De gemiddelde professional besteedt gemiddeld 6 uur per dag aan samenwerken en werkt tegelijkertijd gemiddeld in maar liefst 8 teams. Het is duidelijk dat samenwerken een belangrijk onderdeel van ons werk is. Tegelijkertijd is het ook een complex begrip, want wat houdt samenwerken eigenlijk in? Ieder persoon aan wie je deze vraag stelt, geeft waarschijnlijk een ander antwoord. Wij stelden deze vraag aan onze eigen collega’s en de uitkomst was een grote verscheidenheid aan ideeën en meningen. Samen plezier maken en samen resultaten behalen bijvoorbeeld. Maar ook de activiteiten die onder samenwerken vallen; samen aan een document werken, e-mailen, brainstormen, online en fysiek vergaderen. Bijna ieder individu geeft een ander antwoord op deze vraag.
Naast de diverse activiteiten die onder de noemer “samenwerken” vallen, bestaan er ook verschillende perspectieven om dit te benaderen. Vaak gaan de afspraken die teams maken over samenwerken vooral om de “harde” aspecten; bijvoorbeeld, hoe vaak ontmoeten we elkaar op kantoor? Wat is het doel en wanneer zijn onze vergaderingen? Op welke manier delen we documenten in Teams? Dit zijn allemaal afspraken over het proces, terwijl samenwerken ook een meer “zachte” kant kent die wellicht nog belangrijker is. Hiermee bedoelen we de persoonlijkheden, motivatie en drijfveren van individuele teamleden. Wat zijn ieders communicatievoorkeuren, behoeften aan verbinding en informeel contact, behoefte aan sturing, enzovoort? Waar liggen ieders sterke punten, wordt iedereen adequaat ingezet voor de juiste taken binnen het team? Deze persoonlijke afspraken en inzichten in elkaars voorkeuren zijn vaak nog waardevoller dan strikte werkafspraken.
Als we het dan toch over teams hebben, valt het vaak op dat ze snel te groot worden omdat men denkt dat meer mensen automatisch meer werk verzetten. Er zijn verschillende meningen en ideeën over, maar zowel praktijkervaring als onderzoek tonen aan dat een team idealiter niet groter zou moeten zijn dan 9 personen. Hoe groter het team, hoe groter bijvoorbeeld de kans dat het fenomeen “sociaal luieren” optreedt, waarbij teamleden achterover leunen en meeliften op anderen.
Tot slot dan nog de vraag of samenwerken alleen plaats kan vinden wanneer alle betrokkenen tegelijkertijd aanwezig zijn (op kantoor of tijdens een vergadering)? Of is het ook gewoon samenwerken wanneer er op verschillende tijdstippen (asynchroon) aan een document wordt gewerkt? Deze tweede vorm van samenwerken wint ook steeds meer aan populariteit vanwege de vaak efficiëntere en flexibelere mogelijkheden die het biedt om gezamenlijk aan iets te werken.
Hieruit kunnen we concluderen dat de definitie van het woord ‘samenwerken’ niet zo eenvoudig is als soms gedacht wordt. Het is daarom voor een organisatie van groot belang om een duidelijke definitie te hebben van samenwerken en wat men wil bereiken met samenwerken (het gemeenschappelijke doel).
Wat we wel met zekerheid kunnen zeggen is dat samenwerken, wanneer goed georganiseerd, zeer plezierig kan zijn en veel energie kan opleveren. Het kan tegelijkertijd ook aanzienlijke uitdagingen opwerpen. Benieuwd naar de belangrijkste basisprincipes en de grootste uitdagingen met betrekking tot samenwerken? En wil je weten hoe hiermee om te gaan? Luister dan volgende week naar de nieuwe aflevering “Van samenwerking naar prestaties“! van de YNNO | De Wereld van Werken podcast!
