In het kader van de gewijzigde dynamiek door de gevolgen van de Coronatijd, hielden we een tweede interview. Deze keer met YNNO-collega’s die momenteel middenin deze dynamiek zitten, Sonja van den Brink en Robert-Jan Snijders. Beiden geven in het interview aan dat de noodgedwongen nieuwe manier van werken vooral nieuwe inzichten oplevert, die ook na de Coronatijd zeer van toepassing kunnen zijn.

Hieronder vindt u een weergave van het betreffende interview.

Wat zijn, in een paar zinnen, de grootste verschillen tussen het projecten leiden in deze tijd ten opzichte van hoe jullie dat hiervoor deden?

Robert-Jan: voor mij is het grootste verschil dat er geen/nauwelijks sprake is van informele contacten. Ik mis de informatie die je krijgt als je met je projectteam op eenzelfde kamer of afdeling zit. En dat moet ik actief compenseren. Voor de Coronatijd wist je, als je collega’s opmerkingen tegen elkaar maakten, ‘hier gaat iets niet goed’ en kon je daar direct iets mee doen.
De manier waarop ik dat compenseerde is door twee keer in de week een projectoverleg te organiseren, naast het standaard ‘standup overleg’ dat het projectteam elke ochtend houdt. Daarnaast moet je actief ‘op zoek naar de mensen zelf’. We zetten dan tijdens de overleggen altijd de camera aan. Je ziet dan al snel of collega’s binnen het team goed in hun vel zitten en of er sprake is van een stresssituatie bij een persoon of binnen het project.

Sonja: ik onderschrijf dat. Je moet meer dingen doen om een teamsfeer te creëren. Ik heb bijvoorbeeld twee collega’s die tijdens de Coronatijd instroomden. Die ontmoette ik nog nooit face to face. We hebben een app-groep waarin we ook informele zaken delen, zoals filmpjes, om op die wijze vorm te geven aan een informele sfeer. Opvallend genoeg lijkt de doorlooptijd van mijn projecten niet te leiden onder het huidige tijdsgewricht. Maar aan de andere kant was afgelopen week sprake van een situatie waarin een van de projectteamleden wat paniekerig telefonisch contact met me opnam. In normale tijden had ik dat eerder in de gaten gehad. Nu werd ik er door verrast; in een virtuele meeting wordt dit soort zaken toch minder snel gedeeld.

Hoe gaan jullie ‘virtueel’ om met zaken als ‘Gebruikersacceptatietesten’?

Sonja: dit was recent aan de orde. We kozen er in dit geval voor om een kleine afvaardiging van het team fysiek aanwezig te laten zijn. Want het louter virtueel doen van dit soort fases (inclusief het bevindingenoverleg) is net een stap te ver. De nuances in een bevindingenoverleg (die vaak van groot belang zijn) zijn lastiger te vinden als je e.e.a. puur virtueel vormgeeft.

Robert-Jan: bij een van mijn klanten doen we de GAT wel virtueel, het hangt een beetje af van het soort organisaties waar je opdrachten doet. Wat wel geldt is dat het bijvoorbeeld vaak nodig is in dit soort projectfases om ‘zaken te visualiseren’. Er zijn uiteraard tools om dit virtueel te doen, maar de digitale variant in dit soort cruciale fases kan een te grote uitdaging vormen. Ik merk in de praktijk dat hier nog weinig gebruikt van wordt gemaakt. Vergaderen zelf, bestanden delen, etc., gaat op natuurlijke wijze wel goed.

Had je zaken anders voorbereid/aangepakt als je had geweten dat de Coronatijd eraan kwam?

Sonja: Ik weet het eigenlijk niet. Ook na drie maanden projecten leiden in deze tijd vraag ik me af ‘wat had ik anders kunnen/moeten doen?’ als ik, met de wetenschap dat deze periode eraan kwam, mijn projecten moest opzetten. Qua virtueel vergaderen, zonder elkaar face to face te ontmoeten ontstond al snel op natuurlijke wijze een nieuwe modes. Mocht echter bijvoorbeeld onverhoopt sprake zijn van ‘een tweede golf’ qua Corona, ben ik qua implementaties nog niet voorbereid. Want ook met de wetenschap van nu lijkt het een (te) grote uitdaging om een maatschappelijk relevant systeem te implementeren zonder daadwerkelijke interactie met de gebruikers. Ook de klant geeft aan daar ‘nog niet aan te willen’. Digitaal opleiden lijkt makkelijker dan een digitale Gebruikers Acceptatietest. Het de klant ervan overtuigen om dit soort cruciale fasen op virtuele wijze vorm te geven is een uitdaging, maar wel iets waar ik over nadenk. Het gaat om omvangrijke en risicovolle projecten, waarvan mijn klanten (veelal overheidsklanten) zeker willen weten dat ‘het goed gaat’.

Robert-Jan: Veel van de aanpassingen ontstonden tijdens de Coronatijd. Bijvoorbeeld wat de mores is qua virtueel vergaderen. Opvallend is dat iedereen nu wel op tijd in de vergadering is. Het kan zijn dat iemand twee minuten te laat is, maar ‘sneller dan in normale tijden’ laat iemand dat dan van tevoren even weten. Ook het feit dat klanten dit nu gewend zijn, maakt de acceptatie van virtuele oplossingen makkelijker

Zijn er, tenslotte, nog zaken/tips die je kwijt wil over dit onderwerp?

Robert-Jan: Het grappige is dat ik recentelijk een project overnam waarin ik zaken forser moest aanpassen dan ik had moeten doen in een goed lopend project dat opeens werd geconfronteerd met de gevolgen van Corona. In die zin zijn de gevolgen relatief. Wel is het zo dat ik denk dat je ‘een project in crisis’ lastig vorm kunt geven in Coronatijd. Wellicht is dat een te grote opgave.

Sonja: ik zat zeer recentelijk in twee Managementteam Meetings en vandaag in een escalatie-meeting met een opdrachtgever. Al deze meetings zijn virtueel (via Webex) gehouden en hierbij was sprake van een spannende situatie. Interessant genoeg zou je zeggen dat je dit soort zaken liever bij elkaar in een ruimte doet, maar ik heb hier bovenal een ambivalent gevoel over. Doordat je niet ‘live in de meeting zit’ kun je met wat meer afstand kijken naar de dingen die gebeuren en ik heb ook wel het idee dat mensen zich wat meer inhouden. Dit werkt in het voordeel van de boodschap, maar aan de andere kant mis je de nuances non-verbale communicatie. Het wordt dus zakelijker. Wat goed is, maar het peilen van sommige deelnemers is weer lastiger. Mijn stelling is derhalve dat toekomstige projecten (ook na de Coronatijd) gedeeltelijk via de nieuw aangeleerde dynamiek kunnen, in combinatie met ‘face to face’ contact in projectfasen die dat echt vergen.