De ambitie: twee verandertrajecten tegelijk voor 2600 medewerkers laten slagen

Betere samenwerking, een creatieve manier van werken, focus op de klant en optimalisering van de dienstverlening. Dat was het herhuisvestingsdoel van Aon. Daarnaast nam het bedrijf UMG over en startte een integratieprogramma. De overname is sinds de zomer van dit jaar een feit. Het herhuisvestingsproject is vorig jaar herfst gestart en wordt eind dit jaar opgeleverd. Ongekend snel. Zeker als je bedenkt dat het hoofdkantoor in Rotterdam 1000 medewerkers telt die allemaal de slag moesten maken naar het nieuwe werken.

Van oudsher een verzekeringsmakelaar in de maritieme wereld is Aon nu een speler van wereldformaat op het gebied van risico- en verzekeringsadvies. “Van vrij specialistisch naar veel meer disciplines en een bredere klantenkring”, zegt Linda Mostert, adviseur gedrag & verandering bij YNNO. “Als je bedrijfsscope verbreedt, heb je elkaar steeds meer nodig. Kennis delen wordt belangrijker en daarmee samenwerken. Daar hoort een open en transparante werkomgeving bij waarin je elkaar ziet, weet wat je buurman doet, en met de juiste voorzieningen elkaar op afstand makkelijk benadert.” Daarom is er ook meer ruimte voor afspraken met klanten op de werkvloer, in de unite zone te midden van andere activiteiten zoals vergaderen, ontmoeten of ontspannen. Een zone die in alles Aon uitstraalt, met onder andere Aon-kleuren en -afbeeldingen in het interieur.

“Bij meer interdisciplinair samenwerken, hoort een open en transparante werkomgeving waarin je elkaar ziet.”
Linda Mostert, adviseur gedrag & verandering bij YNNO

 

De rol van YNNO: als één team met de klant alle aandacht voor change management

Dé grote uitdaging in het herhuisvestingsproject was change management. Want twee megaveranderingen tegelijkertijd in een organisatie, dat vraagt behoorlijk wat van medewerkers. “Op advies van YNNO hebben we veel meer tijd ingeruimd voor het begeleiden van medewerkers”, vertelt Marianne Salomons, facility management director en verantwoordelijk voor huisvesting en integratie. “Zelf hadden we niet voorzien dat dat nodig was, in ieder geval niet op tijd. Terwijl uit de sessies met medewerkers zó veel waardevolle input kwam. Zeker omdat YNNO in kaart brengt hoe ‘klaar’ een afdeling is voor verandering met de Readiness Check. Medewerkers waren positief verrast dat ze meer klaar waren dan ze zich zelf realiseerden.” Eigenlijk was er maar weinig voor nodig om ze in beweging te krijgen maar je moet het wel doén, volgens Marianne, want vanzelf gaat het niet. En met succes dus. Medewerkers zijn niet alleen veel bewuster in het project gestapt, ze draaiden ook nog eens actief mee in het hele programma. Met een werkgroep die tot aan de oplevering meewerkt aan gedragsregels, papierloos werken en de Move-In-Day, de eerste dag op kantoor volgens de nieuwe manier van werken. Ook over de samenwerking met YNNO is Marianne te spreken: “We konden veel aan YNNO overlaten. We zagen hen echt als een verlengstuk van onze organisatie, een deel van ons team. Veel meer dan alleen een externe consultant.”

“YNNO was echt als een verlengstuk van onze organisatie. Veel meer dan alleen een externe consultant.”
Marianne Salomons, facility management director Aon

 

Het resultaat: het werkt! Exact hetzelfde herhuisvestingsproject ook voor vestiging in Amsterdam

Echt trots is Marianne op de probleemloze en vlekkeloze implementatie van de hele nieuwe manier van werken. Maar vooral, benadrukt ze, op het feit dat het echt beklijft. “Je ziet gewoon dat het werkt. Met iets heel eenvoudigs als niet eten achter je bureau, waar we veel discussie over gehad hebben. Mensen zoeken nu echt de unite zone op, de ruimte die we speciaal in het leven hebben geroepen voor allerlei doeleinden, van vergaderen tot eten en ontspannen. Centraal staat elkaar ontmoeten en face-to-face het gesprek aangaan, hetzij voor werk, hetzij om even te socializen. Ja, ik ben enorm trots op het eindresultaat.” Keihard wordt er volgens haar gewerkt door iedereen om de twee grote veranderingen tot een goed einde te brengen. Aon is zó positief over het resultaat dat exact hetzelfde herhuisvestingsproject nu ook op het kantoor in Amsterdam wordt toegepast.

fotografie, Rob ter Beke fotografie