De ambitie: samenwerken in verbinding met de stad en collega’s
De gemeente Tilburg heeft twee stadskantoren die beide grondig worden verbouwd. Nu alles in beweging is, houdt de gemeente meteen de manier van werken tegen het licht. De nieuwe huisvesting gaat hen helpen om meer te werken in verbinding met zowel externe partners als collega’s. In de aanloop naar het nieuwe Stadshuis en Stadswinkel is de gemeente Tilburg in de tijdelijke huisvesting al volop aan het oefenen met het concept voor flexibel werken. YNNO kwam aan boord om het traject van gedrag en verandering mee vorm te geven en te ondersteunen. Gaandeweg kwam de vraag naar boven drijven: Hoe kunnen we de flexibele werkomgeving meer koppelen aan de organisatieontwikkeling? De gemeente Tilburg werkt immers toe naar een organisatie waar de opgave bepaalt waar en met wie het werk gedaan moet worden. Dat kan straks op verschillende plekken in het Stadhuis en de Stadswinkel maar juist ook bij partners in de stad en dichtbij inwoners in de wijk. Zo ondersteunt het flexibel werkenconcept de Tilburgse organisatieontwikkeling. Samen met YNNO werd een aantal thema’s geformuleerd om die beweging te ondersteunen zoals ‘in verbinding samenwerken met impact in de stad’ en ‘professioneel communiceren en aanspreken met feedback en feedforward’. Pieter van der Laan, adviseur bij YNNO: “Wij hebben de gemeente Tilburg met onze Readiness Check mogen helpen met gedragsverandering als voorbereiding op de tijdelijke huisvesting. In het kader van de organisatieontwikkeling zijn we in gedragsverandering nog een stap verder kunnen gaan om de samenwerkinggerichtheid verder te ontwikkelen.”
Rol YNNO: kennisoverdracht in groot verandertraject
De programmaorganisatie bestond onder andere uit Ilse Schapendonk, programmamanager, en Jessica Kruijssen, organisatieadviseur Leren & Ontwikkelen. Een belangrijke ambitie was om naast de invoering van een flexibele werkomgeving de kennis uit dit traject duurzaam in de organisatie te borgen. Zodat de eigen medewerkers op de lange termijn de beweging voort kunnen zetten. De kennis en expertise van YNNO was meer dan welkom, onder het mom ‘eerst samen, dan zelf’. ‘Teamsessievreters’ werden de adviseurs genoemd, met hun begeleiding voor de eerste zeshonderd medewerkers. “Als programmamanager ben ik integraal verantwoordelijk voor de invoering van een flexibele digitale en fysieke werkomgeving die ondersteunend is aan de organisatieontwikkeling. Echt álles wat je daarin doet raakt aan gedrag, zelfs ogenschijnlijk kleine onderdelen uit het concept”, zegt Ilse Schapendonk. “Neem lockers waar mensen hun spullen bewaren. Geef je ze elke dag een andere code, en dus een andere locker, dan ondersteun je daarmee het doorbreken van de routine om te kiezen voor vaste werkplekken. De kennis en ervaringen van YNNO waren een aanscherping voor dit soort aspecten binnen mijn programma.”
Ook de meer complexe onderwerpen zoals samenwerken in verbinding met impact in de stad en het voeren van professionele gesprekken werden met YNNO uitgewerkt. Jessica voegt hieraan toe: “YNNO is geen bureau dat komt, zijn ding doet en weer vertrekt. Samen ontwikkelden we workshops die managers, medewerkers ondersteunden. We hebben nu een programma dat is afgestemd op onze organisatie, past bij wie wij willen zijn en dat we zelf duurzaam kunnen voortzetten.” “Onlangs hebben we de eerste aftrap gehad met 120 managers waarin we met deze onderwerpen aan de slag zijn gegaan. We zijn er supertrots op dat we dat nu met eigen mensen kunnen”, vult Ilse aan.
Resultaat: van samen naar zelf, organisatie is klaar om programma duurzaam verder te ontwikkelen
“De overgang van de oude naar de tijdelijke werkomgeving was al behoorlijk groot”, zegt Ilse. “Maar we mogen wel stellen dat de ambitie om mensen zacht te laten landen in de tijdelijke huisvesting is gelukt. Het is een enorme teaminspanning geweest: medewerkers hebben echt stappen gezet en sommigen beschouwen de nieuwe manier van werken al alsof het niet anders is geweest.”
“YNNO is geen bureau dat komt, zijn ding doet en weer vertrekt. Samen ontwikkelden we workshops die managers, medewerkers ondersteunden. We hebben nu een programma dat is afgestemd op onze organisatie, past bij wie wij willen zijn en dat we zelf duurzaam kunnen voortzetten.”