De ambitie: gericht samenwerken vanuit vier verschillende locaties

Woningcorporatie Lefier telt vier kantoren op vier verschillende locaties in het noordoosten van het land: in Stadskanaal, Hoogezand, Emmen en Groningen. De kantoren waren verouderd én de jas was een paar maten te groot geworden voor het aantal personeel. Dat was aanleiding voor de herhuisvesting in 2015. Samen op één locatie was geen discussie. Je werkt waar je woont, was het devies. Alle kantoren willen zijn waar het gebeurt, dichtbij hun klanten en stakeholders. Gericht samenwerken was wel een nadrukkelijke wens. Met nieuwe manieren van werken kan dat probleemloos, ook op afstand. Een andere ambitie in het herhuisvestingstraject was dat alle kantoren zo duurzaam mogelijk moeten zijn. “Wij willen met ons woningbezit uiteindelijk gaan voldoen aan het klimaatakkoord van Parijs en aan lokale doelstellingen”, licht Matthieu van Olffen, directeur financiën en ondersteuning toe. “Dan denk je aan gasloze woningen, goede isolatie, warmte-terugwininstallaties. Diezelfde lat mag net zo hoog liggen bij je eigen kantoren.”

“Je kunt quick en dirty een concept neerzetten maar dat doet YNNO niet. Ze denken grondig na.”

Matthieu van Olffen, directeur financiën en ondersteuning

 

Rol YNNO: het managen van een aantal veranderingen tegelijk, in de breedte én in de diepte

De grote uitdaging was het parallel managen van een aantal grootschalige veranderingen, op vier locaties. Een duurzaam herhuisvestingsconcept is een ding. Mobiliteit en nieuwe manieren van werken vragen om een herinrichting van ICT en gaan gepaard met de nodige facilitaire ondersteuning. En dat alles doet een behoorlijk beroep op het verandervermogen van de medewerkers. YNNO was op alle fronten aanwezig, in de breedte maar per onderdeel ook in de diepte. “Je kunt quick en dirty een concept neerzetten maar dat doet YNNO niet”, vertelt Matthieu. “Ze denken grondig na de verschillende aspecten, in een integrale aanpak.” Een kritische succesfactor was het onderdeel gericht samenwerken, en ook dat is goed verlopen. YNNO heeft medewerkers en managers actief laten meewerken aan de invulling. Iets wat Matthieu iedereen kan aanraden. Want zeker als medewerkers enthousiast zijn, werkt hun bijdrage als een hefboom voor veranderingen, volgens hem.  “Belangrijk bij een integrale verandering is ruimte voor verschillen”, voegt Pieter van der Laan, adviseur bij YNNO, toe. “Dat betekent dat ieder team en iedere medewerker een eigen werkwijze kan ontwikkelen, passend bij de eigen behoeften en voorkeuren.”

“Ruimte voor verschillen is belangrijk bij een integrale verandering. Iedere medewerker moet een eigen werkwijze kunnen ontwikkelen.”

Pieter van der Laan, adviseur bij YNNO

 

Het resultaat: een eigentijdse woningcorporatie, zichtbaar en bereikbaar voor medewerkers en klanten

Belangrijkste resultaat volgens Matthieu is een eigentijdse en transparante werkomgeving waar gericht samenwerken centraal staat. “Medewerkers hebben de slag gemaakt naar een nieuwe manier van werken: het aantal ontmoetingen is groter dan normaal. En het samenwerken op afstand met audio-visuele toepassingen is best geruisloos gegaan, onder meer door de actieve bijdrage van medewerkers en managers tijdens de user adoptiesessies.” Eigentijds is het kantoor ook in de zin van duurzaamheid. De vloerbedekking is volledig recyclebaar en stoelen zijn gemaakt van pet-flessen. In alle kantoren van Lefier is het energieverbruik sterk verminderd door ledverlichting, zonnepanelen, zone-verwarming, warmtepompen en duurzaam isolatiemateriaal van oude jeans. Minder reizen tussen de kantoren door virtuele samenwerking draagt natuurlijk ook bij aan de duurzaamheidsambitie. En per pand is een thema doorgevoerd: het kantoor in Hoogezand is bijna volledig energieneutraal, Emmen is circulair en Stadskanaal richt zich op vitaliteit en groen. Zo kun je in de bijbehorende tuin wandelend vergaderen. Niet in de laatste plaats: over de vier locaties totaal is het aantal vierkante meters gehalveerd wat een forse besparing oplevert in de huisvestingskosten. Wat de kernactiviteit van Lefier weer ten goede komt: het bieden van betaalbare huurwoningen. En zo is de cirkel rond.

interieurarchitect, OdV Interieurarchitecten

fotografie, Gerard van Beek fotografie