De ambitie: mobiel werken en digitaal samenwerken met als doel: minder mailen, meer delen

Woningcorporatie Lefier telt vier kantoren op vier verschillende locaties in het noordoosten van het land: in Stadskanaal, Hoogezand, Emmen en Groningen. In 2015 maakte Lefier de stap naar verduurzaming. De huisvesting werd grondig aangepakt: alle kantoren werden in inrichting en installaties zo duurzaam mogelijk. En verduurzaming betekende ook een even zo grondige aanpak van de digitale omgeving. Minder papier en minder reizen tussen de verschillende locaties, meer digitaal samenwerken. Dat begint met alle medewerkers mobiel kunnen laten zijn: met een laptop (surface) en een mobiele telefoon, een iPhone. De outsourcing van de IT diensten binnen Lefier naar een externe partij betekende, behalve een immense technische migratie, eveneens een mooi moment om nieuwe systemen in te voeren die digitaal samenwerken mogelijk maken. Onder het motto ‘niet mailen, maar delen’ werd SharePoint geïntroduceerd. YNNO begeleidt de adoptie van deze nieuwe middelen en nieuwe systemen.

Rol YNNO: begeleiding medewerkers, toepassing direct in de dagelijkse praktijk

YNNO helpt de medewerkers van Lefier in het gebruik van de nieuwe middelen en systemen. Zodat digitaal samenwerken echt werkt. Igno Overklift, adviseur bij YNNO: “We zijn helemaal bij het begin begonnen. In kleine groepen hebben we medewerkers begeleid met het in gebruik nemen van hun telefoon en gaven we tekst en uitleg over de apps en het omgaan met de iPhone. Dat is toch niet zo moeilijk, denk je misschien, maar een telefoon van je werk vraagt om andere gebruiksaanwijzing dan je privé gewend bent. Lefier kan op afstand de telefoons beheren, dan ben je blij als je weet wat er gebeurt en wat je moet doen.”

Het gebruik van de laptops en de systemen als OneNote en Skype, later Teams, begeleidde YNNO op eenzelfde manier. In kleine groepen en met de YNNO aanpak: direct toepassen in de praktijk. Igno licht toe: “Een verslag of actielijst maakten we met OneNote meteen in een vergadering, de actielijst werd direct geprojecteerd op grote schermen in vergaderzalen, en ter plekke ondersteunden we medewerkers op hun laptop. Hetzelfde voor Skype. Bij de introductie deden we iedere week een call van een kwartier met medewerkers. En op de werkvloer liepen begeleiders van Lefier en van ons rond om ondersteuning te bieden ‘on the job’. Net als bij het gebruik van de grote schermen met videoconference mogelijkheden in de vergaderzalen.”

Inmiddels is ook de introductie van SharePoint en MS Teams bij Lefier afgerond.

Resultaat:

Inmiddels vertrouwen de Lefier-medewerkers volledig op hun iPhone en Surface. Collega’s weten elkaar digitaal te vinden en vergaderen met de laptop op tafel in plaats van pen en papier. Door de digitale transformatie wordt de huisvesting nu optimaal gebruikt zoals deze bedoeld is. Wil je geconcentreerd kunnen werken, dan neem je je laptop onder de arm mee naar een stiltewerkplek. Op je telefoon kun je vooraf checken waar een vergaderzaal vrij is zodat je niet onnodig gaat zwerven op zoek naar een geschikte ruimte. Als je wilt thuiswerken maar een overleg gepland hebt staan, dan bel je gewoon in met Teams. Ga je naar je collega’s toe op een andere locatie, dan kun je daar de rest van de dag blijven werken, etc. Bij Lefier bepaal je zelf waar en hoe je werkt, de faciliteiten voor alle soorten taken zijn er. En je werkplek? Die heb je in de vorm van een laptop en telefoon altijd bij je.

  • Weten wat we nog meer gedaan hebben voor Lefier? Lees dan ook onze andere cases.
  • Meer informatie over digitaal werken na de lock-down? Lees dan dit YNNO artikel 

We zijn helemaal bij het begin begonnen. In kleine groepen hebben we medewerkers begeleid met het in gebruik nemen van hun telefoon en gaven we tekst en uitleg over de apps en het omgaan met de iPhone.