Ambitie: meer kwaliteit op minder meters en teamoverstijgende ketensamenwerking
De samenwerking tussen het GVB en YNNO gaat al terug naar 2014. Destijds begeleidden wij het management en de medewerkers van het hoofdkantoor bij de visievorming van een toekomstige manier van werken en vervolgens bij de verdere conceptontwikkeling en bij het change- en programmamanagement. Dit alles heeft geleid tot het invoeren van, zoals wij dat toen noemden, ‘een nieuwe manier van werken’. En niet geheel onverdienstelijk was de bijkomstige ruimtebesparing van 40%.
In 2021 zijn wij weer bij GVB aan tafel gekomen. Als gevolg van corona en de daaruit voortvloeiende overgang naar hybride werken, betekende dit een aanscherping van het eerder ontwikkelde werkconcept, niet alleen qua huisvesting, maar ook qua Gedrag en Verandering. Onze aanpak heeft geleid tot een werkomgeving die beter aansluit bij de ambities van GVB, waarbij wij opnieuw een forse ruimtebesparing hebben kunnen realiseren en weer een deel van het gebouw kon worden afgestoten.
Een derde project waar YNNO bij betrokken werd, betrof de tijdelijke inrichting van de Hoofdwerkplaats (HWR) in Diemen, ter overbrugging van de periode naar de volledige verbouwing van de HWR die nog moet plaatsvinden. Het team van YNNO heeft geholpen om op basis van een werkstijlanalyse een hybride werkconcept in te voeren waar activiteit-gerelateerd gewerkt en vergaderd wordt. Met een scherpere werkplekfactor en een nieuwe manier van werken is opnieuw extra ruimte ontstaan. Hierdoor kon een enorme efficiencyslag worden gemaakt. De Lijnwerkplaats-locatie (LWP) in Diemen werd volledig ontruimd en ondergebracht bij de Hoofdwerkplaats Rail. Zodoende is er meer kwaliteit gemaakt op minder meters.
Al die tijd stond het werken op een inspirerende werkplek (zowel op kantoor als thuis) centraal. Steeds bleven de in 2014 geformuleerde drijfveren actueel, vooral het creëren van verbinding tussen de medewerkers onderling en een betere ketensamenwerking. Een ketensamenwerking die niet alleen teamoverstijgend op de locaties zelf werkt, maar ook over de verschillende organisatieonderdelen heen.
Rol YNNO: integrale begeleiding bij het project ‘Hybride werken’
De kern van het succes van YNNO is het samen doen. Samen werken aan de gestelde doelen. YNNO’s Agnes licht dit toe: “Door onze integrale aanpak en de manier waarop we het proces hebben begeleid, staat er nu echt een andere organisatie. We hebben met elkaar samengewerkt aan een werkomgeving die bij het GVB en de gebruikers past, voor nu en in de toekomst. Ik kan wel zeggen dat we collega’s meer hebben samengebracht. Alle afdelingen, of een afspiegeling van een bepaalde functiegroep, zijn betrokken geweest bij het hele traject. En wat de andere locaties betreft: ook daar is een beweging ingezet waardoor men ziet dat het anders kan dan voorheen. De collega’s binnen GVB zijn bewuster aan de slag gegaan om verbinding te creëren en samenwerking te bevorderen. Wij hebben doelgericht ingezet op het versterken van het ‘wij-gevoel’.” Die integrale aanpak zit ‘m in het combineren en op elkaar afstemmen van de drie disciplines Huisvesting & Werkplek, Gedrag & Verandering en ICT. Frederik vult aan: “We hebben veel aandacht besteed aan de borging aan de voorkant en daarmee draagvlak gecreëerd voor de nieuwe manier van werken, op een dusdanige manier dat de organisatie zelfredzaam is en de tools in huis heeft om door te ontwikkelen en in gesprek te blijven.”
“Het belang van digitale vaardigheden heb ik onderschat. Het is prettig dat YNNO user adoption trajecten kan leveren”
– Peter Buisman, directeur Human Resources
Resultaat: een betere, gevarieerde werkplekmix met goede vergadervoorzieningen en ontmoetingsplekken
Het doel wat betreft het elkaar vinden en proactief opzoeken, is meer dan bereikt. De reacties van de medewerkers zijn positief. Ze geven aan ‘niet meer zo bij elkaar schoot te zitten’ als voorheen, afdelingen werken meer samen, transparantie werpt z’n vruchten af en er is waardering voor nieuw gecreëerde ruimtes. Agnes: “Ik denk dat de onderlinge samenwerking nu veel natuurlijker verloopt. Vanuit ‘ik en het team’ is er nu een ‘wij en GVB’-gevoel ontstaan. Collega’s treffen elkaar veel meer. De Dam is de plek waar gegeten, gedronken en samengewerkt wordt. Het is een heel dynamische plek, goed voor de verbinding, over de afdelingen heen. Ook bij HWR is er veel meer ingezet op ontmoetingsplekken.” Doorontwikkeling is echter een proces dat nooit stopt. Frederik: “Wij creëren een context waarin nog steeds ruimte blijft voor groei. We zien dat gedrag de moeilijkste factor is en blijft.” Peter Buisman, directeur HR van GVB, beaamt dit: “Het is voor 70% is gelukt, er is nog werk aan de winkel voor 30%.” Hetzelfde geldt voor de digitale werkplek en ook liggen er nog zeker kansen op het vlak van locatie overstijgend werken.
Waar Frederik en Agnes in ieder geval tevreden over zijn, is dat de organisatie door de begeleiding en overtuigingskracht van YNNO het comfort en vertrouwen heeft gevonden om een spannend verandertraject dat best wat schuurde, toch aan te gaan. Agnes: “Wij hebben ze stap voor stap meegenomen in het flexibele werkconcept dat volgens ons het best bij GVB past. Dat geldt enerzijds voor de feitelijke kant met alle met interventies, actieplannen, interviews, werkstijlanalyses en workshops die we hebben gedaan, maar anderzijds hebben we ze ook een dosis inspiratie en zelfvertrouwen gegeven. Er lijkt iets veranderd in de mindset en dat is iets wat de directeuren meenemen naar hun achterban. Ook het management is anders gaan denken over waar een goede werkomgeving aan moet voldoen. We hebben bovendien laten zien dat successen op een laagdrempelige manier gevierd kunnen worden met elkaar. Die hele begeleiding op de zachte kant, dat maakt uiteindelijk de succesformule voor ons.”
“We wilden een betere ketensamenwerking en dat is dik gelukt”
– Peter Buisman, directeur Human Resources