Ambitie: kwalitatieve werkplekverbeteringen voor organisatie en medewerker
GGZ Friesland is het afgelopen jaar steeds meer flexibel gaan werken waarbij er ook deels thuisgewerkt wordt. Er kwam een focus op een andere manier van werken, maar er ontstonden ook weerstanden en lastige discussies, waardoor het niet goed lukte om concrete stappen te zetten op het gebied van huisvesting. YNNO werd gevraagd om de veranderende manier van werken door te vertalen in het bestaande huisvestingsbeleid.
Het doel? Om het beleid met betrekking tot de werkomgeving: (1) te actualiseren in relatie tot interne en externe ontwikkelingen, (2) te verbreden tot een integrale visie op de fysieke, digitale en sociale werkomgeving, (3) te concretiseren in de vorm van een programmaplan. Het nieuwe programma dat ontwikkeld is, heeft de naam ‘Ús Plak’ (Onze Plek in het Fries) gekregen. Het is enerzijds gericht op meer autonomie, eigenaarschap en flexibiliteit in de manier van werken en het gebruik van de werkomgeving. En anderzijds op het effectief inzetten van vastgoed en het verbeteren van de kwaliteit.
Rol YNNO: van beleid naar praktijk met maatwerk en co-makerschap
Adviseurs Huisvesting & Werkplek Twan Bouwhuis en Jan Gerard Hoendervanger startten met het verzamelen van informatie door het bezoeken van GGZ locaties, inlezen van bestaande documenten, interviews uitvoeren en onderzoeken van werkstijlen. Twan: “We hebben heel bewust informatie opgehaald uit alle lagen van de organisatie. Het werd al snel duidelijk dat de uitdaging zit in het ontwikkelen van een programma dat toepasbaar is voor de gehele, zeer specialistische, organisatie. Daarnaast moest het programma toepasbaar zijn voor zowel kantoor-als zorgpersoneel met vele verschillende soorten zorg.
De opgehaalde informatie heeft YNNO vervolgens teruggekoppeld aan GGZ Friesland en gezamenlijk hebben zij uitgangspunten bepaald ten aanzien van de manier van werken die past bij de organisatie. Bijvoorbeeld eigenaarschap leggen bij teams en niet het individu, het delen van ruimten en werkplekken en het betrekken van teams bij het ontwerp- en veranderproces. Tijdens de leiderschapsbijeenkomst zijn deze uitgangspunten getoetst bij andere managers binnen GGZ Friesland en is gezamenlijk de veranderstrategie bepaald.
Saskia Haringa, projectmanager Bouw: “Voor ons is YNNO een zeer kundige partij en ik vind het vooral mooi dat het geen standaard kant-en-klare aanpak is geweest, maar echt maatwerk met passende werkvormen en structuren die zijn opgetuigd. De samenwerking voelde als een co-productie. Als wij nieuwe beleidsstukken of inzichten hadden, werden die direct meegenomen in de verdere ontwikkeling. Op deze manier voedden we elkaar met nieuwe kennis waarop de plannen weer werden bijgestuurd.”
Twan: “Wat ik ook mooi vond, was de bereidheid van het middelmanagement om actief mee te denken over de veranderstrategieën en het dragen van een nieuw programma.”
Resultaat: organisatiedoelstellingen vertaald naar een uitvoerbare roadmap
Bovenstaande inzichten zijn samengevat in een visiedocument met specifieke kaders dat momenteel geldt als startpunt voor de lancering van het nieuwe programma ‘Ús Plak’. De gehanteerde aanpak kenmerkt zich door van groot naar klein te gaan: van de organisatiedoelstellingen van GGZ Friesland, de visie op de manier van werken, thema’s, uitgangspunten naar concrete oplossingen voor de werkomgeving. Tot slot is er een programmaplan opgesteld met concrete handvatten voor de implementatie door middel van verschillende (pilot) projecten en andere initiatieven.
Saskia Haringa (projectmanager Bouw) vertelt: “Er ligt nu een heel mooi document om mee in actie te komen, een roadmap die ons helpt om verdere stappen te zetten met een aantal pilots. De samenwerking tussen de expertise van YNNO en de situatie van de opdrachtgever heeft in ons geval tot een mooi eindproduct geleid. ” Bart Elderhorst (directeur Vastgoed & Servicebedrijf) vult aan: “Er zijn zeker nog een paar zaken die verder ontwikkeld moeten worden, maar het is ook een kwestie van steeds weer evalueren en bijsturen. Het is geen statisch proces en je moet daarover het gesprek blijven voeren met elkaar.”
Binnen het team van ‘Ús Plak’ zijn zowel Huisvesting als,- IT, Facilitair en Communicatie aangehaakt. De afdeling Communicatie heeft inmiddels een contentplan klaarliggen waarmee de eerste pilot in Sneek van start is gegaan. De volgende stappen? De nieuwe visie en het programma uitrollen bij een of twee locaties, de learnings en specifieke input van de medewerkers meenemen en zodoende op den duur alle locaties, voor iedereen die binnen GGZ Friesland werkt, verbeteren.
“Ik ben erg positief over het feit dat YNNO’s aanpak heel goed past bij GGZ Friesland. Het is een deskundige partij die de context van de GGZ begrijpt. Er werd zorgvuldig met afspraken omgegaan, stukken werden tijdig opgeleverd en Twan en Jan Gerard hadden altijd, voor alle partijen, de juiste toon te pakken.” – Bart Elderhorst, directeur Vastgoed & Servicebedrijf
“Dankzij de goede samenwerking is het gelukt om de visie te vertalen in een heel concreet plan voor de implementatie – precies de slag die voor GGZ Friesland (net als vele andere organisaties) in het verleden lastig is gebleken.”- Jan-Gerard Hoendervanger
