• De ambitie: van kantoor en papier naar thuiswerken en volledig digitaal

    Een groot stuk geschiedenis van stad en provincie ligt opgeslagen in Het Utrechts Archief. Een organisatie die letterlijk wil behouden, voor de eeuwigheid. De interne organisatie wilde daarentegen dringend met de tijd mee. Computers en telefoons waren afgeschreven en aan vervanging toe. Als we toch veranderen, doen we het goed, dacht adjunct-directeur Luuk Boessenkool. “We wilden volledig digitaal gaan samenwerken”, vertelt hij via Teams. “Dus ook voorzichtig starten met flexibel werken en thuiswerken. Een hele uitdaging voor een organisatie die dat voorheen nog niet deed. En waar op kantoor werken vaak niet anders kan, door de vele kostbare documenten die hier opgeslagen liggen. Het hart van veel van onze medewerkers ligt toch bij papier.” Papier dat 33 kilometer plank in beslag neemt. Digitaal werken was dus een ware mindshift.

    “Digitaal werken was in eerste instantie een uitdaging. Het hart van veel van onze medewerkers ligt toch bij papier.”
    Luuk Boessenkool, adjunct-directeur Het Utrechts Archief

    Rol van YNNO: projectmanagement en advies en herinrichten informatiestructuur

    Zo’n verandering zorgt voor veel vragen. Een mobiele telefoon en laptop van het werk…betekent dat ‘s avonds bereikbaar zijn?, is er maar een van. Daarom werden in rap tempo personeelsbijeenkomsten georganiseerd onder leiding van Marco van Walstijn, adviseur bij YNNO. “We merkten dat de medewerkers behoefte hadden aan houvast. Dat stelden we spelregels voor digitaal werken op.”

    Gaandeweg bleek er nog een andere behoefte. Het Utrechts Archief is meester in het archiveren van belangrijke documenten over de stad en de provincie, maar de eigen interne informatiestructuur kon een grondige herinrichting gebruiken. SharePoint bleek daarin het gouden ei. Marco nam de lead in een nieuwe structuur, betrok de IT-afdeling erbij om het systeem in te richten en nam de medewerkers aan de hand om ermee te werken.

    “We merkten dat de medewerkers behoefte hadden aan houvast. Dus stelden we spelregels voor digitaal werken op.”
    Marco van Walstijn, adviseur YNNO

    Versneld online begeleiden van alle medewerkers in Teams en SharePoint

    Net op tijd, want in maart 2020 kreeg Het Utrechts Archief de beste leerschool die het voor digitaal werken maar kon wensen. Werkend Nederland ging door corona op slot en iedereen, ook de archivarissen, werkten massaal thuis. De nieuwe mobiele telefoons waren net aan iedereen overhandigd en de laptops werden letterlijk bij iedere medewerker persoonlijk thuis afgeleverd en op afstand door de IT-collega’s geïnstalleerd. En toen? Het gebruik en de adoptie van Teams werd als de wiedeweerga in de planning naar voren getrokken. Tegen de zomer had YNNO alle 70 medewerkers van uiteenlopende afdelingen begeleid in het werken met Teams en SharePoint, samen met een applicatiebeheerder van het Archief. Ook aanvullende webinars over One Note werden goed bezocht. Dat de informatiestructuur al op orde was, heeft enorm geholpen.

    “De expertise van Marco zorgde voor veel draagvlak onder de archivarissen, waardoor de vaart in het proces bleef.”
    Luuk Boessenkool, adjunct-directeur Het Utrechts Archief

    Het resultaat: het Utrechts Archief werkt 100% digitaal en loopt voorop in de sector

    Luuk is zichtbaar trots op het resultaat: “Een organisatie die nog echt werk moest maken van de digitale transitie , is in no time overgestapt naar 100% digitaal werken, met een informatiestructuur die staat als een huis. We lopen nu echt voorop”. “En”, voegt hij er meteen aan toe, “zonder YNNO hadden we dit niet van de grond gekregen. Je moet een partner hebben die hier kennis van heeft, die weet hoe je dit strak begeleidt, wat er allemaal bij komt kijken. Bovendien werken vreemde ogen goed om zaken gedaan te krijgen. De expertise van Marco zorgde voor veel draagvlak onder de archivarissen, waardoor de vaart in het proces bleef.” Nu Het Archief maar ook de wereld in rustiger vaarwater komt, is het volgens Luuk tijd om de rust terug te brengen en de focus te leggen op het werkplezier. Want na een periode van hard werken met zijn allen, moet je ook kunnen oogsten.