Een Programma van Eisen is een onmisbaar middel bij grote projecten. Of we nu een kantoor verbouwen en opnieuw inrichten, een grote digitaliseringsslag voor de hele organisatie maken of een verandertraject starten voor een nieuwe manier van werken.
Allemaal projecten waarbij het belangrijk is dat iedereen dezelfde richtlijnen en uitgangspunten hanteert. Deze uitgangspunten leggen we vast in een Programma van Eisen (Pve). YNNO zet nog een stap hiervoor en inventariseert ook alle mogelijkheden om te komen tot een Pve.
Verkenningsfase
Vanuit onze jarenlange ervaring met projecten op het gebied van nieuwe manieren van werken herkennen wij een duidelijke structuur waarin projecten succesvol verlopen. Deze structuur is gebaseerd op vijf opeenvolgende fases. Bij iedere vraag van een opdrachtgever voor nieuwe manieren van werken beginnen we met de verkenningsfase. Wat zijn de ambities van de organisatie? Hoe ziet de markt eruit? Met welke maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen moeten we rekening houden in de toekomst? In samenwerking met de opdrachtgever beantwoorden we deze vragen en formuleren we een nieuwe manier van werken.
Bepalen van de ambitie
Een heldere en duidelijke geformuleerde nieuwe manier van werken is de basis voor ieder Programma van Eisen. De nieuwe manier van werken wordt ondersteunt door ambities en ontwerpuitgangspunten. Onderwerpen die onder andere aan de orde komen zijn samenwerking, flexibiliteit, duurzaamheid, welzijn, identiteit en een aantrekkelijke werkgever zijn. Een werkomgeving die ontmoeten en kennisuitwisseling ondersteunt. Die aangepast kan worden aan veranderende werkomstandigheden. Die oog heeft voor het milieu. Die de medewerkerstevredenheid verbetert. Die de identiteit van de organisatie en werkcultuur versterkt. Die talent aantrekt, behoudt en medewerkers motiveert het beste uit zichzelf te halen. We toetsen alle mogelijke fysieke, digitale en mentale mogelijkheden aan de gestelde ambitie en geven op alle vlakken aan wat wenselijk en haalbaar is. Een zonering ‘van rumoer naar rust’ kan akoestische problemen oplossen. Of een huiskamer kan bijdragen aan het informeel kennis delen tussen verschillende afdelingen.
Programma van Mogelijkheden
In de verkenningsfase dienen de ambitie en geformuleerde manier van werken als basis voor het Programma van Mogelijkheden. Anders dan in een Programma van Eisen, verkennen we hier – zoals de naam al zegt – alles wat mogelijk is. In deze fase doen we onder andere een analyse van het gebouw, we onderzoeken de werkstijlen en maken een quick scan van de digitale voorzieningen. Ook onderzoeken we het verandervermogen van de organisatie. Sommige zaken kunnen technisch en financieel wenselijk en haalbaar zijn maar vragen bereidheid en kundigheid van de organisatie óm te veranderen. Op basis van al deze onderdelen en in gesprek met de klant stellen we het Programma van Mogelijkheden op. We schetsen een aantal scenario’s inclusief een raming van de kosten die we op hoofdlijnen getoetst hebben. Zo brengen we een heel palet aan mogelijkheden in kaart op allerlei aspecten en onderdelen van de werkomgeving. Op basis van het Programma van Mogelijkheden kan de opdrachtgever duidelijke keuzes maken en meteen de consequenties van deze keuzes overzien.
Een gedetailleerd Programma van Eisen
In de volgende fase, die van de definitie, borduren we voort op de uitkomsten van de verkenningsfase maar duiken nu meer in de details. In het Programma van Eisen omschrijven we in detail aspecten als de functionele, ruimtelijke en technische eisen van iedere ruimte en van het hele gebouw, maar ook zaken als herkenbaarheid en beleving van de werkomgeving, ergonomie en gezondheid van de werkplek of digitaal werken. Anders dan het Programma van Mogelijkheden is het Programma van Eisen zo gedetailleerd mogelijk met specifieke ontwerpcriteria die we opstellen voor alle zones van een gebouw. Van het buitengebied, de bezoekers- en gemeenschappelijke zone tot de afdeling en de individuele werkplek.
Programma van Eisen: leidraad voor alle betrokkenen
De definitiefase eindigt in een Programma van Eisen dat dient als leidraad voor alle betrokkenen waaronder ook de architect, aannemer en installateur. Zodat iedereen dezelfde uitgangspunten hanteert, want een goed PvE kun je maar op een manier interpreteren. Dat betekent niet dat er geen wijzigingen meer mogelijk zijn maar wel dat dit gebeurt in overleg. Samengevat heeft het Programma van Eisen de volgende functies:
- Het geeft specifieke richtlijnen voor het ontwerp;
- Het is een communicatiemiddel in de uitvoering;
- Het leidt tot definitieve kostenraming van het project;
- Het is een toetsingsdocument voor het eindresultaat.
In de praktijk
Waar we in het Programma van Mogelijkheden de verschillende opties voorleggen, maken we in het Programma van Eisen een definitieve keuzes die we in detail beschrijven als contractdocument naar architect, aannemer en onderaannemer. Neem bijvoorbeeld de ontvangstruimte. In het Programma van Mogelijkheden beperken we ons tot de wens voor een informele bezoekers- en wachtruimte, inclusief entree en receptie, met een duidelijke ingang waar de identiteit van de organisatie direct zichtbaar is. In het Programma van Eisen geven we aan:
- hoe de identiteit tot uitdrukking komt in de ruimte en met welke beleving (functie);
- dat de receptie minimaal 10 m2 moet zijn (ruimte);
- dat medewerkers goed zicht hebben op de hele ruimte vanuit de balie (ontwerp);
- dat er een duidelijke en logische zonering is met de entree (relatie)
- dat er een open WIFI-verbinding is en displays met informatie (technologie);
- dat er veel natuurlijk licht is, contact met buiten en gratis water voor bezoekers (gezondheid op de werkvloer).
Als we voor de hele werkomgeving tot in detail de keuzes hebben vastgelegd, maken we samen met de ontwerper het schetsontwerp, stellen we de planning op en brengen we de kosten in kaart.
Gefaseerde uitvoering van Programma van Eisen
Wordt het Programma van Eisen goedgekeurd dan dient het PvE als input voor de ontwerper. Deze start met het uitwerken van een schetsontwerp (SO), voorlopig ontwerp (VO) en definitief ontwerp (DO). Vervolgens kan de werkomgeving gerealiseerd en gebruikt worden. In een goed PvE leggen we de lat graag hoog. Tegelijkertijd zijn we pragmatisch en realistisch: we zoeken oplossingen die passen bij de organisatieambities en budgetten die beschikbaar zijn.
Alle expertises