De eerste anderhalve week van sociale onthouding zit er op. Thuiswerken was, naast het nieuws over Corona, het gesprek van de dag. Iedereen mag er aan geloven. Tenminste, als jouw werk dat toelaat. Dat mensen nu geforceerd thuis moeten werken zorgt voor steile leercurves in digitaler werken. Maar na het aanvankelijke enthousiasme over hoe goed mensen thuis de draad in hun werk weer op wisten te pakken, blijk dat er nog heel wat te halen valt op digitale vaardigheid en vooral hoe anders dat volledig digitaal werken eigenlijk is.

Vorige week gaf YNNO collega Anne Zandberg al een aantal tips. Binnen YNNO zoeken we elkaar ook digitaal op, daar schreef collega Frederik van Steenbergen afgelopen vrijdag een trots bericht over. Nu, een week verder, gaan we dieper in op de meest herkenbare situaties met betrekking tot digitaal werken.

Doe het veilig

We moeten snel iets versturen of een meeting plannen en de middelen van de organisatie voorzien hier niet in. We weten dat veiligheid belangrijk is, maar…Herkenbaar?

Onze tips:

Als je tools gaat gebruiken die niet standaard worden aangeboden vanuit jouw organisatie of die misschien zelf gratis zijn (denk aan Google Hangouts, Whatsapp, Dropbox, Skype Consumer, Zoom of Facebook), bedenk dan goed dat er geen business model is voor gratis software. Je betaalt alsnog met de informatie die je verwerkt via de software of met de data die wordt verzameld over de gebruiker. Regelmatig vermelden de gebruikersvoorwaarden dat de softwareleverancier eigendom wordt van het intellectueel eigendom. Check goed waar je mee bezig bent of vraag een fanatieke collega om dat te doen.

Afgelopen week werd er massaal buiten Citrix omgevingen gewerkt en op eigen, onbeheerde privé laptops. We zagen ook de ludieke foto’s op social media voorbij komen van hoe goed het lukte om met de collega’s online te vergaderen. Zulke foto’s kunnen onbedoeld tot vervelende situaties leiden. Wist je dat als de volledige URL in beeld is van de vergadersessie, dit mensen van buiten de organisatie toegang kan geven tot de volledige aantekeningen van de meeting? En heb je er over nagedacht om toestemming te vragen aan je collega’s? Zij zijn immer in beeld op jouw ludieke foto, en de AVG vereist toestemming hiervoor! Denk goed na bij wat je doet en onderzoek de mogelijke gevolgen.

Wanneer ben je bereikbaar?

Je probeert een thuiswerkende collega te bereiken. Die neemt de telefoon niet op en heeft ook niet op je bericht van eerder deze morgen gereageerd. Normaal is hij daar altijd heel snel in. Zeker de was aan het draaien….Herkenbaar?

Onze tip:

Als organisaties meer tijd- en plaatsonafhankelijk willen gaan werken, hameren wij op het belang van een inzichtelijke agenda. Als jouw collega’s in jouw agenda kunnen zien óf je werkzaam bent, waar je bent en hoe je bereikbaar bent, komt dat de samenwerking ten goede. Kunnen je collega’s dat nu allemaal zien? Zo niet, besteed daar anders juist nu eens tijd aan. Vergeet niet om de tijden te markeren waarop je geen afspraken kunt hebben of wanneer je een blok geconcentreerd wil werken. Op de andere tijden ben je bereikbaar zoals collega’s van je gewend zijn. Zo zorg je dat een thuiswerkdag niet in het grijze gebied terecht komt tussen aanwezig en afwezig zijn. En je voorkomt bereikbaarheidsstress (‘men denkt vast dat ik de kantjes er van af loop als ik niet meteen reageer’).

Niet mailen, maar delen

De welbekende mail ‘met bijlage’, wie kent hem niet? Binnen de kortste keren zijn er talloze versies van je document in omloop. Niemand weet honderd procent zeker of hij in de meest actuele versie werkt….Herkenbaar?

Onze tip: Wanneer er een plek is waar je documenten kunt opslaan en iedereen er vanuit huis bij kan: gebruik deze dan. Sla documenten op de afgesproken plek op. En als je er samen in werkt of feedback vraagt, deel de link. Het gevaar van een aangepast document per mail versturen, is dat er meerdere versies in de omloop zijn. Die tijd zijn we voorbij. Iedereen werkt in hetzelfde document, met Wijzigingen bijhouden en waar nodig opmerkingen met jouw gedachten. Zo is er altijd maar één bronbestand en blijft de documenteigenaar de controle houden.

(Video) call gepland? Maak duidelijke afspraken

De (video)call bingokaarten vliegen de afgelopen dagen over het net. Welke veel voorkomende problemen kan jij op basis van de afgelopen dagen al afstrepen? En al dat bellen is los daarvan al erg vermoeiend…. Herkenbaar?

Onze tip:

Wees niet bang om serieus over te komen en expliciteer aan het begin van de call heldere regels. Zeker bij meer dan drie deelnemers kunnen de volgende regels eigenlijk niet ontbreken.

  1. Zet jezelf op mute, behalve wanneer je spreekt.
  2. Spreek af dat je op gezette tijden een vragenmoment inlast.
  3. Heb het alleen over het proces, wanneer er actie nodig is. Tijd verspillen aan de mededeling ‘Oh, jouw beeld staat nu even stil. Oh, nee daar ben je weer’ is bijvoorbeeld zelden nuttig.
  4. Heb één moderator, die mensen aan het woord laat, procesinterventies doet, et cetera. Deze persoon kan ook af en toe een nodige pauze inlassen.

Sommige andere afspraken maak je niet telkens weer expliciet, maar behoren meer tot de etiquette. Test bij belangrijke calls bijvoorbeeld altijd vooraf of alles werkt. Meld jezelf altijd aan wanneer je (later) in de call komt en af wanneer je vertrekt. Blijf niet proberen wanneer er iets niet werkt, zoals het delen van je scherm. Ga verder naar het volgende en kijk later of je er op terug kunt komen of achteraf iets kunt delen. En, in tijden zoals deze, gebruik zo min mogelijk de video om overbelasting van de netwerken tegen te gaan.

Tot slot: Onthoud waarom je elkaar opzoekt

Je hebt misschien gemerkt dat het volledig digitaal werken tamelijk ongewoon is voor veel van ons. Virtueel vergaderen is best inspannend en vermoeidheid ligt op de loer. En toch hebben we er behoefte aan om connectie met elkaar te maken. Ondersteunende middelen zoals Slack en Microsoft Teams maken het heel laagdrempelig om in contact te blijven (trouwens, let goed op, want veel van deze organisaties bieden nu tijdelijk hun diensten gratis aan). Een leuk nieuwsbericht, een grappig feitje, een hulpvraag of een update. Je kunt het er allemaal kwijt.

Gebruik de online ontmoetingen om connectie te maken met elkaar, afstemming te zoeken, samen te puzzelen op een vraagstuk en creatief te denken. Probeer het rapporteren van zaken die je ook al in lijstjes, documenten, dashboards of notities hebt gezet te vermijden. Veel mensen kúnnen een werkdag best zelfstandig doorkomen. Elkaar opzoeken gaat duidelijk om het sociale aspect. Gun elkaar de tijd voor wat sociale praat en – om onze premier te quoten – let een beetje op elkaar.

Kom je er nu thuis achter dat je geremd wordt door het moeten printen van documenten, het fysiek moeten ophalen van handtekeningen, het gemis van postvakjes, etc.? Wellicht kunnen YNNO adviseurs je helpen bij het digitaliseren van werkprocessen of neem contact op met Linda Mostert!