De ambitie: in relatief korte tijd RijksZaak implementeren bij Rijksoverheidsinstanties
De Dienst ICT Uitvoering (DICTU) levert ICT en digitale diensten voor een aantal ministeries. Eén van deze diensten is RijksZaak, een door DICTU ontwikkeld Cloud gebaseerde standaard oplossing voor Zaakgericht werken op basis van Pega en Alfresco. Met RijksZaak kunnen overheidsorganisaties hun primaire processen ondersteunen waardoor ze de door hen gewenste digitale transformatie kunnen maken. In één systeem handel je zaakgegevens, proces, dossier en interactie af. Omdat RijksZaak bestaat uit een basisdienst die standaard ingezet kan worden, kan zaakgericht werken in een relatief korte tijd worden geïmplementeerd. YNNO heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de totstandkoming van de basisdienst en voert voor een aantal klanten het projectmanagement voor DICTU.
“Het doel”, zegt Thijs Gaanderse, adviseur bij YNNO, “is niet zozeer de automatisering zelf maar vaak gaat het om sneller, efficiënter en/of transparanter werken. Iets wat RijksZaak absoluut mogelijk maakt. Zo kunnen overheidsinstanties snel en doeltreffend inspelen op nieuwe wet- en regelgeving en meebewegen met ontwikkelingen in de omgeving”.
Dit alles zonder lange aanbesteding.
Rol YNNO: overheidsdiensten snel en effectief begeleiden in gebruik RijksZaak
YNNO ondersteunt DICTU bij het invoeren van de basisdienst van RijksZaak.
“We gaan naar klanten toe met de basisdienst en kijken dan waar de specifieke proces behoefte is”, zegt Thijs. “Zo kunnen we met RijksZaak bij klanten snel en effectief helpen met het implementeren en het begeleiden van de oplossing in het gebruik van RijksZaak”.
De projectbegeleiding bestaat uit vier stappen:
- Initiatie
Kennismaking en samen met de klant verkennen of RijksZaak een oplossing is voor hun vraag - Voorbereiding
Verdieping op die onderwerpen die aandacht behoeven, waaronder de mogelijkheid tot een Proof of Value. Ook houden we verschillende workshops zoals bijvoorbeeld over de projectaanpak. - Realisatie
In de laatste stap voeren we RijksZaak in en gaan we met de klant de processen configureren, testen en implementeren - Beheer
Het functioneel beheer van RijksZaak kan door RijksZaak gedaan worden, maar het is ook goed mogelijk dat de klant dit zelf doet. Het technisch beheer zal altijd door RijksZaak worden gedaan
Resultaat: eerste cases met Rijkszaak zijn gelanceerd, oude systemen uitgefaseerd
In het eerste kwartaal van vorig jaar is RijksZaak gelanceerd, zijn verschillende projecten binnen de Rijksoverheid gestart en de eerste trajecten geïmplementeerd. RijksZaak ondersteunt daarbij processen zoals vergunning verlening, inspecties en toezicht. RijksZaak is daarmee een basisdienst geworden binnen de Rijksoverheid die zonder grote en complexe aanbestedingstrajecten snel en gemakkelijk kan worden geïmplementeerd. Dankzij de kennis en aanpak van YNNO ten aanzien van Zaakgericht werken en het ook daadwerkelijk ingebed krijgen van de verandering die hiermee gepaard gaat, hebben inmiddels meerdere overheidsinstanties de invoering van RijksZaak helemaal afgerond.
