Vacature: Officemanager

Ben jij een gedreven, energieke, enthousiaste, flexibele en gastvrije officemanager? Lees dan snel verder.

YNNO staat al bijna twee decennia bekend als een innovatief, inspirerend en toonaangevend adviesbureau op het gebied van nieuwe manieren van werken. Wij ondersteunen klanten op het gebied van business procesmanagement, digitaal samenwerken, innovatieve inrichtingsconcepten en met de begeleiding van de (gedrags-) verandering. Daarnaast heeft YNNO diverse initiatieven zoals het vergaderconcept Youmeet en het werkplekconcept Youwork.

Voor deze functie zijn wij op zoek naar een enthousiaste officemanager die met zijn/haar servicegerichte skills een toevoegde waarde is voor zowel het adviesbureau YNNO als haar initiatieven Youmeet en Youwork. Als nieuw lid van ons interne team ben je dagelijks bezig met secretariële werkzaamheden en vervul je de rol als gastvrouw/gastheer. Daarnaast begeleid je regelmatig kleine bijeenkomsten en ben je ondersteunend aan projecten van de adviseurs. De functie wordt uitgevoerd in een dynamische omgeving met veel ad-hoc werkzaamheden, geen dag is hetzelfde!

 Ben jij:

  • fulltime beschikbaar (dagelijks 08.30 uur tot 17.00 uur)?
  • gastvrij en dienstverlenend in het ontvangen van gasten?
  • proactief en jouw collega’s net dat stapje voor?
  • communicatief sterk, zowel per mail als face-to-face?
  • iemand die daadkrachtig en adequaat reageert op telefonische vragen?
  • goed in administratieve werkzaamheden?
  • ervaren met Microsoft Office?
  • uitmuntend in de Nederlandse taal in woord en geschrift? Engels is een pré.
  • woonachtig in omgeving Utrecht?

Wat kun je van ons verwachten?

  • werken in een inspirerende werkomgeving (Creative Valley);
  • laptop, telefoon van de zaak (ook voor privé gebruik);
  • een gezellig jong team met vele leuke activiteiten;
  • vrijheid bij de invulling van je werkzaamheden;
  • veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.

Een greep uit jouw dag:

Rond 08.30 uur kom jij aan bij ons mooie kantoor in Utrecht. Door de omgeving waarin je werkt word je al blij en begin je de dag met goede energie. Na het vinden van een werkplek in onze “box” haal je een lekkere kop koffie of thee uit de Brasserie en start je jouw laptop op. In de box loop jij alle werkplekken na om te kijken of het er netjes bij staat, jij zorgt ervoor dat iedereen die komt werken met een goed gevoel binnen komt. Gedurende de dag beantwoord je de telefoon, ontvang je gasten en beheer je de mailbox van het secretariaat. In deze mailbox komen diverse vragen binnen. Denk hierbij aan het reserveren van vergaderruimtes, het reserveren van parkeerplaatsen, het boeken van reizen, het redigeren van offertes, ziekte- en betermeldingen registreren, het maken van arbeidsovereenkomsten en het aanmaken van opdrachtdossiers. De ochtend vliegt voorbij en het is alweer tijd voor de lunch. Je hoeft niets mee te nemen want de Brasserie verzorgt iedere dag heerlijke maaltijden. Na de lunch check je gelijk of de box nog netjes is en loop je een rondje. In de middag ga je aan de slag met dingen die jij zelf hebt gesignaleerd of met kleine projecten waar je aan meewerkt, denk hierbij aan een intern uitje wat je aan het organiseren bent of het meehelpen aan diverse HR-werkzaamheden. Ondertussen rinkelt af en toe de telefoon en hou je de mailbox goed in de gaten. Aan het einde van de dag begin je alvast na te denken over de volgende dag en controleer jij of alle afspraken goed in de agenda staan en alles facilitair daarop is afgestemd. Rond 16.30 uur check jij nog een laatste keer de mailbox, maak je de werkplekken voor de volgende dag netjes en maak je je klaar om naar huis te gaan.

Kun jij bovenstaande vragen met JA beantwoorden? En lijkt het jou leuk om ons team versterken? Stuur dan jouw CV inclusief een foto én/of filmpje en uitgebreide motivatie waarin je laat zien waarom juist jij de ideale kandidaat bent voor YNNO, naar solliciteer@ynno.com t.a.v. Jamie Nap.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.