Waterschap Zuiderzeeland ging digitaal. Samenwerken, onafhankelijk van tijd, plaats en welk soort device dan ook, was het doel. Óók met ketenpartners. Igno Overklift van YNNO en interim programmamanager Hans Bilgin werkten met een heel team samen om de klus te klaren. Nog voordat de eindstreep was gehaald, stonden collega-organisaties in de rij voor een kijkje in de keuken. Waarom je commotie moet timen en hoe hot-dogs een handje helpen om iedereen aan tafel te krijgen….
Wat was de aanleiding voor de digitalisering van het Waterschap?
Hans: In 2017 is het Waterschap overgestapt naar een nieuw werkconcept en een eigentijdse huisvesting (lees ook: https://www.ynno.com/projecten/waterschap-zuiderzeeland/). YNNO heeft dat project destijds geleid. Bij een andere, lees flexibele, manier van werken, hoort een digitale werkomgeving met middelen die dat optimaal ondersteunen. De aanvankelijke vraag van het Waterschap was: pas ons Document Management Systeem aan. Maar je alleen richten op een deel van het geheel zet weinig zoden aan de dijk. Wat je wilt is het hele ecosysteem aanpakken. Dus werd de ambitie veel breder, namelijk: digitaal samenwerken. Dan ben je niet alleen maar systemen aan het vervangen. Dan ben je echt bezig met een andere manier van werken.
“Je wilt het hele ecosysteem aanpakken. Dus werd de ambitie breder: digitaal samenwerken. Dan ben je echt bezig met een andere manier van werken.”
Hans Bilgin, interim programmamanager
Zijn jullie begonnen met de archiefkasten op te ruimen?
Hans: Nee hoor, zo erg was het niet. Die slag had Zuiderzeeland al gemaakt. Maar digitalisering bleef toch nog beperkt tot ‘clean desk’. Kijk, het is leuk dat je de inhoud van de kasten scant maar eigenlijk wil je altijd en overal bij die documenten komen. Plaats-, tijd- en apparaatonafhankelijk werken zoals ze nu doen hebben wij geïntroduceerd en samen met de medewerkers in een jaar tijd voor elkaar gekregen. Nu kunnen ze ook thuis of in de trein aan de spullen ‘uit de kast’.
Dus een goed systeem is wel het halve werk….
Igno: Een goed systeem maakt de essentie van digitaal samenwerken mogelijk: alles altijd zichtbaar voor iedereen. Maar een goed systeem verandert ook meteen de dagelijkse praktijk. Je slaat niet meer een document op voor jezelf om de definitieve versie vele rondes later te laten landen in een archief. Het Waterschap werkt nu in een Office 365 omgeving met Skype, OneNote, SharePoint en Repstor. Inmiddels is een eerste team met MS Teams van start gegaan. De programma’s hebben we samen met de medewerkers ingericht en relatief eenvoudig weten te houden. Niet alleen de diverse locaties van het waterschap delen nu documenten. Ook de waterschappen die verspreid zitten door de provincie en zelfs ketenpartners werken zo op afstand met elkaar samen. Op deze manier maakt het Waterschap de organisatiedoelen van samenwerken en verbinden echt waar.
“Het werk van bijna iedereen, ook de buitendienst, is makkelijker én misschien ook wel leuker geworden.”
Igno Overklift, adviseur bij YNNO
Hoe hebben jullie dat in een jaar tijd voor elkaar gekregen?
Igno: We hebben vooral ingezet op verbeelding en user adoption. De gebruikers verleiden mee te gaan in digitaal werken. De eerste stap was de evaluatie van het bestaande systeem voor zaakgericht werken. Daarvoor hebben we een quiz georganiseerd. Drie quizrondes waren er. En drie keer zat de zaal vol. De drempel is laag, mensen vinden het leuk om mee te werken en je krijgt natuurlijke, eerlijke antwoorden. Die maakten we inzichtelijk op een scherm zodat we er meteen over in discussie konden. Hartstikke de inhoud in, maar dan op een ludieke manier. En ja, er waren prijzen te verdelen. Dat is deel van de fun! Een andere actie waren de Hot Doc sessies. Met Doc van documenten. Maar we gingen ook met echte hot-dogs door de organisatie. Daar krijg je iedereen mee aan tafel, haha.
Wat kregen medewerkers bij die hot-dogs geserveerd?
Igno: We maakten inzichtelijk wat het betekent, digitaal samenwerken, en gaven mensen een idee van wat er in het komende project te gebeuren stond. In een eerder stadium kwamen leveranciers langs bij het waterschap om presentaties te geven en te laten zien wat er allemaal mogelijk is op het gebied van digitaal samenwerken. Dan kun je met elkaar in gesprek. Wat betekent dit voor ons? Past dit bij ons werk? Worden we hier blij van? We hebben medewerkers voorbereid op en begeleid naar digitaal werken. Met onder meer korte, praktijkgerichte trainingen, miniworkshops om digitale vaardigheden te verbeteren en scrumsessies.
En, werden ze er blij van?
Igno: Het mooiste compliment kregen we van een van een medewerker die na een sessie naar buiten liep en zei: nu ga ik een keer met plezier een zaak aanmaken. Het werk van bijna iedereen, inclusief de buitendienst, is makkelijker én misschien ook wel leuker geworden. Bij een dijkinspectie maak je een foto en die zet je via een app op je telefoon, meteen in de digitale omgeving. En omdat mensen zelf de positieve gevolgen van digitaal werken ondervinden, gaan ze er automatisch meer mee doen. Komen ze met andere werkgerelateerde apps die ze enthousiast met collega’s delen.
“Zuiderzeeland heeft met deze digitaliseringsslag wel iets veroorzaakt. Uit het hele land komen collega-organisaties kijken.”
Igno Overklift, adviseur bij YNNO
Wat had je achteraf anders gedaan?
Hans: We waren al van start met het project toen we de organisatie een berekening hebben voorgehouden wat deze transformatie in uren en tijdsbesteding zou kosten. Dat veroorzaakte wel een schok in de organisatie. Het lijkt tegenstrijdig wat ik nu ga zeggen, maar achteraf hadden we dat veel eerder moeten doen. Commotie over een andere manier van werken komt er toch wel, maar je moet het timen. Hadden we dit voor de start gedaan, dan hadden we alle discussies op voorhand kunnen voeren. Nu hebben we gaandeweg soms een pas op de plaats moeten maken.
Is het Waterschap klaar voor de toekomst?
Hans: Ik denk dat we veel bereikt hebben. De eerste drie maanden dat we live waren met het nieuwe systeem, hadden we 50% van de organisatie mee. Het Waterschap is in ieder geval i-bewust. Ze beseffen dat ze aan de gang moeten blijven met digitalisering. Nu het oude systeem echt bijna ten einde is, zal de laatste stap naar compleet digitaal werken gezet worden. Eigen Excelletjes bijhouden kan dan echt niet meer.
Igno: In de wereld van de waterschappen heeft Zuiderzeeland wel iets veroorzaakt. Uit het hele land komen delegaties van collega-organisaties kijken en zijn zeer onder de indruk hoe het hier geregeld is. Medewerkers van Zuiderzeeland doen mee om zelf te vertellen over hun ervaringen. Ook gaan wij op werkbezoek. Een beter resultaat kun je eigenlijk niet hebben, toch?
Wouter Slob, secretaris-directeur bij Waterschap Zuiderzeeland, over het project en de samenwerking met Igno en Hans:
“Het project verliep onder leiding van Hans en Igno heel gestructureerd. Zij kozen voor de menselijke maat en dat is in een grote organisatieverandering als deze nodig. Stap voor stap hebben ze alle medewerkers van het Waterschap meegenomen in de andere manier van werken, het digitaal samenwerken. Waren er hobbels op de weg dan werd in alle rust naar een oplossing gezocht. Die rust en structuur is heel belangrijk geweest voor het slagen van het project. En we zijn trots op het resultaat.”