Vacature: Officemanager 32-40 uur per week

Ben jij een gedreven, energieke, enthousiaste, flexibele en gastvrije officemanager? Lees dan snel verder.

YNNO staat al bijna twee decennia bekend als een innovatief, inspirerend en toonaangevend adviesbureau op het gebied van nieuwe manieren van werken. Wij ondersteunen klanten op het gebied van business procesmanagement, digitaal samenwerken, innovatieve inrichtingsconcepten en met de begeleiding van (gedrags-) verandering. Daarnaast heeft YNNO diverse initiatieven zoals het vergaderconcept Youmeet en het werkplekconcept Youwork.

Voor deze functie zijn wij op zoek naar een enthousiaste officemanager die met zijn/haar servicegerichte skills een toevoegde waarde is voor zowel het adviesbureau YNNO als haar initiatief Youwork. Als nieuw lid van ons interne team ben je dagelijks bezig met secretariële werkzaamheden en vervul je de rol als gastvrouw/gastheer. Daarnaast begeleid je regelmatig bijeenkomsten en ben je ondersteunend aan projecten van de adviseurs. De functie wordt uitgevoerd in een dynamische omgeving met veel ad-hoc werkzaamheden, geen dag is hetzelfde!

Wij zoeken..

• minimaal drie jaar ervaring in het officemanagement of ondersteunde functie;
• in het bezit van een secretariële, officemanagement of management assistent opleiding;
• uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• iemand die daadkrachtig en adequaat reageert op (telefonische) vragen;
• dienstverlenend en altijd net dat stapje vóór;
• sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren;
• proactieve en zelfstandige werkmentaliteit met een hoog niveau van nauwkeurigheid;
• creatief denkvermogen en aandacht voor details;

Wat kun je van ons verwachten?

• werken in een inspirerende werkomgeving (Creative Valley);
• laptop en telefoon van de zaak (ook voor privé gebruik);
• een gezellig jong team met vele leuke activiteiten;
• vrijheid bij de invulling van je werkzaamheden;
• 33 vakantiedagen;
• veel aandacht voor persoonlijke groei en ontwikkeling.

Een greep uit jouw dag:

Rond 08.30 uur kom jij aan bij ons mooie kantoor in Utrecht. Door de omgeving waarin je werkt word je al blij en begin je de dag met goede energie. Na het vinden van een werkplek in onze “box” haal je een lekkere kop koffie of thee uit de brasserie en start je jouw laptop op. In de box loop jij alle werkplekken na om te kijken of het er netjes bij staat, jij zorgt ervoor dat iedereen die komt werken met een goed gevoel binnen komt. Gedurende de dag verwelkom je bezoekers, beantwoord je telefoongesprekken en beheer je de inkomende en uitgaande correspondentie. Denk hierbij aan het reserveren van vergaderruimtes, het reserveren van parkeerplaatsen, het boeken van reizen, het redigeren van offertes, ziekte- en betermeldingen registreren en het aanmaken van opdrachtdossiers.

De ochtend vliegt voorbij en het is alweer tijd voor de lunch. Je hoeft niets mee te nemen want de brasserie verzorgt iedere dag heerlijke maaltijden. Na de lunch ga je aan de slag met dingen die jij zelf hebt gesignaleerd of ondersteun je met HR-gerelateerde activiteiten zoals het coördineren van sollicitatiegesprekken, het opstellen van een arbeidsovereenkomst en het bijhouden van personeelsdossiers. Ook help je mee in de uitvoering van diverse marketing werkzaamheden zoals blogs publiceren op onze website, analyseer je de statistieken en schiet je een leuke foto voor onze social media. Ondertussen rinkelt de telefoon en staan er geregeld collega’s naast je bureau om te checken of er nog een vergaderruimte vrij is en/of er nog een gast parkeren die over een halfuur komt.

Om 15.30 uur staat er nog een afspraak om samen met het team de laatste details door te nemen voor een event die deze week gepland staat. Je checkt of alle communicatie richting de deelnemers de deur uit is, of alle parkeerplaatsen gereserveerd zijn en stemt met de brasserie de catering af. Check!

Aan het einde van de dag denk je alvast na over de volgende dag en controleer jij of alle afspraken goed in de agenda staan en alles daar facilitair op is afgestemd.

Kun jij bovenstaande vragen met JA beantwoorden? En ben jij woonachtig in de omgeving van Utrecht en minimaal 32-40 uur beschikbaar (dagelijks van 08.30 uur tot 17.00 uur)? Lijkt het jou leuk om ons team versterken? Stuur dan jouw CV inclusief foto én/of filmpje en uitgebreide motivatie waarin je laat zien waarom juist jij de ideale kandidaat bent voor YNNO, naar solliciteer@ynno.com t.a.v. Zenna Dekker. Voor meer informatie over deze functie kan je contact opnemen met Zenna Dekker via 06-83570876. Wie weet drinken we dan snel een kop koffie bij ons op kantoor!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.