Volledig agile werken op kantoor, vanuit huis en met zakelijke partners

Ambitie: kantoor ingericht en medewerkers toegerust om volledig agile en hybride samen te werken

Een kantooromgeving specifiek ontworpen voor agile en volledig digitaal werken. Dat was de ambitie van een farmaceutisch bedrijf in het midden van het land. YNNO begeleidde de organisatie in het voortraject, was verantwoordelijk voor de visie- en concept ontwikkeling en bracht met een PvE de eisen voor de toekomstige werkomgeving in kaart. Dit betekende een grootscheepse verandering in werkgedrag, digitalisering en huisvesting voor de organisatie. Toen directie en bestuur daarop groen licht gaven, heeft YNNO geholpen om het ontwerpproces en de realisatiefase te coördineren en in goede banen te leiden.

Op het moment dat het definitief ontwerp zich in de afrondende fase bevond, kwam Covid-19 om de hoek kijken. Voor digitaal samenwerken betekende dit een enorme versnelling, voor de huisvesting weliswaar een vertraging maar ook het inzicht dat er door thuiswerken minder vierkante meter voor het kantoor benodigd is. Dit zorgde ervoor dat het ontwerp werd gewijzigd en een gebouw deels werd afgestoten. Het farmaceutisch bedrijf is nu volledig uitgerust om agile en hybride te werken. Vergaderruimtes zijn voorzien van videoconferencing en agile stand-up plekken van een scherm om de digitale manier van samenwerken te ondersteunen. De efficiëntie van de juiste balans in ruimte en manier van werken is enorm.

Het farmaceutisch bedrijf is nu volledig uitgerust om agile en hybride te werken.

Rol YNNO: complete projectmanagement en aan- en bijsturen van alle partners en plannen

Menno Polman deed het complete projectmanagement: het vaststellen van het budget, het selecteren van de benodigde disciplines in het ontwerpteam, de begeleiding van de ontwerpfase en de besluitvorming daarover. Daarna volgde de aanbesteding voor de aannemer, de installateur, de inkoop van de losse inrichting en de coördinatie in de realisatiefase. Zijn collega Jan-Peter Kastelein, die het bedrijf eerder hielp met visievorming en aan de basis stond van het concept en plan van eisen, heeft datzelfde concept in de ontwerp- en realisatiefase voortdurend bewaakt. Nieuwe ideeën werden steeds getoetst aan het oorspronkelijke idee.

Ondanks de vele veranderingen en wijzigingen gaandeweg de rit, was de sfeer goed en kwamen alle partijen steeds tot een gedragen besluit. En dat is zeker de verdienste van YNNO, aldus de opdrachtgever. Sterker nog, zonder YNNO was het hele project niet van de grond gekomen. De kennis en ervaring met projecten van deze omvang, was honderd procent onmisbaar. En een werkplekstrategie ontwikkelen: hoe doe je dat? Want dat gaat niet alleen over tafels en stoelen, maar hoe krijg je boven tafel hoe medewerkers het beste tot hun recht komen en hun werk zo optimaal kunnen doen? Daarvoor organiseerde YNNO workshops en interviews met alle medewerkers en waren er regelmatig gesprekken met het bestuur. Het Programma van Eisen draagt dus duidelijk de stem van de organisatie; hierdoor is agile werken een speerpunt geworden.

Resultaat: medewerkers én externen werken agile in een combinatie van op kantoor en thuis

Medewerkers werken agile alsof ze nooit anders hebben gedaan. Op kantoor gaan kleine groepen samen aan de slag, collega’s die vanuit huis werken haken via digitale tools makkelijk aan. Maar ook externen stappen heel natuurlijk in op de agile manier van werken. Daarnaast is de opdrachtgever heel trots op het team dat dit grote project gerealiseerd heeft. Want ook het team was ontzettend agile. Door corona, veranderende standpunten en andere besluiten die genomen werden, moest iedereen op en top flexibel zijn.

Ondanks de vele veranderingen en wijzigingen gaandeweg de rit, was de sfeer goed en kwamen alle partijen steeds tot een gedragen besluit. En dat is zeker de verdienste van YNNO, aldus de opdrachtgever.

---