De ambitie: een ICT-infrastructuur die bedrijfsvoering, kennis delen en samenwerken verbetert.

APPM, een management- en adviesbureau voor opgaven rondom mobiliteit, gebiedsontwikkeling, water, energie en infrastructuur, is gegroeid de afgelopen jaren. Maar de digitale werkomgeving groeide niet evenredig mee. Met als gevolg dat medewerkers steeds meer hun eigen weg kozen, gebruikmakend van verschillende systemen en tools. “ICT moest ons juist helpen in onze bedrijfsvoering, kennis delen en samenwerken, maar dat liep steeds minder soepel”, vertelt Jon Bellis, management consultant bij APPM. “Doordat systemen verouderd waren en iedereen zijn eigen werkwijze had, maakten we niet ten volle gebruik van wat een goede ICT-infrastructuur eigenlijk kan bieden.” Een digitale verbeterslag was nodig. En dus zocht APPM een bureau dat paste bij hun cultuur en dat begreep wat ‘eigenwijze adviseurs’ nodig hebben. Adviseurs die zich geen keurslijf laten aanmeten en die vooral met hun projecten en klanten bezig willen zijn. Met andere woorden: de hele operatie moest snel aanslaan en veel flexibiliteit bieden.

“Doordat systemen verouderd waren en iedereen zijn eigen werkwijze had, maakten we niet ten volle gebruik van wat een goede ICT-infrastructuur eigenlijk kan bieden.”

Rol YNNO: externe adviseur én deel van het team bij analyse, oplossingen en uitrol

YNNO kwam in de persoon van Maarten Bahlman aan boord om de bestaande situatie onder de loep te nemen en een antwoord te geven op de volgende vraag. Hoe kan ICT optimaal bijdragen aan de bedrijfsvoering van APPM op zo’n manier dat de cyberveiligheid gewaarborgd is én medewerkers er weer blij van worden? Een samenwerking die goed uitpakte. “Maarten was de externe adviseur maar tegelijkertijd één van ons”, vertelt Jon over de samenwerking. “De kritische buitenstaander die op het juiste moment de goede vragen stelt omdat hij begrijpt wat onze adviseurs nodig hebben.” Zonder YNNO zou APPM niet in staat zijn geweest om de juiste invulling voor onze behoeften te formuleren, volgens hem. Deze invulling is gebaseerd op leidende principes op de gebieden: kennisdelen, softwaregebruik, veiligheid, ICT-regie, kennisniveau van adviseurs, keuzevrijheid in apparatuur, duurzaamheid en een optimale communicatie-omgeving. De systeemkeuze viel uiteindelijk op Microsoft met daarbij een planning en een overzicht van de kosten.

Na de grondige analyse bleef YNNO aan boord om de overstap te maken naar de praktijk. Mailboxen gingen naar de Cloud, Office 365 werd ontworpen en ingericht, de beveiliging en het veiligheidsbewustzijn werden naar een hoger niveau getild en een nieuwe IT-dienstverlener werd geselecteerd. Klinkt eenvoudig maar er ging een intensieve voorbereiding aan vooraf: welke rechten leg je waar, welke rollen definiëren we, hoe lopen onze processen en is dat logisch. “Dat raakt ons in onze essentie”, zegt Jon. “APPM vormt zich continu naar de ontwikkelingen in de markt maar met het ontwerpen van een digitale samenwerkomgeving, moet je in structuren denken. Dat zit niet in onze natuur. De user adoption en dan vooral de balans tussen vrijheid en gestructureerd werken, was dan ook de grootste uitdaging.” Het lukte. “We konden direct in de praktijk toetsen of het werkte”, vertelt Maarten. “Samen. Door met elkaar in gesprek te gaan, door learning on the job en door de nieuwe werkwijze gedoseerd in te voeren. Zodat medewerkers niet zouden verdwalen in een jungle van systemen en knoppen en ook twijfelaars de tijd kregen zich aan te sluiten.” Jon voegt hieraan toe: “De tijd die we in de gedegen voorbereiding hebben gestoken, betaalde zich dubbel en dwars terug tijdens en na de ingebruikname van Office 365. Iedereen ging er mee aan de slag alsof het nooit anders was geweest. Het voelt als een logische omgeving die past bij APPM en hoe wij werken.”

“Maarten was de externe adviseur maar tegelijkertijd één van ons”

Resultaat: digitaal samenwerken alsof het nooit anders is geweest

De ultieme test voor de user adoption kwam volgens Jon begin maart. “We werken al sinds jaar en dag flexibel bij de klant, thuis of op kantoor, maar we hadden uiteraard niet voorzien dat vanaf dat moment iederéén thuis zat te werken. Ook onze klanten. Gelukkig hadden wij eind 2019 alles klaar en konden wij onze projecten gewoon blijven uitvoeren. We werkten digitaal samen alsof we nooit anders deden en hebben ook projectomgevingen van klanten naar ons toe gehaald omdat wij al zover waren. Corona deed ons eens te meer beseffen hoe onmisbaar een goede, digitale werkomgeving is.”

De tijd die we in de gedegen voorbereiding hebben gestoken, betaalde zich dubbel en dwars terug tijdens en na de ingebruikname van Office 365. Iedereen ging er mee aan de slag alsof het nooit anders was geweest. Het voelt als een logische omgeving die past bij APPM en hoe wij werken.”