Ambitie: het ICT-landschap in kaart brengen en aanpassen aan de eisen van deze tijd
De basis van de samenwerking tussen YNNO en Vervoerregio Amsterdam was de opdracht om de ICT-omgeving te onderzoeken vanuit de vraag: maken we optimaal gebruik van de vele middelen die we al tot onze beschikking hebben? Het gevoel was dat er teveel losse tools gebruikt werden en er geen goed gebruik van middelen was, wat belemmerend werkte voor een eenduidige manier van werken binnen de organisatie. Inderdaad bleek het veel efficiënter te kunnen en dus werd eerst met de afdeling Communicatie een nieuw intranet opgezet waarbij medewerkers ook als producer content kunnen produceren, ook wel “ProdUser” genoemd. Zo nemen de medewerkers niet langer enkel content tot zich die wordt aangeboden, maar plaatsen in deze levendige omgeving zelf ook nieuwsberichten, delen video’s en wisselen kennis uit. Daarmee is de interne communicatie grotendeels gedecentraliseerd, waarbij medewerkers medeverantwoordelijk zijn voor de interne communicatie en zij in een actief netwerk opereren dat vlot en vanuit expertise communiceert.
Vervolgens is Teams als complete werkomgeving geïmplementeerd. Afdelingen zijn getraind om Teams niet alleen te gebruiken als vergader-app, maar ook als plek om met elkaar samen te werken, samenwerking in te richten, bestanden te bewerken, planboards te delen en lijsten aan te maken.
Dit zorgt er voor dat er minder ge-e-maild wordt, er sneller en efficienter wordt samengewerkt en er kortere lijntjes zijn door een directie communicatie. Om te kunnen profiteren van updates, nieuwe versies en innovaties is bovendien een business case gemaakt om het bestaande JOIN Zaaksysteem naar de Cloud te brengen waarna dit ook gerealiseerd is.
Verlenging samenwerking: de vernieuwing van de (digitale) werkplekken
De samenwerking met YNNO werd verlengd omdat er een verhuizing naar een nieuw pand op stapel stond, waarbij ook zowel de fysieke als digitale werkplekken vernieuwd dienden te worden. Van een bestaande Citrix werkplek en vaste computers op kantoor naar een moderne digitale werkplek (de zgn. ‘modern digital workplace’) waar iedereen hybride en veilig kan werken met een eigen ingerichte laptop met Windows 11, 365 apps en een nieuw applicatieportaal.
Het nieuwe kantoor is voorzien van aanlandwerkplekken met docking van laptops aan de beeldschermen op de werkplek en de vergaderruimtes zijn geschikt voor Teams vergaderen. Naast deze implementatie activiteiten kwamen er nog tal van andere activiteiten op het pad: van het definiëren van meer gerichte ICT- functies en het opstellen van passende functieprofielen tot het werven van een informatiemanager en het aanstellen van een Chief Information Security Officer (CISO).
‘Wij hebben een mooie professionaliseringsslag gemaakt met onze nieuwe manier van werken en moderne werkplek. Het voelt soms bijna alsof ik in een soort bruisende Google-achtige setting werkzaam ben.’
– Miriam de Jong, Teammanager Bedrijfsvoering Vervoerregio
Rol YNNO: advies en procesbegeleiding, implementatie en training
Marco van Walstijn werkte nauw samen met Miriam de Jong, teammanager Bedrijfsvoering Vervoerregio, en was verantwoordelijk voor zowel het ICT-vraagstuk, het adviseren over en het implementeren van Teams als het uitrollen van de moderne digitale werkplek. Ook Joost Ruijter was nauw betrokken bij de implementatie van Teams, verzorgde de trainingen en adoptie voor de verschillende afdelingen en heeft de spelregels uitgedragen in een Teams etiquette. Wat hen beiden in positieve zin heeft verrast, is dat veel medewerkers van Vervoerregio hoogopgeleide, tech-savvy professionals zijn met een hoog verandervermogen en die zich de nieuwe manier van werken snel eigen hebben gemaakt. Men is communicatief zeer vaardig en helpt elkaar graag. Via het intranet worden inmiddels in rap tempo tips gedeeld, vragen beantwoord en oplossingen aangedragen. Vooral op de werkvloer is men handig met systemen en wordt er dagelijks de nieuwe digitale werkomgeving gebruikt.
‘Ik heb het hele traject en de samenwerking als zeer prettig ervaren. YNNO is professioneel, kundig en laagdrempelig. We hebben veel gespard en regelmatig overleg gehad, waarbij de betrokkenheid van Marco en Joost zo groot was, dat ze nooit als invliegende externen hebben gevoeld. Ze waren echt onderdeel van onze community.’
– Miriam de Jong, Teammanager Bedrijfsvoering Vervoerregio
Resultaat: met vijf veranderingen voorgesorteerd op de toekomst
Bij Vervoerregio kan je nu niet alleen werken in een nieuw kantoor, met een moderne digitale werkplek, maar is het ook mogelijk om professioneel hybride en vanaf iedere locatie efficiënt en veilig zowel zelfstandig als samen te werken. In zo’n anderhalf jaar tijd zijn er maar liefst vijf veranderingen doorgevoerd: een nieuw intranet, een heldere ICT organisatie-indeling, Teams-implementatie, een moderne digitale werkplek en een nieuw kantoor. “Hiermee is de organisatie echt op de toekomst voorgesorteerd”, aldus Edo Druiventak, Interne communicatieadviseur.
In het werkveld van de Vervoerregio wordt dagelijks samengewerkt met de gemeenten en andere partners. De digitaal vaardige organisatie is in dit samenwerken toonaangevend door het goed gebruikmaken van de gehele digitale werkomgeving. Joost: “Ik kreeg zelfs al de vraag of we ook niet mensen van het GVB of de Gemeente Amsterdam wilden trainen!”
