Deze blog is onderdeel van de YNNO-reeks over Hybride Werken. Langzaam maar zeker komt het post-covid tijdperk in zicht. En deze nieuwe tijd leidt tot een hoop vragen bij organisaties. Hoe ziet werk eruit na corona, en hoe bereid ik mijn organisatie voor op deze nieuwe manier van werken? Goed nieuws! Je bent niet de enige met vragen over hybride werken. Laat je inspireren door deze organisaties, die elk op hun eigen manier aan de slag zijn gegaan met nieuwe manieren van werken. In deze blog lees je hoe de medewerkers door GVB creativiteit en een groot onderling vertrouwen richting geven aan werk tijdens en na de corona crisis.
Peter Buisman, Directeur Human Resources bij GVB, valt direct met de deur in huis: “Het vertrouwen in elkaar en de creativiteit van medewerkers waren echt inspirerend. Ik vond het gaaf om te zien hoe medewerkers, zo goed en zo kwaad als het kon, zich aanpasten tijdens de coronacrisis.” Die lockdown had voor de medewerkers van GVB heel verschillende consequenties. Peter: “Onze voer- en vaartuigen moesten natuurlijk gewoon door blijven rijden en varen. Met meer dan 80% van onze medewerkers in de buitendienst gaf dit een hoop spanning op het thema veiligheid. Hoe beschermen we onze mensen, hoe garanderen we dat zij veilig hun werk kunnen uitoefenen? En voor de medewerkers op het hoofdkantoor verschoof het werk opeens naar de keukentafel, een manier van werken waar wij allemaal nog geen ervaring mee hadden.” Nu de volgende fase voor de deur staat, is het tijd om terug te kijken: wat zijn de inzichten die Peter heeft opgedaan in de afgelopen periode?
Het nieuwe vertrouwen
“Een van de belangrijkste leerpunten gaat over vertrouwen. Van nature is de ov-setting een omgeving waar checks, controles en processen belangrijk zijn. Uiteindelijk moeten onze voertuigen gewoon volgens de dienstregeling rijden. En veiligheid is daarin essentieel. Door de pandemie moest een deel van die regels opeens overboord. We moesten creatieve manieren vinden om te doen wat we doen, om te leveren wat we moeten leveren. En die noodzaak voor creativiteit heeft impact op de verhouding tussen medewerker en manager.” Peter noemt deze ontwikkeling ‘het nieuwe vertrouwen’, waarin een nieuwe balans wordt gezocht tussen controle en vrijheid, tussen aansturing en zelfsturing, tussen procedures en dienstverlening.
Peter: “Je moet natuurlijk wel realistisch zijn: het gaat echt om het vinden van een balans tussen enerzijds regels en anderzijds creativiteit. Om die balans te vinden, moet je drie dingen doen. Het begint ten eerste met een goed verhaal, dat niet alleen maar mag gaan over de benodigde kostenbesparing, maar vooral over hoe hybride werken past bij de visie van de organisatie. Ten tweede moet je als leidinggevende het goede voorbeeld geven in je dagelijks handelen. Bijvoorbeeld wanneer je de vergaderdag van de directie bewust kiest op een woensdag of een vrijdag: grijp die kans aan om voorbeeldgedrag te laten zien op het onderwerp weekspreiding* (* een gelijkmatige spreiding van drukte over de week, zodat wordt voorkomen dat het op dinsdag en donderdag te druk is, terwijl het op woensdag en vrijdag uitgestorven is op kantoor). En ten derde moet je jouw medewerkers actief (laten) begeleiden bij het maken van werkafspraken over hoe succesvol te werken in een hybride wereld, waar digitaal en fysiek elkaar ontmoeten.”
Verbinding tussen buiten en binnen
Een ander spanningsveld tijdens en na de lockdown is de verhouding tussen ‘binnen’ en ‘buiten’. De verbinding tussen de medewerkers op kantoor en de medewerkers op de lijn (tram, bus, metro of veerpont) is een vraagstuk dat al veel langer bij GVB op de agenda staat. Peter: “Het openbaar vervoer wordt buiten gerund. Niet binnen. Daar hoort een bepaald bewustzijn bij. Je wilt eigenlijk de mensen van binnen naar buiten jagen. Daar gebeurt het!”
Nu we naar een hybride werksituatie gaan, is het belangrijk om bewust te zijn van het spanningsveld tussen deze groepen. Hybride werken en thuiswerken is een veel minder relevant thema voor mensen die buiten aan het werk zijn. Tegelijk biedt hybride werken een kans weer een stap te zetten met verbinding. Peter: “Het begint met een bepaalde bescheidenheid en effort. Dat de thuiswerkers laten zien aan de mensen in het veld: we doen er alles aan om jou te ondersteunen! En nu de kantoormedewerkers wat ervaring hebben opgedaan met het werken op een andere locatie dan het hoofdkantoor, kan er in de toekomst ook meer op andere locaties worden gewerkt, bijvoorbeeld op een remise, garage of werkplaats. Zo creëer je meer interactie tussen binnen en buiten, en versterk je die verbinding.”
Een bron van kansen, energie en betrokkenheid
Nu hybride werken zijn intrede doet, is het moment daar om de oude manier van werken binnen je organisatie tegen het licht te houden. Peter: “Dit is echt een relevante dimensie van hybride werken. Een heel concreet voorbeeld is het callcenter van GVB. Nu collega’s deels thuiswerken, kunnen we de openingsuren verruimen. Dat verhoogt het serviceniveau. Zo zijn er allerlei voorbeelden van de nieuwe kansen die hybride werken biedt.”
Ook wat betreft de betrokkenheid in de organisatie biedt hybride werken nieuwe kansen. Peter: “Het is een duidelijk signaal dat er zo veel mensen zijn die dit moment aangrijpen om hun mening kenbaar te maken. Je ziet een enorme betrokkenheid en wens om mee te praten in de organisatie. Dat is een belangrijk inzicht wat nu opkomt: blijkbaar is er zo veel feedback, mensen willen graag meepraten, dat hadden we voorheen best vaker en uitgebreider kunnen ophalen! Het is de rol van managers om die feedback op te halen en om er mee te bouwen aan een lerende organisatie. Nu we in de hybride situatie de kans hebben om ook digitaal elkaar te pakken te krijgen, wordt dat geven van feedback en delen van meningen alleen maar toegankelijker voor de organisatie. Ik kijk er naar uit om te zien waar dit ons gaat brengen in de komende jaren!”
GVB & YNNO
In 2014 heeft YNNO de herhuisvesting van GVB naar het hoofdkantoor aan de Arlandaweg begeleid. GVB heeft YNNO gevraagd te helpen met het vertalen, structureren en betekenis geven van het gewenste concept voor de werkomgeving op het hoofdkantoor aan de Arlandaweg in Amsterdam. Deze vraag resulteerde in een samenwerking met een mooi eindresultaat. Je leest meer over dit project in deze blog.
Nu, 7 jaar later, ondersteunt YNNO-partner Frederik van Steenbergen GVB met expert-advies over de impact van hybride werken op de organisatie en het werkconcept.
