Digitale scenario’s ministerie OCW

De ambitie

Het Ministerie van Cultuur, Onderwijs en Wetenschap (OCW) werkt in een digitale omgeving. In 2015 worden bij het bestuursdepartement de laatste stappen gezet om de werkprocessen aanvullend digitaal te gaan ondersteunen.

Met deze naderende en belangrijke mijlpaal ontstond bij het bestuursdepartement de behoefte om vooruit te kijken. Zij wilde een vooronderzoek en expertadvies naar de mogelijkheden voor de gedegen vervolgstap. Met één duidelijke focus: het op termijn juist, gestructureerd en secuur onder brengen van (delen van) de digitale werkomgeving naar een (Rijksbrede) cloudomgeving. Het onderzoek moest rekening houden met de huidige digitale context en werkdynamiek van OCW, de samenhangende partijen van het departement, als ook met de technologische ontwikkelingen en (on)mogelijkheden.

De ambitie: het bepalen van de beste strategie om technologie anders te gaan organiseren en tegelijkertijd aanvullende innovatie te gaan bieden richting medewerkers en werkprocessen.

De rol van YNNO

YNNO heeft het vooronderzoek uitgevoerd en het expertadvies gegeven. Met vijf scenario’s en een heldere afbakening zijn we de organisatie ingegaan. We hebben een analyse uitgevoerd op de huidige omgeving en de lopende ontwikkelingen. Gesprekken gevoerd met sleutelfiguren binnen en buiten het bestuursdepartement. Leveranciersdemonstratie voorbereid en begeleid. Onze manier van werken: luisteren, samenvatten, spiegelend; met een eigen mening, expertise en vakinbreng.

Gedurende ons traject zijn we vasthoudend geweest én hebben we ons zo flexibel mogelijk opgesteld. Het vraagstuk is complex en kent vele spelers, meningen en verantwoordelijken. Wij wilden in een passend tempo een objectief en zo breed mogelijk beeld van het vraagstuk verkrijgen. Feit van fictie gaan scheiden met de juiste spelers, op voldoende detailniveau. Alleen zo konden we echt de puzzel leggen en een helder advies geven, vanuit de context van het bestuursdepartement zelf, ook passend bij haar tempo en ontwikkelingen.

Het resultaat

Het resultaat is een adviesrapport dat staat. Het rapport ondersteunt het bestuursdepartement bij het voeren van de interne discussie en het gefundeerd gaan zetten van de vervolgstappen. Hierbij zijn tevens een aantal, van oorsprong (vaak) stereotypische, ICT punten uit de onduidelijkheid getrokken en concreet gemaakt: Cloud, Ontvlechten, Verwebben, Verappen, Virtualiseren, het systeem als dé oplossing.

Het rapport geeft een duidelijke richting voor de volgende stap en zet technologische verandering en innovatie voor OCW in elkaars verlengde. Het brengt samenhang tussen de wensen van IT, de medewerker en het werk van OCW en het informatiemanagement.