De uitdaging: optimalisatie van overheidsprocessen met BPM en RijksZaak

In Noord-Nederland heeft een overheidsorganisatie een flinke sprong voorwaarts gemaakt. Ze hebben Business Process Management (BPM) geïmplementeerd met behulp van RijksZaak. YNNO leidde dit project namens de IT-leverancier en bracht verschillende teams samen om een nieuwe standaard van efficiëntie en effectiviteit te introduceren.

De uitdaging lag in het snel implementeren van nieuwe wettelijke regelingen zonder in te boeten aan kwaliteit. Dankzij RijksZaak, een geavanceerde clouddienst voor zaakgericht werken, verliep dit proces vlekkeloos. Drie teams werkten samen aan het opzetten van het systeem, het implementeren van nieuwe processen en het verbeteren van bestaande workflows. YNNO stond voor de uitdaging om deze teams te transformeren tot zelfsturende eenheden.

YNNO’s rol: nieuwe structuren en werkwijzen met Scrum-aanpak

Onder leiding van YNNO kreeg het project een frisse start door het opzetten van nieuwe structuren en werkwijzen. Dankzij een nauwe samenwerking tussen opdrachtgever en leverancier én een goed begrip van de uitdagingen en behoeften van de organisatie, werd een Scrum-methode geïmplementeerd. Hierbij lag de focus niet alleen op de snelheid van het team, maar ook op de kwaliteit van de input. Zo ontstond een productieve ‘fabriek’ die voortdurend waarde toevoegt, met de eisen en wensen van de business als leidraad. Het is namelijk essentieel gebleken dat zowel de business als de IT betrokken zijn bij deze werkwijze!

Het resultaat: zelfstandige teams en volledige integratie in de organisatie

Een grote winst uit dit project is het ontstaan van drie zelfstandige teams, die nu binnen de richtlijnen van Business Process Management (BPM) én op het RijksZaak platform opereren. Eerder werden deze teams geleid door de IT-leverancier, maar nu zijn ze volledig overgedragen aan de organisatie zelf. Deze verschuiving onderstreept de autonomie van het initiatief en sluit perfect aan bij de langetermijnvisie van zowel de IT-leverancier als de organisatie.

Deze overgang naar zelfstandigheid benadrukt de noodzaak van elk project om niet alleen voor korte termijnveranderingen te gaan, maar om blijvende veranderingen te realiseren die stevig verankerd zijn in de organisatie. Dit is een cruciaal aspect waar YNNO zich bij elk project volledig voor inzet!

Neem voor meer informatie rondom dit project contact op met Robert-Jan Snijders of Thijs Gaanderse.