Agile werken

  • agile werken gratis visiedocument

De Nieuwe Manier van Agile Werken?

Regelmatig krijgen wij vragen of wij als ‘hét bureau voor nieuwe manieren van werken’ iets kunnen betekenen in de verandering van organisaties naar Agile werken en de realisatie van een omgeving die daarbij past. Dit varieert van optimalisatie van werkprocessen door middel van business process management tot het realiseren van gezonde werkomgevingen. Zo ook krijgen wij steeds meer vragen over het thema Agile werken en de realisatie van een omgeving die daarbij past.

Agile werken is een projectmatige manier van werken waarbij gewerkt wordt in sprints om, vaak in multidisciplinaire teams, doelen te behalen en zo een bijdrage te leveren aan het grote geheel. Het opknippen van het proces in meerdere subdoelstellingen geeft de mogelijkheid om in kortcyclische stappen doelstellingen te behalen. Belangrijke vragen die wij vaak horen, gekoppeld aan deze ontwikkeling, zijn of een Agile team kan werken in een activiteit gerelateerde werkomgeving? Of dit alleen werkt voor de ICT-afdeling? Welke omgeving hierbij past? En hoe kan deze omgeving inricht moet worden zodat deze niet alleen past bij onze manier van werken zoals dit er vandaag de dag uitziet, maar zodat deze ook passend is bij de manier van werken in de toekomt?

wat is agile werken?

Visiedocument Agile werken

Om deze vragen voor te beantwoorden hebben wij gewerkt aan het visiedocument ‘De Nieuwe Manier van Agile Werken?’. In dit visiedocument zoomen wij in op het belang van de verhouding tussen de fysieke, digitale en mentale werkomgeving om tot een goed uitgebalanceerde omgeving te komen. Wij geven inzicht in onze integrale visie op een toekomstgerichte manier van werken waarbij uw nieuwe manier van werken en Agile werken hand in hand kunnen gaan om uw organisatie nog succesvoller te maken. Nu, maar ook in de toekomst!

Agile werken en de activiteit gerelateerde werkomgeving

Agile werken ontstaat vaak in een omgeving die deze manier van werken niet optimaal ondersteunt. Het laten aansluiten van de ruimte bij de werkprocessen, manier van werken en de volwassenheid van de organisatie, afdeling en teams is essentieel om het best mogelijke resultaat te bereiken en als organisatie wendbaar te zijn naar de toekomst. De (gedeeltelijke) overgang van organisaties naar Agile werken ontstaat vaak in omgevingen waar tevens een activiteit gerelateerde werkomgeving wordt gerealiseerd, of waar deze al activiteit gerelateerd is ingericht.

Onze studie laat ons zien dat nieuwe manieren van werken en Agile werken elkaar vanuit de basisgedachte lijken te bijten, maar elkaar juist zouden kunnen versterken. Kenmerken van een volwassen manier van activiteit gerelateerd werken zijn het flexibel kunnen werken binnen kaders en het nemen van eigen verantwoordelijkheid, samenwerken, kennisdelen, sturing op resultaat en vertrouwen; dit om het team en organisatieresultaat te bereiken. Leggen we deze zaken naast de belangrijkste pijlers van een succesvol Agile team, zien we hier voor een groot deel overlap; flexibiliteit, taakvolwassenheid, eigen verantwoordelijkheid, samenwerken, kennisdelen, sturing op resultaat en vertrouwen.

Echter denkt men bij de realisatie van een Agile omgeving direct aan oplossingen zonder stil te staan bij de volwassenheid van de manier van werken en de omgeving waarin dit gebeurt. Men denkt vaak direct in termen als whiteboards, meer samenwerken en vaste werkplekken waardoor er continu snel geschakeld kan worden. Daarmee gaat een van de voordelen van het vaak eerder of tegelijk geïmplementeerde activiteit gerelateerde werkplekconcept verloren. Van teamleden wordt verwacht dat zij op kantoor aanwezig zijn en een eigen, ‘vaste’ werkplek hebben. De geïmplementeerde activiteit gerelateerde werkomgeving past niet meer en de flexibiliteit van het werkconcept gaat verloren.

‘[MD1] De sprint’ wordt bij voorkeur uitgevoerd binnen een projectruimte waarin alle activiteiten worden uitgevoerd die benodigd zijn om het beoogde resultaat te behalen. Het ruimtegebruik lijkt sterk op een traditionele manier van werken of een slecht uitgevoerde versie van ‘Het Nieuwe Werken’, waar kantoortuinen worden gerealiseerd om een diversiteit van taken uit te voeren. Typische bezwaren die dan ook overlappen bij de realisatie van deze specifieke Agile ruimten waar alle taken in uitgevoerd worden zijn dat deze functioneel alleen zijn ingericht om samen te werken zonder mogelijkheden om te concentreren en af te zonderen. De afstemming wordt daarmee meer ad-hoc waardoor het strak inplannen van samenwerken en ontmoeten minder gestructureerd verloopt en activiteiten continu onderbroken worden. Er ontstaat een wens voor een ’activiteit gerelateerde werkomgeving’ om de diversiteit aan taken goed uit te voeren zoals concentreren, bellen, ontspannen en overleggen.

De ontwikkeling naar een passende Agile omgeving

De ontwikkeling naar een Agile omgeving waarin het beste van beide werelden wordt gecombineerd biedt daarmee potentie. Het ontwikkelen van een activiteit gerelateerde omgeving waarin Agile werken wordt ondersteund kan op verschillende niveaus en in verschillende stappen. Het meest optimale is de volledige aanpassing van het concept waarbij deze, door de toepassing van het principe ‘flexibiliteit door standaardisatie’, geschikt is voor beide manieren van werken. In bestaande omgevingen is dit echter niet altijd mogelijk. Zo dient er een fysieke werkomgeving te zijn waarin de groei van start tot een volwassen Agile werken manier mogelijk is. Er dient ICT-ondersteuning te zijn die de organisatie in staat stelt om op een volwassen manier te werken. Daarnaast maakt de organisatie maximaal gebruik van de geboden werkomgeving, zijn er afspraken gemaakt over de manier van Agile werken en is (team-)taakvolwassenheid zo ingericht dat men weet wat er van eenieder verwacht wordt. Binnen elk aandachtsgebied dient te worden voldaan aan een reeks kenmerken om op een volwassen wijze Agile werken te kunnen toepassen.

de 5 fases van agile werken

Volwassenheidsfasen Agile werken

De groei naar een volwassen Agile manier van werken kan echter ook door gefaseerd te investeren aan de hand van de pijlers huisvesting & werkplek, digitaal werken en gedrag & verandering. Een integrale groei van deze pijlers naar een volgende fase van volwassenheid maakt het mogelijk voor organisaties om een optimale fit te bereiken van het werkconcept met de Agile manier van werken. Wanneer een organisatie niet in staat is om integraal te groeien zal een van de pijlers remmend werken om de volgende fase van volwassenheid te bereiken. Wanneer er bijvoorbeeld alleen geïnvesteerd wordt in huisvesting, maar niet in de benodigde ICT en het begeleiden van de medewerkers zal het Agile werken in zijn geheel niet meer volwassen worden. Er kunnen in totaal vijf volwassenheidsfasen doorlopen worden naar een volwassen Agile manier van werken.

Fase 1: de initiatiefase

Het kenmerk van de eerste fase (initiatiefase) is dat Agile werken op kleine schaal en ad-hoc plaatsvindt. Dit in de huidige werkomgeving en met bestaande ICT-middelen. Een kleine groep mensen is aan de hand van brownpapers en post-Its aan het experimenteren. Men kan laagdrempelig ervaren of Agile werken effectiever blijkt te zijn dan de oude manieren van werken. Het delen van bereikte resultaten op dagelijkse basis verhoogd de productie en gevoel van eigenwaarde. Dit is zichtbaar in de werkomgeving; activiteiten en doelstellingen zijn op de locatie zichtbaar en blijven hangen in de werkomgeving terwijl medewerkers een groot deel van de tijd aanwezig zijn op kantoor om in teamverband te werken.

Fase 2: herhalen

De overgang naar de tweede fase (herhalen) is te herkennen aan het verspreiden van de manier van Agile werken als een olievlek in de organisatie waardoor er herkenbaarheid en erkenning van de manier van werken ontstaat. Er is een uitbreiding van Agile uitingen over de werkvloer en er is een toename van gerichte fysieke ondersteuning zoals het definiëren van plekken waar brownpapers gepositioneerd kunnen worden en de aanschaf van mobiele whiteboards. Belangrijk is dat de teamtaakvolwassenheid de productiviteit van het team vergroot; er wordt verwacht dat men een rol inneemt die past bij zijn of haar expertise en vaardigheden en er vindt minder directieve sturing plaats. De behoefte om plaatsonafhankelijk te werken groeit, maar wordt niet voldoende ingevuld, omdat fysieke aanwezigheid vereist is bij stand-ups. Inbellen wordt geprobeerd, maar is vaak een bron van irritatie in het team vanwege de ineffectiviteit. Dit heeft veelal te maken met een mismatch in het aanbod van de fysieke omgeving en het gebrek aan de juiste digitale middelen om de activiteiten op deze wijze uit te voeren.

Fase 3: definiëren

Fase 3 (definiëren) kenmerkt zich vooral door het definiëren van werkafspraken en optimaliseren van het gebruik van de omgeving en de daarin beschikbaar gestelde middelen. Agile werken begint in deze fase echt onderdeel te worden van de organisatie. We zien dat de fysieke omgeving wordt ingericht zodat deze activiteit gerelateerd is en met losse elementen de Agile manier van werken ondersteunt. Er zijn tijdelijke wanden, kasten en afscherming van stand-up plekken om de geluidsoverlast te beperken. De druk op de werkomgeving blijft bestaan door de hoge mate van aanwezigheid en afhankelijkheid van fysieke voorzieningen. Op ICT-gebied is het herkenbaar dat het efficiënter en locatie onafhankelijk samenwerken enigszins wordt ondersteund door het aanbod specifieke tools samenwerktools, digitale scrumboards en de aanwezigheid van skype. Er is daarnaast ook een toename in het aantal mobiele devices in de werkomgeving zoals laptops en tablets. Door deze ontwikkeling neemt de flexibiliteit toe. Men weet elkaar goed te vinden en vertrouwt ook op elkaar door de ongeschreven normen en regels die zijn ontstaan in het groepsvormingsproces. Nu deze processen en normen herkenbaar en helder zijn voor elkaar ontstaan er steeds meer mogelijkheden om op afstand van elkaar te werken; fysiek overleggen is echter nog de norm.

agile manier van werken en de ict omgeving

Fase 4: beheersen

Bij het aanbreken van de vierde fase (beheersen) is Agile werken echt een volwassen manier van werken binnen een organisatie; het is de nieuwe norm. Dit betekent overigens niet dat alle teams en afdelingen Agile werken; wel dat de omgeving optimaal flexibel moet zijn om groei en krimp in deze manier van werken op te vangen. Om in een omgeving als deze te werken is het belangrijk dat de medewerkers in staat zijn en in staat gesteld worden om zelfstandig te werken, snel op veranderingen te kunnen reageren en dat de aanwezigheid van de benodigde managementinformatie is gestandaardiseerd. De werkomgeving is zo ingericht dat er maximale flexibiliteit en uitwisselbaarheid is tussen Agile teams onderling en teams die niet Agile werken. De werkomgeving is ingericht op activiteit gerelateerd werken en biedt maximale flexibiliteit door standaardisatie. Tijdens het rondlopen in de omgeving zijn de activiteiten en doelstellingen met name digitaal zichtbaar en worden deze in de werkomgeving getoond op schermen op het moment dat het team daar aan het werk is. Op gebied van de digitale manier van werken is de Agile manier van (samen)werken optimaal ondersteund. Devices maken plaatsonafhankelijk (samen)werken mogelijk. Er is digitale samenwerkomgeving, agile specifieke software, skype wordt ondersteund  en men weet op welk moment en hoe ze deze tools moeten inzetten.

Fase 5: Agile werken optimaliseren

Een laatste fase van volwassenheid is het optimaliseren. Agile werken wordt in deze fase doorgezet op basis van de normen die in de eerdere fasen zijn ontwikkeld en gesteld. De aanpasbaarheid van de organisatie en de manier van werken zouden centraal moeten staan in de ontwikkeling van het werkconcept om letterlijk Agile, aanpasbaar en toekomstgericht te kunnen zijn. In de sessies die plaatsvinden is de reflectie over de verbetering van processen een belangrijk onderdeel, maar ook van voorkeuren en teamafspraken om daarmee de performance continu te verbeteren. Doordat de normen, de manier van werken en het support in de zin van digitale en fysieke middelen passend is vormgegeven wordt ingezet op maximale wendbaarheid (ook voor teams op locaties elders) en maximale taakvolwassenheid en team-taakvolwassenheid.

Gratis visiedocument Agile werken

Interesse in het volledige artikel? Vraag deze hier aan o.v.v. “Aanvraag visiedocument Agile werken” of neem gerust contact op met een van onze adviseurs voor meer informatie en concrete informatie over een passende  invulling van de fysieke, digitale of mentale omgeving per fase.