Ambitie: activiteitgericht werken en een moderne werkomgeving in een monumentaal pand
Al voor corona werd onderzocht hoe op een andere en betere manier gebruik kon worden gemaakt van het Berchmanianum, het Radboud Services-gebouw. Vandaag de dag zijn hier ondersteunende functies van de universiteit gehuisvest, zoals beleidsmedewerkers op het gebied van HR en onderwijs, de studentenbalie, studentenpsychologen, de afdeling Marketingcommunicatie en het College van Bestuur. Het gebouw dateert uit 1929 en was oorspronkelijk een studiehuis voor de kloosterorde van de jezuïeten. Later werd het een bejaarden- en verzorgingstehuis voor gelovigen, en sinds 2017 doet het dienst als het Radboud Services-gebouw mét prachtige kapel waar tegenwoordig diploma-uitreikingen worden gehouden. Een mooi, bijzonder en sfeervol gebouw, dat echter door de monumentale status en oorspronkelijke functie ook de nodige beperkingen had. Daar kwam bij dat corona de wereld van werk ook volledig op z’n kop zette. Voorheen was het traditionele beleid dat er op de campus gewerkt werd waarbij iedereen een vaste plek had; na corona werd er gezocht naar een combinatie van hybride werken met behoud van de voordelen van thuiswerken en het werk op de campus.
Het project InWork richtte zich op het creëren van een nieuwe werkomgeving waarin verschillende gebruikers prettig en activiteitgericht werken. De focus lag op het faciliteren van de samenwerkingen en de ‘kruisbestuiving’ tussen de verschillende afdelingen, teams en disciplines. Een project en ontwerp met een sterk duurzaamheidscomponent waarbij de ruimtes gedeeld en goed benut zouden worden.
Rol YNNO: projectleiding voor de veranderkundige kant van het project InWork
Van een vaste werkplek waarbij je altijd weet wie er naast je zit naar een nieuwe werkomgeving met flexibele plekken en meer keuzevrijheid wat betreft ruimtes en faciliteiten; dat is een flinke verandering. Een verandering die vraagt om aandacht en zorgvuldige begeleiding. YNNO’s Linda was de projectleider voor dit verandertraject. Een zeer belangrijk aspect was het informeren van leidinggevenden en teams en hen begeleiden in de voorbereiding naar een nieuwe manier van werken. “Ik stapte op een rijdende trein, er was al veel gedaan. Alle fysieke aanpassingen waren grotendeels in het voorlopig ontwerp al uitgewerkt. Er lag zelfs al een aanzet voor de veranderkundige kant, waarbij ik uiteindelijk mocht besluiten wat we zouden toepassen en op welk moment, inspelend en rekening houdend met de behoeften en wensen van de gebruikers”, vertelt Linda. Die wensen en behoeften verschilden per groep, per team, per gebruiker, en lang niet alles kon gehonoreerd worden. Verandering brengt vaak angst en onzekerheid met zich mee, net als vragen, zorgen en weerstand. Linda vervolgt: “Het was aan mij om de legitieme zorgen eruit te pikken. Waar moeten we echt wat mee? En welke zaken kunnen we ombuigen naar een positieve ervaring? Mensen moeten ook de ruimte krijgen om te experimenteren met nieuwe manieren van werken, zodat ze er uiteindelijk de voordelen van inzien. Maar dat vraagt wel tijd, aandacht en begeleiding.” Om dit proces kracht bij te zetten en te versoepelen, zijn afgevaardigden van verschillende divisies in een ambassadeursgroep ingezet en is een groep van sponsoren verzameld. Deze groepen dragen het gedachtegoed uit en helpen om de weg vrij te maken voor het programma. Het zijn mensen die affiniteit hebben met werk en die ook zicht hebben op al het werk dat binnen de divisie wordt gedaan. Zij zorgen ervoor dat alle rollen gerepresenteerd zijn en dat dingen samen opgepakt kunnen worden. Ze beantwoorden onder meer vragen, verzorgen rondleidingen en kunnen langere tijd een rol spelen in het voortzetten van die aandacht in en voor de zachte kant, ook als het project al is afgerond.
“Als opdrachtgever merk ik dat het mij enorm ontzorgt dat Linda de gesprekken voert met de verschillende partijen en mensen begeleiding kan bieden. Er is aandacht, ruimte en een luisterend oor voor alle ervaringen en emoties die gepaard gaan met de veranderingen. Dat helpt echt, het geeft veel meer rust in de organisatie.”
– Yvonne van Berlo, hoofd Bedrijfsbureau
Resultaat: openheid, meer beweging en interactie in het gebouw
Hoewel de herinrichting van Radboud Services per 1 jan volledig doorgevoerd zal zijn, zijn de eerste reacties positief. Yvonne van Berlo, hoofd Bedrijfsbureau vertelt: “Het is een mooie werkomgeving, moderner ook. Het is gevoelsmatig meer open, deels ook letterlijk omdat er ramen in deuren zijn gezet. Vergaderruimtes zijn door het pand verspreid, waardoor er meer beweging in het gebouw is ontstaan en je collega’s van andere eenheden makkelijker en sneller tegenkomt. Het een en ander wordt nog aangekleed, maar mensen zijn vooral verrast over de nieuwe elementen zoals het ontmoetingscafé, dat vanaf dag 1 al werkte. Het is het hart van het gebouw waar je elkaar kunt treffen. Die ruimte is direct omarmd, maar ook de videobelcellen, de werkruimtes met concentratiefunctie, de overlegruimtes die goed ingericht zijn voor het hybride werken en de ruimtes waar banken staan, waar je op een andere manier kunt werken. Bovendien heeft iedere verdieping nu een huiskamer, een multifunctionele ruimte waar je kunt lunchen, werken en even overleggen of bijpraten. Dat soort nieuwe elementen voegen veel toe.” Het pand wordt nu flexibeler gebruikt met verschillende typen werkruimtes. Zo is er meer keuzevrijheid om in een bepaald deel van het pand te gaan zitten waar mensen zich prettig voelen en willen werken. Iedereen moet een nieuwe, eigen routine hierin vinden. We nodigen collega’s uit te kijken naar welk werk te doen is, wat daarvoor nodig is, welke opties er zijn en hoe deze in te zetten, passend bij het werk en de persoon. Volgens Yvonne begint de grootste uitdaging straks pas: “We hebben nu al deelopleveringen gedaan, maar na de grote verbouwing kunnen we pas echt goed de dynamiek ervaren. Dan gaan we leren werken in de nieuwe omgeving, het zich eigen maken en mogelijkheden ontdekken. We zullen straks ook nog een kwartaal lang monitoren en aandacht besteden aan het juist in gebruik nemen van de ruimtes, het optimaliseren ervan en de ondersteuning voor de gebruikers. Linda vult aan: “We zullen nog meer ingaan op hun manier van werken en dieper ingaan op gemaakte afspraken. Daar zal iedereen baat bij hebben.”
“Wat ook heel fijn is geweest, is het samen opstellen van samenwerkingsafspraken. Hoe werken we samen in het gebouw, wat zijn de spelregels, wat betekent deze nieuwe manier van werken? YNNO heeft daar echt een heel belangrijke rol in gespeeld.”
– Yvonne van Berlo, hoofd Bedrijfsbureau
