In veel trajecten van Het Nieuwe Werken wordt de digitale werkomgeving grondig aangepakt. Of de medewerkers zijn digitaal al van alle gemakken voorzien. Althans, dat vinden ICT-ers. We storten gewoon de nieuwste Office-versie, digitale kanban borden of wat vergadersoftware over de gebruiker uit en klaar is Kees. Vervolgens wachten we met smart op echt nieuwe ontwikkelingen om Bots en Virtuele Assistenten te introduceren op de werkvloer. Werkt het niet, dan zijn ‘de gebruikers’ en de ‘senioren’ in de organisatie het probleem. Omdat ze ‘niet meer meekomen’ met wat toch de gewoonste zaak van de wereld is. Zullen we even de oogkleppen afdoen?

Wie is er hier nu de baas?

In een tijd dat van professionals creatieve en intelligente topprestaties verwacht worden, werken we met zogenaamde kantoorsoftware die lang niet altijd meewerkt. Ik ben een technologie-fan bij uitstek maar zelfs ik word uitermate treurig bij het zien van kantoorsoftware waar ‘rulers’ vol nutteloze functies mij aanstaren. Van planningspakketten heb ik meestal maar 10% nodig terwijl ik 100% zie. Mijn klanten vergaderen modern doch eenvoudig maar de meeste vergadersoftware maakt alles nodeloos ingewikkeld. Om maar een paar voorbeelden te noemen.

Geen wonder dat de single-task gerichte software zoals we die kennen van apps op onze mobieltjes in recordtijd veel populairder is dan deze verouderde kantoorsoftware. Dat zou je als ICT-er toch aan het denken moeten zetten…. Ik pleit niet voor minder functies maar voor specialisatie. Als adviseur gebruik ik heel andere functies van de kantoorsoftware dan een onderzoeker, tekstschrijver of financieel specialist. Waarom krijg ik dan al deze, voor mij, nutteloze functies in beeld, bij trainingen en in handleidingen?

Adaptieve software

We hebben de mond vol over intelligente software, toch lukt het ons nog niet om echte adaptieve software te maken. Software die zich aanpast aan mijn gedrag en voorkeuren en mij een ‘cleane’ gebruikerservaring geeft zonder al die extra knoppen. Een beetje design audio dus in plaats van een versterker met 40 ledjes en 50 knopjes.

Gelukkig is er hoop maar deze komt vanuit een volstrekt andere hoek. In het basisonderwijs wordt geëxperimenteerd met adaptieve software waar kinderen in oefensoftware vragen krijgen die zich aanpassen aan het niveau van het kind. Het kan dus wel! Laten we hopen dat we, voordat de virtuele assistenten en Bots komen binnenwandelen, eerst de primaire digitale werkomgeving meer bruikbaar gaan maken.

User adoption

Je zou bijna denken dat ICT-ers ons zien als een piloot in de cockpit van een 747 achter een duizendtal knopjes. Als het dan aan de ‘de gebruikers’ en de ‘senioren’ ligt dat de adoptie van software stagneert, slaan we de plank toch goed mis. De enige juiste weg is het zo veel mogelijk gepersonaliseerd aanbieden van ICT-functies met gerichte begeleiding van de gebruiker. En dat is al moeilijk en arbeidsintensief genoeg. Mijn praktijkervaring is overigens dat de ‘senioren’ niet per se onder doen voor de jongere generatie. Ze zijn alleen kritischer en geloven de halleluja-verhalen van de nieuwste software niet meer. Omdat ze door schade en schande wijs zijn geworden. Eerst ermee werken, dan geloven is hun credo. Overigens zijn ‘senioren’ weer de norm aan het worden want we gaan immers steeds later met pensioen. Dus collega ICT-ers: wen er maar aan!

Aandacht voor softwarekeuzes

Als een organisatie in zijn nieuwe, digitale werkomgeving de software echt productief wil inzetten en zijn medewerkers niet wil frustreren, wordt de gebruikerservaring steeds belangrijker. Met kwaliteitskenmerken als adaptiviteit, gemak en mooie interface. ‘Heel fijn om mee te werken’ zou een belangrijk keuzecriterium voor software moeten worden. Wat nog wel eens voor verrassende keuzes zou kunnen zorgen. Zeker als we steeds meer agile gaan werken: wat ik minimaal aan functies nodig heb, is voor nu even goed genoeg.

Nu maar hopen dat de ICT-kantoorsoftware-monopolisten ook zo gaan denken. Tot die tijd roep ik op tot gepaste rebellie en vriendelijk verzet!