gaan te zijner tijd naar een nieuw pand, waar we veel minder vierkante meters krijgen, dus dit was een mooie aanleiding om die nieuwe functie-insteek van de werkplek door te vertalen naar een herinrichting, als mooie tussenstap voor de toekomstige situatie in het nieuwe pand. Als we straks dichter op elkaar gaan werken, hoe pakken we dat dan aan? Mensen die al jaren gewend waren op een bepaalde manier te werken, werden opeens uit hun kantoren gehaald en moesten gaan flexwerken. Er konden niet langer fotolijstjes op de eigen bureaus worden gezet.”
Alle teams moesten worden geïnformeerd over de aankomende veranderingen. Maar nog belangrijker: hun inbreng was van essentieel belang. De nieuwe werkplek moest aansluiten op de werkstijl en de wensen en behoeften van de verschillende teams. Het idee was om voor ieder team een soort thuisbasis in het pand te creëren om de vindbaarheid te vergroten. Ieder team kon aangeven met welk team het bij elkaar wilde zitten in verband met samenwerken. Daarnaast werden andere ruimtes gecreëerd, zoals een concentratie-, bel-, vergader- en projectruimte. Op deze manier werd activiteitgericht werken en verbinding gestimuleerd.
Belangrijk was dat mensen werden meengenomen in het hele traject. De overgang naar activiteitgericht werken riep namelijk eerst ook de nodige weerstand op. Manon: “Naast de algemene communicatie zijn we met de teams in gesprek gegaan: hoe werk je samen, welke afspraken maak je met elkaar? Hoe gaan we zorgen dat we elkaar blijven zien als dat belangrijk is, hoe delen we kennis? Om te specificeren wat men nodig had, hebben we met ieder team workshops gedaan. De verschillen tussen de teams waren erg groot, dus aandacht daarvoor was heel belangrijk, net als het managen van de verwachtingen. Er zijn concrete afspraken gemaakt die passen bij de werkstijl, waaronder ook een evaluatiemoment. Dat gebeurt meestal zo’n drie tot zes maanden na de verhuizing. We hebben het echt samen, met z’n allen gedaan. Het projectteam was een integraal team, waarbij bijvoorbeeld ook Communicatie en ICT betrokken waren.”
“We hebben bij alle afdelingen en teams aangegeven dat het geen ‘one size fits all’-aanpak was, geen standaardoplossing die we voor iedereen zouden uitrollen. Er was ruimte voor eigen inbreng en aandacht voor andere werkwijzen, behoeften en eisen.”
– Belinda Slaa-Verboom Afdelingshoofd Gebouw, Facility Management en Inkoop
Resultaat: positieve geluiden en een succesvolle interne verhuizing
Heel concreet: drie verdiepingen zijn gesloten, er is teruggegaan in vierkante meters en mensen zijn
dichter bij elkaar zijn gaan zitten en werken, zodat er sneller geschakeld kan worden met andere afdelingen die dichterbij zitten. Hoewel de interne verhuizing achter de rug is, is er nog wel werk aan de winkel. Annemieke: “Het grootste obstakel was toch de cultuur binnen de KB, mensen moesten heel erg wennen aan werken op een andere manier. Daar hebben we veel tijd en energie in gestoken en dat doen we nog steeds. Die verander-mindset duurt wel even.
Het is logisch dat sommige plekken nog wat aandacht behoeven.” Belinda vult aan: “We gaan de resultaten zeker nog meten. We hebben een nulmeting gedaan en over een halfjaar zullen we navraag doen over de ervaringen en eventueel verbeteringen aanbrengen als dat nodig is.” Volgens Manon is de missie om meer verbinding te creëren in ieder geval geslaagd. “Als het gaat om verbinding, zijn de eerste geluiden absoluut positief. We horen dat mensen zich meer thuis voelen, dat ze vaker collega’s tegenkomen en dat ze toch echt wel verrast zijn dat het nu al zo goed heeft uitgepakt. Mensen gaan weer met plezier naar kantoor en er is meer interactie. Dat is de grootste winst geweest.”
“Het mooie is dat er echt nadruk is gelegd op de zachte kant van het hele verhaal en dat we geen rigide, maar een lerende projectorganisatie zijn. We zullen blijven kijken waar we kunnen bijsturen en wat we kunnen verbeteren.”
– Annemieke van Dijk-van der Hulst Projectleider Bouw & Beheer
