De ambitie: meer samenwerking tussen de teams en betere dienstverlening naar de klant

Het nieuwe kantoor van de Shared Service Organisatie Caribisch Nederland (SSO CN) wordt het eerste flexibele werkconcept van Bonaire. Ook Aruba en Curaçao kijken met interesse wat er bij de buren gebeurt. De SSO, die de verschillende ministeries en uitvoeringsorganisaties van de Nederlandse Rijksoverheid ondersteunt in hun bedrijfsvoering, zit nu nog verdeeld over drie locaties op Bonaire. Meer samenwerking tussen de verschillende teams en het verder verbeteren van de dienstverlening is de ambitie. “We denken dat één locatie met een herkenbare en open uitstraling niet alleen de samenwerking verbetert maar ook onze identiteit versterkt”, zegt projectmanager Erik Rusman.

“We hebben een werkplekanalyse gemaakt en daarna zijn we gefaseerd en hands on aan de slag gegaan.”
                                                  Pieter van der Laan, adviseur bij YNNO

Rol van YNNO: medewerkers meenemen in concept van het nieuwe werken

De grootste uitdaging zit volgens Erik in het passend maken van nieuwe manieren van werken binnen de Caribische context. Het idee is, anders dan in Europees Nederland, nieuw en referentiekaders zijn er niet. “Je kunt dus niet met medewerkers op excursie naar bedrijven waar het nieuwe werken al is doorgevoerd, want die zijn er gewoonweg niet”, zegt hij. “Wat het ook bijzonder maakt is dat veel lokale leveranciers niet of nauwelijks bekend zijn met deze werkconcepten. Als opdrachtgever neem je dan soms je leverancier bij de hand, iets wat in vergelijkbare Europese trajecten niet snel meer voor zal komen.” Met de jarenlange expertise die YNNO heeft in dit soort trajecten, zijn zij de aangewezen partij om SSO hierin te begeleiden. Rekening houdend met de ambities en cultuur van de organisatie en met een concept dat past binnen het nieuwe gebouw. “We hebben afdelingen uitgebreid bevraagd naar het type werk dat ze doen waarna we een werkplekanalyse hebben gemaakt”, vertelt Pieter van der Laan, adviseur bij YNNO. “Daarna zijn we gefaseerd en hands on met alle uitgangspunten aan de slag gegaan.” YNNO boog zich samen met Erik over tal van vragen en discussiepunten zoals ‘Wel of geen vaste werkplekken’, ‘iedereen een laptop of toch vaste computers’. Daarnaast was YNNO ook sparringpartner voor Erik bij het tot stand komen van het ontwerp.

“Het besef begint te dagen bij medewerkers dat werken op een andere manier mogelijk en misschien wel leuker is.”
                                             Erik Rusman, projectmanager bij SSO CN

Het resultaat: iedereen aan de laptop en positieve verwachtingen bij nieuwe manier van werken

Inmiddels werkt iedereen al met een laptop. Het idee dat niemand behalve de receptionist straks een eigen werkplek heeft, blijft nog even spannend. Terwijl de verbouwing van het nieuwe kantoor in volle gang is, worden medewerkers in de tussentijd klaargestoomd in de Training Anders Werken. Daar zijn de verschillen overigens minder groot met Europees Nederland, vindt Erik. “Ook in Nederland zie je dat mensen moeite hebben met afscheid nemen van dat wat ze gewend zijn. Wij willen laten zien dat werken op een andere manier kan, en dat dat leuk kan zijn. Misschien wel leuker.” Dat besef begint te dagen bij medewerkers, merkt hij. De eerste reacties op het kantoor in wording zijn positief. En in maart, als het nieuwe kantoor bijna is opgeleverd en het nieuwe werken zichtbaar en tastbaar wordt, start de module hoe te werken in het nieuwe gebouw. Met het eerste, flexibele werkconcept van de hele regio! Daar mag best de vlag voor uit.