Om een verandering zoals het hybride werken binnen een organisatie te laten slagen, is het essentieel dat álle belanghebbenden bij het traject betrokken worden. Helaas verloopt dit zelden goed, waardoor dit soort trajecten niet het beoogde resultaat halen. Met onze ‘Readiness Check’ stellen we organisaties in staat om het gesprek aan te gaan, een verandertraject secuur aan te pakken en goed aan te laten sluiten op de verschillende behoeften. Op deze manier creëer je transparantie, win je het vertrouwen van de medewerkers en bereik je het beste resultaat.
Ontdek waar kansen liggen
YNNO treedt regelmatig op als de verandermanager in hybride werken-projecten. In deze rol voeren we diverse gesprekken met leidinggevenden en begeleiden teams naar de nieuwe manier van werken. Op basis van onze ervaringen hebben wij samen met onze klanten een tool ontwikkeld waarmee wij in kaart kunnen brengen in hoeverre een team klaar is voor een verandering: de Readiness Check. Deze legt bloot waar kansen liggen en waar eventueel extra aandacht nodig is. Belangrijk hierbij is dat iedereen gehoord wordt, zodat de begeleiding van de verandering zich richt op de juiste spanningen. Medewerkers willen zorgvuldig begeleid worden en de kans krijgen om eventuele tegengeluiden of zorgen te kunnen uiten. Uitgesproken zorgen leveren echter altijd waardevolle feedback op. Door te praten over de resultaten uit de Readiness Check en hier samen concrete afspraken over te maken, bereiden we de nieuwe manier van werken zorgvuldig voor. Met onze ondersteuning bespreken teamleden kansen en aandachtspunten voor het team en lichten hun persoonlijke verhalen toe. We luisteren goed en achterhalen waar de weerstand zit. Welke behoeften hebben medewerkers? Waarom zou een organisatie nog niet klaar zijn om een stap verder te gaan in hun manier van werken?
Maak tegengeluiden bespreekbaar
Met de verkregen data uit de Readiness Check kunnen we ons focussen op de achterliggende redenen voor eventuele tegengeluiden en hierop inspelen. Wellicht zijn er praktische zorgen over de nieuwe manier van werken of zijn er vragen die betrekking hebben op het eigen team of de organisatie. Heb ik straks nog wel een plek om mijn werk te kunnen doen? Verliezen we met deze verandering niet onze unieke cultuur? Soms spelen er persoonlijke redenen waardoor een medewerker opziet tegen een nieuwe manier van werken. Denk aan iemand die al veel veranderingen heeft meegemaakt en daar geen goed gevoel aan over heeft houden. Deze zorgen vragen persoonlijke aandacht.
Bij een grote verzekeraar bespraken we bijvoorbeeld de resultaten van hun Readiness Check met een team. Enkele zeer vakvolwassen teamleden gaven een persoonlijke voorkeur aan om helemaal niet meer naar kantoor te komen. Omdat het team problemen voorzag voor de minder ervaren teamleden, zijn ze vanuit collectief belang samen tot aanwezigheidsafspraken gekomen. Dit was nodig om het werk met elkaar goed te kunnen blijven uitvoeren.
Een ander voorbeeld zagen we bij een gemeente, waar we de resultaten uit de Readiness Checks van alle teams hadden samengevoegd en geanalyseerd. Wat bleek? In de categorie digitaal (samen)werken hadden veel teams zorgen of ze hun werk nog wel goed konden doen. Om deze medewerkers te ondersteunen is het projectteam alle nodige informatie gaan verzamelen, organiseren en gebruiken in hun communicatie en trainingsaanbod. De medewerkers gaven aan dat dit enorm heeft geholpen.
Wees transparant en creëer vertrouwen
Wanneer afspraken die teams gemaakt hebben, besproken worden met leidinggevenden, kan de verandering concreet gemonitord worden. De Readiness Check geeft directies inzicht in hoe verschillende teams naar de verandering kijken, wat kansen biedt om de veranderbegeleiding beter af te stellen op de organisatie en, indien nodig, bij te stellen.
Maar het zijn vooral de teams die veel baat hebben bij de gesprekken en gemaakte afspraken. Teamleden krijgen meer begrip voor elkaar en bevatten dat ze elkaar op weg moeten helpen voor een betere samenwerking. Bovendien ontstaat een helder beeld van de verandering die voor hen ligt. De toekomstige situatie wordt overzichtelijk en wanneer het onderwerp opgeknipt wordt in losse elementen, blijkt de verandering beter behapbaar en gaat de spanning eraf. Door met alle betrokkenen te praten over de veranderuitdagingen ontstaat transparantie, rust en vertrouwen, waardoor een omvangrijke verandering sneller, efficiënter én succesvol verloopt.
Wil je meer weten over de Readiness Check of andere manieren waarop wij organisatieverandering begeleiden? Neem contact op met Pieter of Stef.
