Digitaal werken na de coronatijd

De wereldwijde coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat we in een nieuwe tijd zijn beland qua denken, mentaliteit en manier van werken binnen organisaties. Waar we ‘vroeger’ nog het digitaal werken in organisaties in kleine stappen en stevige veranderprojecten verder brachten, zijn in de crisistijd een groot aantal manieren van digitaal werken enorm versneld en geadopteerd. Tegelijkertijd heeft dit een aantal pijnpunten in de digitale informatievoorziening blootgelegd. De hamvraag is nu dan ook hoe we van deze tijdelijke digitale-duct-tape-situatie komen tot toekomst-vaste-manier-van-digitaal-werken.

Wat zijn de uitdagingen die we nu voor de komende periode kunnen beetpakken?

Werken vanuit huis is volledig tot bloei gekomen en kan nu helemaal ingebed worden.

Werken vanuit huis is in de crisis een fact-of-life geworden. Sterker nog, de gewenning is zo groot dat effectief vergaderen op afstand en zelfs voor het eerst kennismaken met elkaar via video ook als heel prettig ervaren kunnen worden. De nieuwe verworvenheden zijn in een land als Nederland:

  • substantieel meer tijd door minder in de files te staan,
  • efficiënter vergaderen omdat virtuele vergaderingen vermoeiender en dus korter zijn, en
  • effectiever werken in minder uren werk- en reistijd.

In deze nieuwe situatie is het belangrijk om zaken goed vast te leggen met name op het gebied van etiquette, werkafspraken en regelingen.

Om met dat eerste te beginnen: wat is de vergaderetiquette bij een eerste verkoop- of kennismakingsgesprek? Hoe ondersteun je een virtuele vergadering professioneel met materiaal? Wanneer is fysiek ontmoeten echt gewenst? Hoe leidt je een virtuele vergadering met 10-15 mensen in goede banen met de juiste spelregels? Is de vergadering wel echt nodig?

Wat de regelingen betreft, gaat het over zorgen dat medewerkers goed thuis kunnen werken. Van werkgevers die vóór de crisis aarzelend thuiswerk gedoogden, is het nieuwe normaal nu dat een werkgever advies, keuzebudget of faciliteiten gaat regelen voor een goede ergonomische thuiswerkplek. Zoals bijvoorbeeld een goede internetverbinding, prettige laptop en scherm en accessoires op audiogebied om duidelijk verstaanbaar te vergaderen.

Gemakkelijke technologie dient de mens en is de enige route voorwaarts

Als iets uit deze crisis is geleerd, is dat moeizame en ongemakkelijke technologie op de werkplek massaal aan de kant is gezet. We werken nu met allerlei workaround technologie op het internet die intuïtief in gebruik is en makkelijk om aan deel te nemen. Een snellere gebruikersadoptie hebben we de afgelopen tijd niet gezien. Waarbij opvalt dat de meeste gebruikers al dik tevreden zijn met slechts een deel van de geboden functionaliteit.

Moeizame, virtuele werkplekken waar video- en audiovergaderen niet meer mogelijk is. Firewalls die digitaal samenwerken verhinderen. Ingewikkelde vergadersoftware met veel te veel knopjes en functies. Ze zijn allemaal gepasseerd door nieuwe technologie die mensgericht is en waar je instant aan kunt deelnemen.

Voor bestuurders en IT-managers is dit een prachtig handvat om de digitale werkomgeving te herontwerpen. Samen met gebruikers kan een op digitale werkstijl gebaseerde werkomgeving gemaakt worden waar gebruiksgemak en faciliteiten op maat centraal staan. In plaats van one-size-fits-all werkplekken, teveel features en ongemakkelijke security procedures.

Na deze versnelling in ad-hoc digitaal werken nu zorgen dat we het structureel zo blijven doen

Een kenmerk van de sprongsgewijze innovatie om nu snel even 100% digitaal te gaan werken, is dat er niet te ingewikkeld gedaan is over een aantal zaken. Denk aan de structuur van de informatievoorziening, het goed kunnen terugvinden van bestanden en bijvoorbeeld de inbedding van digitale afspraken in het werkproces. Een beetje informatiechaos namen we in deze situatie op de koop toe.

Om deze nieuwe manier van werken goed te implementeren, is het belangrijk om ook in het nieuwe, digitale teamwerk weer op orde en in control te komen. Dit betekent:

  • werken in goed met elkaar bedachte informatiestructuren,
  • digitaal kunnen delen maar ook archiveren,
  • voldoen aan wet- en regelgeving
  • digitaal afspraken rechtsgeldig kunnen maken en ondertekenen.

Het is duidelijk dat de tijd van één systeem hiervoor achter ons ligt. We moeten nu een hele digitale werkinfrastructuur voor digitaal werken goed inrichten. Want samenwerken in de lijn, in processen, in teams, in projecten en met derden heeft een bredere scope.

Voorbereid zijn op krimp en versnellen om flexibel te kunnen opereren

Een belangrijke leerervaring uit de crisis is dat organisaties moeten kunnen krimpen en ook weer moeten kunnen versnellen in digitale faciliteiten. En dat voor een mix van vaste en tijdelijke medewerkers, vaste partners waar werk aan uitbesteed is en deskundigen in een veelal flexibele schil. Om de faciliteiten en daarmee de operationele kosten snel te kunnen af- en weer opschalen moeten de IT-diensten ook voldoende krimp en rek kunnen leveren.

Als we ons zouden kunnen voorbereiden op een volgende crisis, kunnen nieuwe inrichtingsprincipes op IT-gebied om blijvend flexibel te zijn wel eens tot andere keuzes leiden dan de huidige vaste IT-omgeving. De volgende principes worden dan bijzonder relevant: van eigendom van spullen naar leveren van diensten, van on-premise naar cloud en van uitgebreide suites naar eenvoudige doelgerichte software.

Het mooie van het werken in de nadagen van de coronacrisis is dat er een nieuw normaal is ontstaan met een zeer aantrekkelijk perspectief voor het vormgeven en ondersteunen van werk in organisaties. Het biedt perspectief om door te pakken, nieuwe verworvenheden te vast te leggen en voorbereid te zijn op de volgende turbulentie. En niet in de laatste plaats voor de medewerkers. Nu is de tijd om een nieuwe situatie vorm te geven met een nieuwe balans in het werk waarbij afgewogen keuzes gemaakt worden voor reizen en aanwezigheid op kantoor met prettig en goed geregeld digitaal werken.

Never waste a good crisis!