Hybride Werken ProRail

Treinreizend Nederland is vast bekend met ProRail, de spoorwegbeheerder van Nederland. ProRail zorgt er voor dat dagelijks meer dan 1 miljoen ritten op het spoor goed en veilig verlopen, door onderhoud, vernieuwing en uitbreiding van het Nederlandse spoorwegnet.

Naast onderhoudswerkzaamheden op het spoor, komt hier ook een aanzienlijke hoeveelheid ‘kantoorwerk’ bij kijken. Zo’n 3.500 medewerkers van ProRail werken op kantoor. Bart van Roekel, adviseur Nieuwe manieren van werken bij YNNO vertelt: “Door de lockdown stond de Inktpot, het monumentale hoofdkantoor van ProRail in Utrecht, van de ene op de andere dag leeg. Vervelend, maar wel duidelijk: iedereen werkt thuis! Nu de wereld langzaam weer opengaat, ontstaat er een uitdaging voor ProRail: hoe vinden we samen een balans tussen werken op kantoor en werken thuis?”. Samen met YNNO besluit ProRail de uitdaging aan te gaan om een weg te vinden tussen verwachtingen van het management en behoeften van medewerkers, en deze nieuwe manier van werken te faciliteren.

Martine Atzema, Manager Human Facility Management bij ProRail, vertelt: “Bij ProRail hebben we een duidelijke ontwikkelaanpak: presteren, ontwikkelen en samenwerken. Hybride werken heeft natuurlijk een impact, maar het biedt tegelijk een kans om verdere stappen te zetten in die ambitie. We zijn gestart met onderzoek naar thuiswerken tijdens corona. Daaruit bleek dat veel medewerkers daar best mee door willen gaan, ook als de pandemie is afgelopen. Kantoor wordt bij voorkeur ingezet voor ontmoeten en samenwerken. En daarom hebben we in onze kantoren gekeken naar de diversiteit in ruimtesoorten, en deze waar nodig aangepast op de wens om te ontmoeten en samenwerken.”.

“Het onderzoek gaf ProRail de kans om de knelpunten in kaart te brengen en doelen te formuleren voor hybride werken tijdens de coronapandemie. Toen het tijd was om dat te vertalen naar een praktische oplossingen en dit te implementeren, is YNNO betrokken in het realiseren en aansturen van het integrale programma.”, vertelt Nick Lettink, programmamanager en adviseur bij YNNO. Martine: “Op basis van alle inzichten hebben we 6 basisprincipes geformuleerd voor hybride werken. Deze basisprincipes zijn de leidraad voor de transitie naar de volgende fase van hybride werken.”

Basisprincipes ProRail

Copyright: ProRail

De complexiteit van de volgende fase

De transitie naar de volgende fase, waarin er geen beperkingen meer gelden voor werken op kantoor, is complexer dan het lijkt. Bart: “De stap van kantoor naar volledig thuiswerken tijdens de lockdown was misschien wel vervelend, maar niet heel ingewikkeld. Iedereen begreep de urgentie en er was voldoende bereidheid om te veranderen. Nu we een volgende fase ingaan, waarin we hybride gaan werken, zie je dat mensen zoekende zijn. Tegelijkertijd is dit een enorme kans om het goed te regelen: er is nu meer tijd en ruimte om met elkaar in gesprek te gaan over de principes en afspraken die je met elkaar maakt.”.

Een andere manier van aansturen en samenwerken

En dat is precies wat ProRail heeft gedaan. Aan de hand van de vooraf opgestelde basisprincipes gaan teams in gesprek over hoe ze in de toekomst samen willen werken. Martine: “Het succes van die basisprincipes is dat ze aan de teams een handvat geven om het gesprek te beginnen, maar dat ze tegelijkertijd veel ruimte bieden om als team invulling te geven. Bij ProRail worden teams echt vrijgelaten en ligt de focus op de unieke behoeften van elk team. Dat is heel anders dan hoe we aansturing in het verleden aanpakten. Je ziet die oude aanpak terug in ons pand, waar je veel kenmerken van hiërarchie ziet: glas-in-lood van de belangrijke figuren uit de geschiedenis van ProRail of een lift die in het verre verleden alleen bedoeld was voor de directie. Nu maken we een beweging naar een organisatie waarin we de verantwoordelijkheid en autonomie steeds meer neerleggen bij onze professionals.”.

Bij ProRail worden teams echt vrijgelaten en ligt de focus op de unieke behoefte van elk team. Het succes van de basisprincipes is dat ze een handvat geven om het gesprek te beginnen, maar dat ze tegelijkertijd veel ruimte bieden om als team invulling te geven.

– Martine Atzema 

Nick vult aan: “Deze focus op teams is volgens mij een sleutel voor succesvol post-covid werken. Veel organisaties willen graag hybride werken omdat dat flexibiliteit geeft. Als dat je doel is, dan moet je ook de route naar dat doel zo inrichten. Dus door teams ook echt de ruimte te geven om flexibel te kunnen zijn. In het begeleidingsplan bij ProRail zie je dit heel duidelijk naar voren komen”.

Experimenteer en pas aan!

Martine: “Je ziet dat teams het ontzettend leuk vinden om de dialoog over hybride werken aan te gaan, maar dat het soms ook worstelen is. Toen we langzaam weer gebruik gingen maken van kantoor, zag je dat de praktijk verwarrend kan zijn. De ruimte die we geven aan teams, geeft ook een verantwoordelijkheid. De teams zijn nu zelf aan zet om samen te bepalen wat er nodig is om goed samen te kunnen werken, een leidinggevende heeft hier bij voorkeur geen dominante rol.”.

En dat kan soms best een uitdaging zijn! Om die besluitvorming te faciliteren is het Hybride Werkplekspel ontwikkeld, waarin teams aan de hand van fictieve situaties kunnen oefenen met hybride werken. “De ervaringen van het Werkplekspel geven veel inzicht in de verschillende wensen en behoeften die in een team spelen. Na het Werkplekspel leggen teams hun afspraken vast in de Hybride Werkplaat. Zo kan iedereen lezen welke afspraken er binnen dit team zijn gemaakt.”, legt Bart uit. “En over een tijdje, met nog wat meer ervaring op zak, kunnen teams nog eens terugkomen bij de Hybride Werkplaat. Wat gaat er goed, wat kan er beter? Moeten we misschien experimenteren met andere aanpakken?”

Martine vult aan: “Het mooie van de lerende aanpak is dat we dit op de lange termijn ook kunnen gaan toepassen op andere onderwerpen in de organisatie, dus breder dan alleen hybride werken. Aan de hand van de basisprincipes kunnen medewerkers oefenen met deze nieuwe manier van werken, waarin we al lerend bouwen aan een sterk resultaat. En die ervaring biedt mogelijkheden voor een reeks aan andere processen in de organisatie. Zo blijf je constant verbeteren!”.

ProRail & YNNO

YNNO begeleid ProRail in de transitie naar het Hybride Werken. YNNO is daarin niet alleen de adviseur die helpt om slimme en haalbare keuzes te maken, maar ook de partij die helpt om het papierwerk tot executie te brengen. YNNO geeft in het programma invulling aan verschillende rollen van programmamanager tot adviseur en projectmanager. Juist door sturing te kunnen geven in het proces en alle beheeraspecten, en direct ook op de inhoud te sparren, worden snel stappen gezet die leiden tot het gewenste resultaat.