Onze Digital Transformation Experts maken de wereld van werk een stukje beter door organisaties te begeleiden naar succesvolle digitale transformaties. Op basis van ervaring bij uiteenlopende organisaties – waaronder Nationale-Nederlanden en de Dienst ICT Uitvoering van de Rijksoverheid, DICTU – heeft YNNO verschillende producten ontwikkeld om digitale transformaties te ondersteunen. De komende tijd delen onze collega’s hun verhaal over hun passie: succes bij de klant!  

Vorige week verscheen de eerste animatie over onze werkzaamheden als Digital Transformation Experts. Al een heel aantal jaar begeleiden wij organisaties naar succesvolle digitale transformaties middels Business Process Management. Maar wat is dat eigenlijk? En wat kan dit voor jouw organisatie betekenen? Sonja is een ervaren projectleider bij YNNO en vertelt je er graag meer over!  

Business Process Management voor de leek, leg dat eens uit? Die vraag komt vaak voorbij in mijn werkzaamheden als Digital Transformation Expert. Kort gezegd betekent Business Process Management (afgekort: BPM) dat je aan de slag gaat met de bedrijfsprocessen van jouw organisatie. De bedrijfsprocessen worden in kaart gebracht, geoptimaliseerd en vervolgens in een software omgeving opgenomen. Zo ontstaan ‘geleide processtromen’, waarin met één druk op de knop de juiste informatie voor het uitvoeren van het werk opgehaald kan worden.  

Dat klinkt misschien wat technisch… Hoe dat precies werkt, is makkelijker uit te leggen aan de hand van een voorbeeld. Neem een vliegveld, bijvoorbeeld Schiphol. Eén van de werkzaamheden die daar worden uitgevoerd is het inchecken van reizigers. Dat inchecken bestaat uit allemaal verschillende ‘stapjes’ voor de medewerker. Zo moet het paspoort worden gecontroleerd, de stoel worden toegewezen en het ticket worden geprint, en moet de bagage worden gewogen.  

Als we BPM toepassen op dit werk zien we al snel een proces ontstaan. We brengen alle verschillende stappen in kaart en zoeken naar de optimale manier om de stappen uit te voeren. Daarbij maken we gebruik van slimme technologie waarin alle benodigde informatie over de reiziger makkelijk te bereiken is. Dat noemen we voor nu de ‘software-omgeving’. In plaats van drie aparte pagina’s voor tickets, paspoorten én bagage te raadplegen, kan de medewerker nu via die omgeving alle informatie in één oogopslag zien. En sommige stappen kunnen zelfs worden overgenomen door de software omgeving. Het resultaat? Dat inchecken, waarvoor de medewerker eerst weet-ik-hoe-veel stapjes moest doorlopen, daar is hij nu veel sneller mee klaar én het systeem helpt om fouten te voorkomen. Voor de klant is dat mooi nieuws: urenlange rijen en verwarring bij de balie zijn verleden tijd.   

Ik hoop dat dit voorbeeld de wereld van Business Process Management een beetje laat leven. Het uiteindelijke doel van BPM is namelijk het optimaliseren van al het werk van de organisatie voor de klant, zodat je hem of haar nóg beter van dienst kan zijn. En is dat niet het doel van alle bedrijven, om de klant goed van dienst te kunnen zijn?  

Het mooie nieuws is dat BPM je hier nóg een stap verder in helpt. Want een BPM-oplossing geeft jouw organisatie de mogelijkheid om informatie te verzamelen over alle werkzaamheden, processen, die worden uitgevoerd. En dat inzicht kan je helpen om het werk nog beter af te stemmen op de bedrijfsdoelen. Zit er ergens een bottleneck? Waar kunnen we de klant sneller helpen? Dit inzicht is de échte kracht van BPM: de software omgeving laat je zien aan welke knoppen je moet draaien om te zorgen dat je de klant goed blijft bedienen.  

Dit klinkt natuurlijk mooi in de oren. En ik heb in mijn werk veel organisaties voorbij zien komen die de vruchten plukken van een goedwerkend BPM systeem. Maar dat is niet eenvoudig! Veel digitale transformaties blijken niet succesvol, ondanks dat ze over geavanceerde technologie beschikken. Daar komt echt meer bij kijken. Technologie kan heel veel, áls je het maar goed inricht. Daarvoor moet je weten hoe je een BPM-oplossing op een goede manier moet implementeren en gebruiken. Want die systemen kunnen bijna alles, en dat is gelijk de uitdaging. De belangrijkste sleutel voor succes is het centraal stellen van de organisatie en haar klanten. Waar zit de behoefte, en hoe kan technologie hier aan bijdragen? En daar komt mijn passie om de hoek! Ik vind het een mooie uitdaging om organisaties te adviseren over oplossingen voor het besturen en managen van hun bedrijfsprocessen, en om ze te begeleiden naar die nieuwe situatie toe. Mijn collega’s en ik zijn enorm gedreven om met je mee te denken en je te helpen. Jouw succes is ons succes!  

Dit inzicht is de échte kracht van BPM: de software omgeving laat je zien aan welke knoppen je moet draaien om te zorgen dat je de klant goed blijft bedienen.