De ambitie: Lefier volledig ingericht en klaar voor SharePoint en Microsoft Teams

Minder mailen, meer delen. Met deze ambitie om meer en beter digitaal samen te werken, was Lefier al even bezig. De afgelopen maanden heeft digitaal samenwerken een vlucht genomen. Door de maatregelen rondom het coronavirus was het al snel alsof werkend Nederland nooit anders deed. De woningcorporatie maakte dankbaar gebruik van de voorsprong die ze al had op deze nieuwe manier van werken. De implementatie van SharePoint, het systeem voor het structureren en digitaal delen van informatie, was vóór de aankondiging van de maatregelen namelijk in volle gang. “Op het moment van de intelligente lock-down zaten we op zo’n 65% van de implementatie”, vertellen Igno Overklift en Maarten Bahlman adviseurs bij YNNO. “Vervolgens hebben we in een dag en een nacht de overige medewerkers aangesloten op SharePoint en Teams en in de periode daarna alle documenten overgezet.”

De rol van YNNO: implementatie in één dag en digitale training in twee weken

Degenen die nog geen training hadden gevolgd in het werken met SharePoint en Microsoft Teams, kregen deze digitaal. Niet in teamverband met collega’s die elkaar even helpen of training on the job en op de werkvloer, zoals dat bij YNNO gebruikelijk is. Maar meteen aan de slag met een dagelijkse call, met medewerkers die nog moesten starten en collega’s die al met de nieuwe tools werkten. Na twee weken kon het hele Lefier-team goed uit de voeten met SharePoint en Microsoft Teams. “Wat geholpen heeft om dit proces zo snel en soepel te laten verlopen”, zegt Igno, “is dat we de informatie- en documentstructuur al op orde hadden. De mappenstructuur in SharePoint en de hele communicatiestructuur in Microsoft Teams loopt volledig synchroon, waardoor het heel snel een natuurlijk onderdeel werd van het werkproces van Lefier. Stuur je een bericht over ‘bewonerszaken’ in het gesprekkenonderdeel van Teams dan komt dat meteen in de map ‘bewonerszaken’ terecht, voor die collega’s die over bewonerszaken gaan. Eindeloos zoeken in je mails, iedereen cc zetten of doorsturen of tijd kwijt zijn met archiveren is nu verleden tijd.”

Het resultaat: binnen twee weken volledig en veilig operationeel, en tevreden medewerkers

SharePoint en Teams scoren onder de Lefier-medewerkers een mooie 7, vergaderen met Teams een 8. “Dat laatste is ook niet gek in coronatijd”, vindt Maarten. “Gezien de omstandigheden was het echt een uitkomst.” Het vergt nog wel wat gewenning om niet meer te mailen en te appen via de gebruikelijke kanalen, dat is een groeiproces. De nieuwe manier van werken is niet alleen efficiënter maar ook veiliger. Deel je een document, dan stuur je niet het bestand zelf maar een link naar het document dat in de veilige Lefier-omgeving staat. Bijkomend voordeel is dat gelijktijdig in een document gewerkt kan worden, waardoor je een wildgroei aan versies voorkomt. Met het versiebeheer blijven voorgaande versies bewaard en kun je deze altijd makkelijk terugvinden. Ook chatten en het voeren van gesprekken is in Teams, in tegenstelling tot WhatsApp op je telefoon, veiliger omdat alles binnen de muren van de organisatie blijft.

  • Weten wat eraan voorafging bij Lefier? Lees dan ook onze andere cases.
  • Meer informatie over digitaal werken na de lock-down? Lees dan dit YNNO artikel 

Op het moment van de intelligente lock-down zaten we op zo’n 65% van de implementatie