Onze Digital Transformation Experts maken de wereld van werk een stukje beter door organisaties te begeleiden naar succesvolle digitale transformaties. Op basis van ervaring bij uiteenlopende organisaties – waaronder Nationale-Nederlanden, Achmea en de Dienst ICT Uitvoering van de Rijksoverheid (DICTU) – heeft YNNO verschillende producten ontwikkeld om digitale transformaties te ondersteunen. Dit is het tweede verhaal over waarom zij bij YNNO werken: succes bij de klant!

Deze week verscheen de tweede animatie over onze werkzaamheden als Digital Transformation Experts. Vaak wordt YNNO gevraagd om interne projectleiders te coachen bij het managen van Pega-projecten, hetgeen ze op een gestructureerde wijze doen. Thijs Gaanderse is een van onze collega’s die veel ervaring heeft op dat vlak. Lees zijn blog over coaching hier onder.

Pega-projecten vergen een andere kijk op projectmanagement, het is geen standaard ‘tijd-geld-kwaliteit-traject. Het behelst echt een andere manier van werken en een ander voortbrengingsproces, waar je oog voor moet hebben. Je moet goed weten wat je aan het doen bent. Interne projectleiders beginnen dit soort projecten vaak met goede wil, maar met minder ervaring. Dat je om die reden niet per definitie een externe ervaren projectleider aan het roer zet is begrijpelijk, maar juist daarom is het een mooie tussenvorm als wordt gekozen voor ‘coaching’. Uiteindelijk is dat voor iedereen beter, we zijn allemaal gebaat bij een geslaagd Pega-traject. De kennis die we vanuit YNNO hebben opgedaan vanuit bijna tien jaar ervaring en 15-20 projecten op dit vlak willen we graag uitnutten. Het liefst doen we dat natuurlijk zelf, maar we begrijpen prima dat het coachen ook een vorm is die tot succes kan leiden.

Wat projectleiding uitdagend maakt is dat je het midden moet vinden tussen ‘techniek en business’. Daar komt bovenop dat je binnen Pega-trajecten ‘eindeloos door kunt bouwen, wat een additionele uitdaging met zich meebrengt. Je kunt het zo mooi maken als je wilt. Tevens moet je op organisatievlak op verschillende manieren kunnen sparren. Je moet daarnaast het voorbrengingsproces op orde hebben en mee kunnen denken met de business wat nu echt van waarde is, zeker waar het gaat om het bepalen van het Minimal Viable Product (MVP). Als je daar onvoldoende aandacht aan besteed bestaat de kans dat je op een gegeven moment gevoelsmatig een leuk product hebt gemaakt, maar dat het product vervolgens niet gebruikt wordt omdat het niet aansluit bij de business.

Het aanvliegen van dit soort projecten hangt sterkt af van de context waarin je zit. Sommige organisaties zijn bedreven in scrum/agile en weten goed wat ze willen, terwijl andere organisaties echt in de kinderschoenen staan op dit vlak. Dat vergt een contextafhankelijke aanpak. Doordat we dit binnen YNNO al zo lang doen, heb je alle varianten al een keer voorbij zien komen, je laat je niet meer zo snel gek maken.

Als je het hebt over ‘wanneer je qua coaching het beste kunt inspringen’, is dat natuurlijk bij voorkeur vanaf het begin van een project. Daar worden belangrijke fundamentele keuzes gemaakt waar je later in het project op verder borduurt. Wij zeggen wel vaker: 80% van de projecten mislukt bij de start. Maar dat wil niet zeggen dat je niet ook op een later moment kunt starten met het coachen. In tegendeel, elke fase heeft een eigen dynamiek. Daarom hebben we ook een methode ontwikkeld op basis waarvan je kunt zien hoe het project ervoor staat. Hoe staat het met het voortbrengingsproces, ben je mijlenver van de opdracht verwijderd, vormt de techniek een aandachtspunt, etc.? Op basis van die evaluatie kunnen we ook op verdere momenten in een project prima van waarde zijn qua coaching.

Bijsturen kost echter meer tijd naarmate je verder van de haven verwijderd bent. Daarom is het zo belangrijk om in het begin het MVP goed te bepalen en goede stelregels af te spreken over wat te doen als je afwijkt van het MVP. Bijvoorbeeld: als het MVP is gedefinieerd op basis van wat het oude systeem ook kon, wil je afspraken maken over zaken die daarbuiten vallen. Soms kan het ook handig zijn om in het begin van het project iets minder stringent vast te houden aan agile/scrum omdat dat dan te nieuw en beperkend kan zijn. Terwijl je, als je verder op pad bent, je wat meer richting scrum/agile kan gaan. Maar ook dat is situatie-afhankelijk. Als een klant minder goed weet wat ze willen of ze geen processen hebben beschreven, kan het vanaf het begin hanteren van scrum/agile wel een prima aanpak zijn.

Ondanks het feit dat het logisch lijkt dat ‘interne projectleiders goed worden gecoacht’, gebeurt dit wellicht nog te weinig. Dat heeft deels te maken met het feit dat als je kiest voor hulp, je daar ook een aanpak bij moet hebben. ‘Ik heb hulp nodig dus dan bel ik even’ is dan niet de meest effectieve werkwijze. Het vraagt een mindset die daar specifiek aandacht aan besteedt. Vaak wint de waan van de dag het en dat is nou juist ook de valkuil. Onze aanpak is gestructureerd en zorgt ervoor dat je daadwerkelijk een band op bouwt met degene die je coacht.

Eigenlijk zou het juist in dit soort trajecten net zo logisch moeten zijn om dit vorm te geven, als het sturen van een collega naar een managementopleiding bij een trainingsbureau. Daarnaast zou ik het vanuit persoonlijke optiek mooi vinden om zoveel van dit van het vak over te kunnen brengen op collega’s met minder ervaring. Het is echt een leuk vak namelijk!