De ontwikkeling van het digitale landschap lijkt onophoudelijk door te zetten. Overal om je heen zie je de digitale ontwikkelingen als paddenstoelen uit de grond schieten. In de praktijk heeft iedereen er mee te maken, maar volgens de meer dan 100 organisaties die deelnamen aan de Benchmark is dit zelfs hét belangrijkste thema dat de ontwikkeling van onze manier van werken drijft: digitalisering.
Van alle deelnemende organisaties geeft 54% aan dat digitalisering heel hoog op het prioriteitenlijstje staat. Waar digitalisering in de tijd van de kantoortuin met name ging over digitaal document management en fysieke processen omzetten in digitale processen, is digitalisering inmiddels het fundament voor onze manier van werken. Een leven zonder digitale tools en hulpmiddelen is niet meer denkbaar in ons dagelijks leven. Zo ook in ons werk. Alleen al over het digitaliseren en slimmer maken van ons werk kan een boek geschreven worden. Voor de lezer kan het thema ‘digitalisering’ overkomen als een vaag of overkoepelend begrip. Gezien de impact en complexiteit van dit thema zijn ze voor deze publicatie teruggebracht naar een drietal pijlers:
- Digitale werkomgeving: samenwerken in de digitale werkomgeving en alle middelen die daarbij ondersteunen, zoals Microsoft365 en daarin Teams.
- Automatisering: met RPA-tools en AI-assistenten zoals ChatGPT stroomlijnen we ons werk en krijgen we meer tijd voor complexere taken.
- Data: we hebben steeds meer inzicht in de ingevoerde en gegenereerde data van onze (digitale) werkomgeving dankzij alle digitale mogelijkheden.
DE DIGITALE WERKOMGEVING
Veel van de lezers van dit rapport behoort tot de groep die massaal de mooiste en leukste fysieke werkomgeving creëert om medewerkers te blijven binden en boeien. Tegelijkertijd is digitalisering van de werkomgeving dé nummer één trend. Overigens geheel in lijn met het algemene beeld dat de werkplek als fysieke én digitale voorziening voor de medewerker steeds meer één geheel is. Het gevolg daarvan is dat de Workplace Manager anno 2024 op vele verschillende borden moet schaken en over brede kennis moet beschikken over het domein ‘werk’.
EXPERIMENTEREN KAN JE LEREN
Het goed inrichten van die digitale werkomgeving wordt steeds belangrijker om het werk goed te kunnen ondersteunen en aan de eisen en wensen van medewerkers te voldoen. Dit voortgestuwd door de veranderende behoefte van de medewerker, verandering in het aanbod van beschikbare fysieke vierkante meters en door een continu veranderende manier van (samen) werken. Tegelijkertijd laten de resultaten uit dit onderzoek zien dat menig organisatie zoekende is: hoe werk je het beste samen en wat is de balans tussen fysiek en digitaal samenwerken? Er wordt flink geëxperimenteerd met allerlei platforms en digitale ondersteunende middelen. Qua tools is er steeds meer mogelijk en de medewerker als ‘consument’ is een drijvende factor. De medewerker bepaalt of vindt een work-around om nieuwe en betere tools te gebruiken die het werk gemakkelijker maken. Voor veel organisaties is het geen keuze meer om in te zetten op digitalisering, maar is het de nieuwe realiteit.
We vroegen organisaties in hoeverre de behoefte aan een goed ingerichte digitale werkomgeving is veranderd ten opzichte van pre-corona. 81% van de organisaties geeft aan dat deze behoefte is veranderd, 50% geeft aan dat dit een zeer grote verandering is ten opzichte van voor de pandemie. De verandering in behoefte zit voornamelijk op het vlak van de juiste (hybride) vergaderfaciliteiten en makkelijk online kunnen werken: liefst uit een en hetzelfde systeem én de vaardigheden ontwikkelen om ook effectief te kunnen werken met alle (nieuwe) snufjes.
Enerzijds logisch dat er meer behoefte is aan een digitale werkomgeving, want we zijn nu eenmaal nog meer digitaal gaan werken. Tegelijkertijd ook volkomen onlogisch, want ook voor de pandemie waren er al allerlei digitale middelen en werkten we digitaal. Werden deze faciliteiten dan niet gebruikt? Het simpele antwoord is dat we tijdens de pandemie ‘vrijwillig verplicht’ ook zaken digitaal moesten doen die voorheen fysiek werden gedaan, bijvoorbeeld een vergadering. We zijn dus méér digitaal gaan werken en gewend geraakt aan het gemak maar tegelijkertijd hebben we ook oude patronen doorgezet in een digitale variant. We zijn nog steeds zoekende naar een ideale vorm van fysiek en digitaal samenwerken. We zoeken de balans tussen het belang van het individu: van anderen leren in de fysieke werkomgeving en tegelijkertijd reistijd verminderen door digitaal samen te werken. Versus het belang van het team: fysiek de samenwerking en verbinding opzoeken maar toch stiekem asynchroon digitaal samenwerken terwijl je naast elkaar zit. Samen werken blijkt net zo belangrijk als samenwerken. De tools die we gebruiken worden steeds beter en gebruiksvriendelijker. Echter hebben digitale vaardigheden continu aandacht nodig om de digitale
werkomgeving goed en effectief te kunnen gebruiken.
DIGITALE MIDDELEN VERSUS DIGITALE VAARDIGHEDEN
Er wordt een breed scala aan faciliteiten aangeboden om digitaal werken te ondersteunen. Het merendeel van de ondervraagde organisaties heeft geïnvesteerd in mogelijkheden om digitaal te kunnen vergaderen, documenten te delen, en te communiceren – waarbij Microsoft Teams een van de bekende oplossingen is. Alternatieven zijn onder andere de omgevingen die Google en Slack bieden om digitaal samen te werken, naast de tools bijvoorbeeld Cisco of Zoom voor video vergaderen. Daarnaast worden ook oplossingen geboden om creatief samen te werken, waarbij we zien dat deze in veel mindere mate daadwerkelijk worden gebruikt. Dit ondersteunt de gedachte dat creatief (samen) werken vooral nog bij voorkeur fysiek gebeurt. Tegelijkertijd kan het ook een indicator zijn dat we simpelweg anders zijn gaan werken: meer individualistisch werk, waarbij samenwerken meer bestaat uit ideeën samenbrengen en afstemmen dan uit brainstormen.
Echter, het feit dat er een breed scala aan functionaliteiten wordt aangeboden, betekent niet automatisch dat men er ook effectief mee kan (samen)werken. En dat terwijl het steeds belangrijker wordt hoe goed je je als medewerker digitaal kunt redden. ‘Digitale middelen gaan de mens niet zomaar vervangen’ aldus schrijver en AI-enthousiasteling Barend Last, ‘maar collega’s met betere digitale vaardigheden wel’. Dit is tevens de grootste zorg van deelnemende organisaties: hoe zorgen we dat medewerkers bijblijven in de technologische ontwikkelingen en vooral bijbehorende vaardigheden blijven ontwikkelen? Mede ook vanwege een tweede zorg die organisaties uiten: het feit dat de ontwikkelingen elkaar razendsnel opvolgen. In de praktijk
gaat de kloof tussen digitaal vaardige en minder vaardige collega’s groter worden waardoor er een nieuwe balans gezocht moet worden in het inzetten van vaardigheden en het opleiden van elkaar. De meer senior collega die voor overdracht van vakkennis zorgt naar een starter in een vakgebied en een digitaal goed opgeleide starter die de senior collega aan de hand meeneemt in het gebruik van digitale tools.
Er wordt zeker aandacht besteed aan het optimaliseren van de digitale vaardigheden, maar dit is voornamelijk op een ‘passieve’ wijze, waarbij de medewerker zelf het initiatief moet nemen. Zo is er bij 41% van de organisaties een online leeromgeving beschikbaar, waar medewerkers zelf een e-learning kunnen volgen bijvoorbeeld. De praktijk leert echter dat mensen in het algemeen het lastig vinden hier proactief gebruik van te maken. De inzet van een adoptie adviseur en daarmee vanuit werkgeverschap de medewerker proactief ondersteunen in het leren (samen)werken met de verschillende functionaliteiten, is slechts 6%. Technisch gezien is er dus al veel mogelijk. De vaardigheden en de manier van (digitaal) samenwerken en afspraken hierover maken om het maximale uit de tools te halen blijft vaak achter.
DE UITDAGINGEN ANNO 2024
Een belangrijke constatering is dat 24% van de organisaties die digitalisering duiden als grootste trend, op dit moment nog in een verkennende fase zitten en onderzoeken welke digitale ondersteuning nodig of passend is. In ons eerdere trendonderzoek (2018 – De Veranderende Manier van Werken) zagen we dat veel organisaties nog aan het oriënteren waren naar de (aanschaf van) basis tools om werk meer digitaal te maken. Inmiddels zijn organisaties daarin geslaagd, maar is een nieuwe periode van verkennen aangebroken: hoe werken we effectief samen in een digitale werkomgeving. En hoe gaan we om met het digitale landschap dat bijna maandelijks in functionaliteit toeneemt? Daar bovenop levert de komst van AI alweer de volgende stap aan
uitdagingen hoe deze technologie effectief in te zetten in de digitale werkomgeving.
Een van die vraagstukken die niet alleen in dit onderzoek naar voren kwam, maar ook tijdens meerdere van YNNO’s rondetafelgesprekken van afgelopen jaar naar voren kwam is de toegankelijkheid en beveiliging van de digitale werkomgeving. Organisaties geven aan het een uitdaging te vinden om informatie toegankelijk te maken, met de buitenwereld samen te werken en tegelijkertijd de privacy te waarborgen én de data te beschermen. Op dit gebied wordt door organisaties inmiddels veel werk verzet en ook de wettelijke vereisten nemen toe, waarbij de verantwoordelijkheid voor bestuurders en het goed in kaart krijgen van de risico’s door de CISO’s en Privacy Officers veel werk oplevert.
Download hier het rapport.
