Na een succesvolle editie vorig jaar organiseerden we vanuit YNNO op 1 juni de Secretaresse Experience, deze keer omgedoopt tot Middag van de Management Assistent.
De middag stond in het teken van het thema “Samenwerken”, waar wij met elf enthousiaste deelneemsters mee aan de slag gingen. Samenwerken lijkt een makkelijk en helder onderwerp, maar blijkt in de praktijk nogal complex te zijn. Het bestaat in talloze verschillende vormen, met verschillende doelen en kan op verschillende manieren uitgevoerd worden. Er zijn dan ook héél veel uitdagingen rondom dit thema die in de praktijk voorkomen, kortom, een interessant onderwerp om wat dieper op in te gaan!
Na ontvangst met een gezamenlijke lunch en een opening door Zenna Dekker gingen we aan de slag met het thema “Samenwerking verbeteren aan de hand van drijfveren”, begeleid door Iris Cornelis.
We begonnen de sessie met een interactief gedeelte waarin iedereen gevraagd werd om antwoord te geven op de vragen: Wat is samenwerken nou precies? Wat gaat er goed op het gebied van samenwerken in jouw dagelijkse werkzaamheden? En de belangrijkste vraag van de middag: wat zijn jouw grootste uitdagingen op het gebied van samenwerken?
Tijdens het bespreken van de antwoorden bleek dat er veel vergelijkbare en herkenbare situaties waren, maar dat er ook zeker verschillen bestaan tussen de verschillende organisaties. Een aantal voorbeelden van uitdagingen die naar boven kwamen zijn:
- Verschillende manieren van communiceren die met elkaar botsen óf gewoon slechte communicatie
- Afspraken die niet worden nagekomen
- Het niet of slecht beschikbaar en bereikbaar zijn van medewerkers: sinds Corona “verstoppen” veel mensen zich thuis
- Het kost veel moeite om mensen naar evenementen of andere belangrijke sessies op kantoor te krijgen sinds Corona
Na het bespreken van de uitdagingen gingen we kort in op de betekenis van samenwerken. Vervolgens namen we wat meer tijd om stil te staan bij de drijfveren van Profile Dynamics, de methodiek die wij binnen YNNO hiervoor gebruiken, en hoe deze voor ieder individu verschillend zijn. Dit betekent ook dat ieder persoon een eigen voorkeur heeft voor bijvoorbeeld de manier van communiceren en werken. Wanneer deze voorkeuren niet overeenkomen met die van degene waarmee we moeten samenwerken, kan dit leiden tot conflicten en dus uitdagingen opleveren.
Door middel van het bespreken van een aantal stellingen kregen de deelnemers een beter inzicht in de verschillende drijfveren en hoe ze die bij zichzelf of bij anderen kunnen herkennen. Aan de hand van zeven stellingen kon iedereen in de groep even kort stilstaan bij haar eigen voorkeusstijl voor samenwerken én welke manier juist weerstand bij hen opriep.
Als laatste onderdeel gingen we aan de slag met drie van de eerder genoemde uitdagingen op het gebied van samenwerken. Valt de uitdaging te verklaren aan de hand van verschillen in drijfveren, zowel die van jouzelf als die van de ander(en) binnen het bedrijf? En wat zijn kleine veranderingen die je zou kunnen toepassen om vanaf morgen ervoor te zorgen dat deze uitdaging opgelost wordt? Hier ontstonden waardevolle gesprekken waar véél ervaringen ein ideeën met elkaar gedeeld werden. Tot slot deelde ieder groepje de meest waardevolle inzichten met de rest van de groep.
We sloten de middag af met een leuke oefening die te maken had met een ander relevant thema vandaag de dag: Artificial Intelligence! Tosca Notkamp vertelde kort over de verschillende vormen van AI en liet de groep kennismaken met Dall-e: Een intelligent platform dat op basis van gedetailleerde beschrijvingen en zoektermen zelf unieke afbeeldingen kan creëren. Uiteraard werd ook deze oefening gekoppeld aan het thema samenwerken. Casus: jullie organiseren voor jullie bedrijf een bijeenkomst die draait om samenwerking tussen mens en technologie. Ontwikkel een plaatje voor op de uitnodiging die de deelnemers nieuwsgierig maakt. In drie groepjes ging men enthousiast aan de slag en werd er veel moeite gedaan om de meest originele plaatjes te creëren die ook daarna met de groep gedeeld werden.
Met deze nieuwe inspiratie waren we aan het einde gekomen van de dag en was het tijd voor een welverdiende borrel! Hartelijk dank voor jullie enthousiasme!
Wil jij ook individueel of als team aan de slag om de samenwerking te verbeteren aan de hand van drijfveren of een andere relevante ontwikkeling in jouw werkomgeving? Wij denken graag met je mee! Neem contact met ons op via iris.cornelis@ynno.com.
