De ambitie: geruisloze overstap naar nieuw kantoor en nieuwe manieren van werken

Het oude kantoor van verzekeringsmaatschappij Aegon ligt meteen in het zicht als je het station van Leeuwarden uitloopt: groot, wit en statig. Maar het gebouw is ook gedateerd en al vele malen verbouwd. Nog een veranderslag in het pand om over te stappen naar nieuwe manieren van werken, bleek geen optie. Ook al was de organisatie al bezig met agile werken, klantfocus en digitalisering. De logge archiefkasten uit de jaren 80 hadden al het veld geruimd. Maar om een echte slag te maken naar een flexibel en digitaal werkconcept, was verhuizen het enige alternatief, en onderdak bij de overburen een mogelijkheid. De oude stek verlaten zorgde voor wat onrust onder de medewerkers, zeker bij degenen die er hun hele carrière hadden doorgebracht. Maar het personeel van Aegon krijgt verandering mee als een constante. De organisatie is voortdurend in beweging en in ontwikkeling. Het is ook dat wat Menco van der Weerd, indertijd Head of Change, zijn mensen meegeeft: blijf jezelf ontwikkelen, blijf groeien. In deze context en met deze achtergrond kon hij de lat daarom hoog leggen. “Onze ambitie was om rimpelloos de overkant te bereiken.”

“Je hebt consultants die zeggen: organiseer het maar en wij horen het wel. Bij YNNO niet. Het was echt een coproductie.”                                                                                                                                                      Auke van der Sluis, senior business partner HR Aegon

De rol van YNNO: change management van A tot Z in co-productie met klant en team in de lead

Niet dat er geen uitdagingen op het pad lagen. Het idee dat mensen geen eigen werkplek meer zouden hebben, was voor de meesten spannend. De hele organisatie werd gemobiliseerd om deel te nemen aan het change proces. Voor YNNO een droomproject, om met zo’n doortastende klant een change managementproject zoals wij dat altijd voor ogen hebben van A tot Z te mogen begeleiden. En dus gingen we aan de slag met een klankborgroep van medewerkers, sterk bevolkt door mensen van de OR. Een stuurgroep op directieniveau om besluiten goed gedragen te kunnen nemen. Een projectteam dat vooral de technische kant van het verhaal op zich nam. Plus een goed bezette veranderkundige groep. In het begeleiden van de medewerkers en het veranderen van hun mindset, lag ook een grote rol voor de afdeling HR. Over de samenwerking met YNNO is Auke van der Sluis, senior business partner HR, heel positief. “Het was echt een coproductie. Je hebt consultants die zeggen: organiseer het maar en wij horen het wel. Bij YNNO niet. Zij deden gewoon mee. En niet met oeverloos vergaderen. Nee, met aanpakken.”

Een gouden greep was de Readiness Check van YNNO die mooi in kaart bracht hoe ‘klaar’ de teams waren voor de overstap. “Die Readiness Check hadden wij nooit zelf bedacht”, zegt Menco. “Het heeft de teams geholpen om er zelf invulling aan te geven waarbij wij de lijnmanagers in stelling hebben gebracht: jij verhuist met jouw team. Als manager is dat natuurlijk een rol die je met beide handen aangrijpt, zeker als je de ruimte krijgt. Voor ons was de check ook waardevol omdat we precies wisten in welke mate we welk team moesten begeleiden. Met name ICT hebben we een handje moeten helpen. Stelselmatig hebben we onderscheid gemaakt in de bezwaren. Is het bedrijfsbelang? Of persoonlijke voorkeur? Dat laatste moesten ze als team oplossen. En dat hebben ze puik gedaan.”

“De Readiness Check van YNNO was waardevol omdat we precies wisten in welke mate we welk team moesten begeleiden.”                                                                                                                                Menco van der Weerd, head of change Aegon

 

Het resultaat: een succesvolle verhuizing en medewerkers die het nieuwe werken omarmen

De dag van de verhuizing, verliep inderdaad rimpelloos. “Op de dag van de opening, stonden 60 mensen klaar om hun collega’s wegwijs te maken”, vertelt Auke. “Twee uur later zat iedereen te werken alsof er nooit iets was gebeurd. En binnen een week hadden we alle kinderziektes eruit. Collega’s die toch nog hun boterham zaten te eten achter het bureau, hadden na een paar dagen definitief hun weg gevonden naar de ontmoetingsplekken.”

Interieurarchitect: OTH Architecten