Vergaderen en overleggen: we ontkomen er niet aan als we willen samenwerken. Tijdens corona deden we dit via diverse kanalen waar we elkaar virtueel troffen. Inmiddels komen we weer op kantoor waar we face to face met elkaar aan tafel zitten. Waarom is dit fysiek samenkomen zo belangrijk in de toekomstige manier werken? Nadine Boesjes van Youmeet en YNNO’er Frederik van Steenbergen maken het met behulp van een rollenspel duidelijk.
De zes denkhoeden van De Bono
Om bovenstaande vraag te beantwoorden, wijzen Nadine en Frederik de aanwezigen een kleur hoed toe. Een kleur hoed zoals deze bij de ‘6 Thinking Hats’-methode van de Britse Edward de Bono past. Hij ontwikkelde deze techniek om een probleem of vraagstelling vanuit verschillende perspectieven te benaderen en zo gezamenlijk tot een juist besluit te komen. De zes kleuren denkhoeden staan hierbij voor verschillende denkrichtingen en variaties in denkvormen:
Wit (objectief), zwart (negatief), rood (intuïtief), geel (positief), groen (creatief) en blauw (proces).
Stel, er moet binnen het bedrijf een bepaald probleem worden opgelost. De blauwe hoed erkent het probleem. De witte hoed vraagt naar de feiten, wat is de status? Groen wil in kaart brengen welke ideeën er zijn om het probleem op te lossen. Rood: hoe voelen we ons daarover? Geel laat zien wat werkt aan die aanpak. Zwart legt juist uit wat niét werkt. Groen onderzoekt welke nieuwe ideeën er op tafel liggen en blauw concludeert wat de volgende stappen zullen zijn.
Het belang van fysiek met elkaar vergaderen
De aanwezigen kwamen in deelgroepjes bij elkaar om te brainstormen over de antwoorden op de vraag: Wat is het belang van fysiek met elkaar vergaderen in onze toekomstige manier van werken? Ieder schreef vanuit de verschillende perspectieven antwoorden op.
Enkele inzichten die door de deelnemers werden opgetekend tijdens de sessie:
Wit: feit is dat een deel van de boodschap wordt bepaald door emotie, een trend is dat veel fysieke vergaderingen hybride worden, je gaat er bij een fysieke vergadering minder makkelijk even tussenuit.
Zwart: fysiek samenkomen kost veel tijd, je kunt mensen niet muten, minder gestructureerd, lastiger te plannen, je moet goed voor de dag komen, je hebt last van geurtjes, klimaat en (gebrek aan) zitcomfort.
Rood: leuk, gezellig, vervelend, vermoeid van het reizen, verplichting, direct, connectie, oogcontact, gezellig, betrokkenheid en natuurlijk: lekkere koffie.
Geel: de party is op kantoor!, meer interactie, geen afleiding, energie, non-verbale communicatie waarneembaar, meer werkvormen mogelijk, informeel, we lachen en het is gezellig. Kortom: het is effectiever.
Groen: begin bij nul, veeg alle agenda’s leeg, plan waar je wilt vergaderen en zoek een passende vergaderomgeving bij het doel zoeken (bijvoorbeeld creatief/strategisch/buiten of binnen), maak iedereen onderdeel van de vergadering en geef deelnemers een opdracht.
De blauwe petten werden gedragen door de facilitators van de sessie die in dit geval vooral het (creatieve) proces en de tijd bewaakten.
Conclusies van de groep waren:
De effectiviteit van een meeting valt of staat met een goede voorbereiding. De plek waar deze sessie is gehouden leent zich perfect voor een dergelijke werkvorm. Het is dus belangrijk om van tevoren in de planning goed rekening te houden met de juiste ruimte en de juiste faciliteiten. De werkvorm zelf vindt men inspirerend. Vooral het opzetten van de gele pet levert een positieve mindset op .
Over Youmeet
Ben je op zoek naar een locatie om jouw vergadering effectief en energiek te maken? Dan ben je bij Youmeet in het prijswinnende kantoorpand Creative Valley aan het juiste adres. Youmeet is een initiatief dat ontstaan is toen YNNO’s adviseurs bij klanten zagen dat er veel tijd verloren ging aan vergaderen. Dat moest anders. Dat kon beter. Inmiddels is Youmeet al meer dan 10 jaar dé bruisende vergaderlocatie van Utrecht, waar iedere stap in de vergadering optimaal ondersteund wordt. Voor iedere groep, iedere grootte en behoefte, is er een geschikte ruimte beschikbaar. Spreken, creëren, ontwerpen, reflecteren en beslissen; het kan bij ons allemaal. Onze gastvrije facilitators Nadine, Jasper en Eric staan voor je klaar om te helpen bij begeleiding, het verzorgen van de juiste (technische) middelen, catering etc.
We denken graag met je mee zodat we je helpen om jouw vergadering maximaal effectief te maken. Neem contact met ons op voor meer informatie.
