In het kader van de gewijzigde dynamiek door de gevolgen van de Coronatijd, interviewden we YNNO-collega’s Thijs Gaanderse en Marc Gravekamp. Beiden kregen te maken met de gevolgen van Corona tijdens van projecten die, vanuit maatschappelijke optiek, te relevant waren om ‘stop te zetten’. Zowel Marc als Thijs zijn van mening dat het ‘leiden van projecten in Coronatijd’ niet alleen nadelen met zich meebrengt, in tegendeel!
Hieronder vindt u een weergave van de ervaringen die ze opdeden en wellicht helpend kunnen zijn bij afwegingen die u maakt qua ‘hoe om te gaan met projecten in veranderende tijden’.
Wat maakt ‘projecten leiden tijdens Coronatijd’ anders dan je dat normaalgesproken zou doen?
Thijs: het echte verschil zit hem in de afstand. Waar je je beslissingen en aansturing normaalgesproken baseert op ‘horen, zien, ruiken en voelen wat er aan de hand is’, kan dat nu niet. Je moet dus meer formeel regelen om tijdig en juist bij te kunnen sturen.
Marc: voor mij geldt dat het aantal structurele contactmomenten omhoog moest om grip te houden op het project. Een voorbeeld daarvan is dat ik elke dag een dagafsluiting toegevoegde, vergelijkbaar met de standup, in scrumtermen. Binnen het scrumteam ontstond tijdens de Coronatijd de intrinsieke behoefte om vast te houden aan dit soort contactmomenten, ik hoefde daar weinig op te sturen.
Thijs:Het is van belang om met en binnen het team zaken goed helder te krijgen en te houden, hetgeen ook geldt voor het contact met de klant. Waar je voor de Coronaperiode de 20% van de requirements die nog niet helemaal helder waren invulde door ‘even de werkvloer bij de klant op te gaan’ moet dat nu anders worden ingevuld, op een ietwat formelere wijze. Je kunt minder aan het toeval overlaten, zeg maar. Wat daarnaast een uitdaging is, is het op een effectieve wijze invulling blijven geven aan het ‘informele netwerk’ dat niet direct project gerelateerd is, maar wel van belang voor de projectvoortgang. Ik ben nog steeds lerende op dat vlak.
Marc: In dat kader voegden we de klant structureel toe aan de standup. De afhankelijkheid van de productowner werd nog forser dan voor de Coronatijd, zeker ook waar het gaat om afstemming met stakeholders binnen de klantorganisatie. Ook de omgang met de Stuurgroep werd iets anders, het werd nog belangrijker om helder te maken wie met welk doel en vanuit welke verantwoordelijkheid werd benaderd.
Hoe gaat een scrumteam om met het feit dat ze niet op 1 plek zitten, maar over meerdere plekken zijn verdeeld?
Marc: Voor het scrumteam gold dat het in de eerste week van de lockdown ‘een beetje zoeken was’. Maar opvallend genoeg nam de velocity daarna toe. Redenen daarvoor zijn dat er sprake is van minder reistijd, minder afleiding en binnen het team lijkt daardoor op individueel niveau behoorlijk effectief te kunnen worden gewerkt. Wel gold dat na enige tijd het ‘gevoel van gezamenlijkheid’ afnam, met merkbare gevolgen voor doelstellingen. Ik heb actief moeten sturen om dat weer terug te krijgen. Nu is er sprake van gewenning en speelt dat vrijwel geen rol meer. Mede doordat ik in een van mijn twee projecten werkte met een ervaren team, dat al een jaar samenwerkte, was sprake van een hoge mate van zelfstandigheid.
Thijs: Ook ’s avonds worden zaken opgepakt. De flexibiliteit lijkt te zijn toegenomen voor wat betreft het oppakken van urgente zaken, zoals het in productie brengen van geconfigureerde software. Doordat ‘iedereen in hetzelfde schuitje zat, was sprake van veel begrip voor de persoonlijke/privéomstandigheden van de individuen binnen het scrumteam. Wel is het van belang om regelmatig actief te checken of het goed gaat qua projectvoortgang. Gevoelsmatig hanteer ik een nog faciliterender aanpak in vergelijking met de ‘pre coronatijd’.
Hoe gaan jullie ‘virtueel’ om met de diverse standaardoverleggen zoals Standups, Show&Tell, Retrospectives, etc.?
Thijs: Alle overleggen kunnen in principe virtueel. Per klant verschilt dit een beetje. Bij een van mijn opdrachtgevers liep het project al voordat de gevolgen van Corona hun intrede deden. Daar was het met name voor wat betreft het bestendigen van de goede relatie die ik met die klant had zoeken naar het goed blijven invullen van de goede relatie, maar dat lijkt goed gelukt. Voor de andere klant gold dat het project startte in de Coronatijd. Daardoor gold dat we ‘niet anders gewend waren’ dan het omgaan met de gevolgen die Corona met zich meebracht. Er was dus geen sprake van een overgang. Ik merk wel dat ‘video-vergaderen’ via bijvoorbeeld Microsoft Teams of Webex voordelen biedt t.a.v. conference calls omdat je dan meer het gevoel hebt ‘face to face contact’ te hebben. Mijn ervaring is dat het ‘met beeld’ een stuk makkelijker is om de relatie en persoonlijke gesteldheid in te schatten.
Marc: Veel van de zaken, zoals conference calls en virtueel vergaderen, waren al ingebed voor de Coronatijd, zij het dat we deze meer incidenteel aanwendden. Zowel de klant als de scrumteamleden waren dus al gewend aan deze fenomenen.
Hoe percipieert de klant de nieuwe situatie en wat zijn de gevolgen qua voortgang?
Thijs:Klanten geven aan het positief te ervaren, waarbij overigens wel geldt dat dat vooral gold voor de opdrachtgever waar het project startte toen de gevolgen van Corona al een feit waren. Bij de klant waar we al eerder startten was sprake van een korte gewenningsperiode (er was opeens sprake van minder informeel contact), maar ook daar geldt dat men nu actief laat weten tevreden te zijn met ‘hoe het nu loopt. De betreffende opdrachtgever moest met name wennen aan feit dat er minder (informeel) contact is dan daarvoor. Bij een van de klanten was sprake van een kleine vertraging in de realisatie van de functionaliteit, mede omdat het wat uitdagender werd om de ‘specs’ tijdig en in voldoende mate helder te krijgen. Dit is echter niet dusdanig noemenswaardig dat dit forse gevolgen heeft voor de uiteindelijke oplevering van het eindresultaat.
Zijn er, tenslotte, nog zaken/tips die je kwijt wil over dit onderwerp?
Marc: het is belangrijk dat de faciliteiten voor virtueel samenwerken goed op orde zijn. Als een van de collega’s binnen het project problemen heeft met de virtuele vergaderfaciliteiten, heb je hier al snel last van. Wat ik echter opvallend vind is dat er veel onverwachte voordelen zijn van deze noodgedwongen manier van werken, de reistijd valt weg, de plek waarop de klant is gevestigd is minder van belang en er is sprake van meer flexibiliteit qua ‘wanneer zaken worden opgepakt’ en van een toegenomen overlegdiscipline.
Thijs: Het is juist in deze tijd van belang om acht te slaan op aan Arbo gerelateerde zaken als het opnemen van vakantiedagen en nemen van voldoende pauzes om de potentieel negatieve gevolgen van te lang werken achter een scherm te voorkomen. Daarnaast heb ik een virtuele variant van de vrijdagmiddagborrel geïntroduceerd, hetgeen goed werkt. Ook heb ik gemerkt dat je je niet moet laten afschrikken door het feit dat je niet bij/naast elkaar kunt zitten, daar valt prima een mouw aan te passen. Eigenlijk kan het voortaan ook zo!