De ambitie: meer samenwerken in open kantoorconcept ondanks cultuurverschillen

De Shared Service Organisatie Caribisch Nederland (SSO CN) ondersteunt verschillende diensten en ministeries van de Nederlandse Rijksoverheid op Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Het omvat de rijksbrede bedrijfsvoering zoals ICT, Facilitaire Zaken, P&O, Financiën en Inkoop. De SSO wil haar dienstverlening verder verbeteren, door meer samen te werken en optimaal kennis en informatie te delen. In een kantoorconcept dat deze nieuwe manier van werken ondersteunt. Het is een van de redenen voor de reorganisatie van SSO. Daarvoor wordt niet alleen het bestaande kantoorpand geheel gerenoveerd en ingericht, ook de medewerkers bereiden zich in de Training Anders Werken voor op de nieuwe vorm van dienstverlening en samenwerken. Medio 2019 wacht hun een compleet nieuwe kantoor- en werkomgeving in het APNA-gebouw dat momenteel onder handen genomen wordt. Een modern Europees kantoor aangepast aan de Caribische context en waar in een flexibele omgeving wordt samengewerkt, ondanks de verschillen in werkcultuur van de medewerkers. “Nieuwe kantoor- en werkconcepten zijn in Caribisch Nederland nog geen gemeengoed”, zegt Vincent Cornelissen, consultant bij YNNO. “We zijn ervan overtuigd dat het medewerkers van de SSO helpt soepel samen te werken met collega’s van andere teams. Om uiteindelijk klanten zo goed mogelijk te bedienen. Maar dat gaat niet vanzelf, daar is goede begeleiding bij nodig.”

“De nieuwe kantooromgeving en bijbehorende manier van werken helpt medewerkers van de SSO soepel samen te werken met collega’s van andere teams.”
                                       Vincent Cornelissen, consultant bij YNNO

Rol van YNNO: combinatie van leermodules in een flexibele en organische aanpak

In de hele aanpak is veel aandacht voor de praktijk. Want, vindt Cornelissen, je moet zo snel mogelijk aan de slag. De verandering begint vandaag, stap voor stap, met focus op de verandering van specifiek gedrag. Daarom heeft YNNO een aantal modules ontwikkeld waar met medewerkers zaken worden uitgewerkt. De rollenspellen die worden uitgevoerd, helpen om knelpunten inzichtelijk te maken en op een andere manier te kijken naar eigen houding en gedrag. In die rollenspelen oefenen managers bijvoorbeeld hoe ze medewerkers het beste kunnen helpen bepaalde gedragspatronen los te laten en gewenst gedrag te ontwikkelen. Zo kunnen ze maatwerk leveren in de aansturing van hun team en leren ze hun leiderschapsstijl aan te passen op wat medewerkers nodig hebben. Feedback geven en vragen aan collega’s behoeft nog wat aandacht. De module hospitality, hoe geef je invulling aan service in nabijheid en hoe ga je om met de verschillende gebruikers en hun vragen, sloeg goed aan. Omgaan met interne klanten die meteen geholpen willen worden terwijl er nog zoveel andere klussen zijn, was een van de onderdelen die aan de orde kwamen.
Wekelijks is er online afstemming tussen YNNO en de opdrachtgever hoe de volgende onderdelen van het traject worden opgesteld. Feedback op eerdere interventies wordt meteen verwerkt. Zo ontstaat een flexibele en organische aanpak. Iets wat Ruud Peters, als diensthoofd verantwoordelijk voor het hele veranderproces, goed bevalt aan de samenwerking met YNNO. “Bij YNNO geen hoogdravende en abstracte visies. Medewerkers willen vooral weten hoe het werkt in de praktijk en willen concrete handvatten. YNNO springt heel flexibel om met deze wensen en als er meer tijd nodig is om dingen te laten landen dan passen ze de planning daarop aan.”

“Medewerkers in alle posities sluiten aan op wat voor hen van belang is. Dat was ook de opdracht aan YNNO: spits het toe en maak het zo concreet mogelijk.”
                                               Ruud Peters, diensthoofd SSO CN

Resultaat: iedereen sluit aan op leerprogramma en eigen initiatief neemt toe

De kunst is medewerkers het gevoel geven dat alle veranderingen met elkaar samenhangen. Dat vraagt veel op het gebied van communicatie. Over het resultaat tot nu toe is Ruud niet ontevreden. “Medewerkers in alle schalen en posities lukt het om aan te sluiten op voorbeelden die voor hen van belang zijn. Dat was ook de opdracht aan YNNO: spits het toe en maak het zo concreet mogelijk. Alle medewerkers van de verschillende niveaus zijn binnen onze dienst bezig met leerdoelen en wie ze feedback willen geven. En we zien dat mensen initiatief nemen, dat ze met een oplossing komen en actief de interne klant daarover informeren. We zijn er nog niet maar in de kleine stappen die we zetten, zie je dat het werkt. ‘Babysteps’ en ‘Just do it’ zijn uitspraken die we tijdens de training vaak gebruikten, en nu nog steeds.”