Unieke koppeling van systeem, werkwijze en proces
De ambitie: van IT-project naar digitaal samenwerken
Zorgvuldigheid en kwaliteit gaan boven snelheid. Dat was het credo van de Provincie Limburg toen zij in 2015 besloot haar dossiervorming en archieven te digitaliseren en in het kielzog daarvan de organisatie aan te zetten tot digitaal samenwerken. Want het één gaat niet zonder het ander. Het werd de tweede poging. Een eerdere was gestrand omdat vraagstuk en omvang van de organisatie veel leveranciers boven de pet gingen. Met als gevolg dat medewerkers lichte drempelvrees hadden bij een nieuwe automatiseringsslag. De Provincie Limburg wist het idee te kantelen van een ICT-project naar een traject van een andere manier van werken door de voordelen en de uitkomsten te belichten. Betere samenwerking, sneller werken, minder corvee. Een gouden greep bleek om eerst te kijken waar de organisatie staat, waar medewerkers behoefte aan hebben en dan pas een systeem te zoeken dat daarbij past. Niet andersom. De acceptatie van de nieuwe manier van werken stond dus voorop. “De kritieke succesfactor”, zegt Ron Helwig, clustermanager Organisatie en Informatie, “zat in het feit of we medewerkers ertoe konden aanzetten om anders te gaan werken. Tot het laatste moment zijn we daarin uitgedaagd door het bestuur. Geen makkelijke opdracht want gedragsverandering is veel ingewikkelder dan een nieuw systeem installeren. Tegelijkertijd is die uitdaging de voornaamste factor geweest in het slagen van het project.”
Rol YNNO: overall projectmanagement, gesprekspartner op alle niveaus en alles binnen budget
Om hen te ondersteunen in dit veranderingstraject, zocht de Provincie Limburg een projectleider met kennis en ervaring op het snijvlak van gedrag en techniek en vond deze in Robert-Jan Snijders van YNNO. Volgens directeur en CFO/CIO Joyce Nelissen, tevens voorzitter van de stuurgroep van het digitaliseringsproject, wist hij op een professionele manier, zakelijk en met de juiste toon steeds het project centraal te stellen, op alle niveaus.
“Hij hield ons constant een spiegel voor: zitten we nog in lijn met onze ambities en doelstellingen? Terwijl hij nooit de planning en het budget uit het oog verloor.”
Dat budget bleef binnen de 2 miljoen, niet veel voor zo’n megaklus. Een klus die met de medewerkers zelf is geklaard, wat volgens de Provincie misschien wel de grootste troef is in het slagen van het project. Vertegenwoordigers uit de hele organisatie deden actief mee. Door de zorgvuldige voorbereiding en de tijd die genomen is in onder andere workshops en werksessies, konden zij stap voor stap wennen aan de verandering. Wat ze leerden, konden ze direct toepassen in de praktijk.
“Loslaten waar jouw taak eindigt begint met vertrouwen om het aan je collega over te dragen”, zegt Joyce. “Durf te delen. Dat je daar per saldo meer profijt van hebt, hebben medewerkers echt moeten ervaren.”
Resultaat: de organisatie is er klaar voor en inspireert andere overheden
De organisatie heeft zich tussentijds kritisch onder de loep laten nemen door middel van in- en externe reviews en audits. Met de feedback en opmerkingen werd de nieuwe manier van werken aangescherpt en het systeem verder verbeterd. Andere provincies maar ook gemeenten staan al op de stoep voor een kijkje in de keuken.
“Met name omdat we het hele voortbrengingsproces van een decentrale overheidsinstantie ondersteunen met het systeem en de nieuwe werkwijze”, geeft Robert-Jan aan. “En dat is behoorlijk uniek!
Zo kun je nu in dossiers achterhalen welk bezwaarschrift gerelateerd is aan welk onderdeel van het coalitieakkoord.” Het resultaat is een organisatie die klaar is om de nieuwe manier van werken nu echt in de praktijk te brengen. Best een spannend moment, vindt Ron. “Daar hebben we 4,5 jaar naartoe gewerkt. Doordat we langere tijd pilots hebben gedraaid hebben we de nieuwe werkwijze uitgebreid kunnen testen. Medewerkers weten hoe het moet, ze kunnen met het nieuwe systeem omgaan en, het allerbelangrijkste, het enthousiasme is er. Een groot compliment want met zo’n lange doorlooptijd hebben we een behoorlijk beroep gedaan op hun uithoudingsvermogen.”
