(Kosten)efficiëntie is terug van weggeweest. Maar waarom juist nu?

Dit jaar met stip op één in de BNW index: het thema (kosten)efficiëntie. Opvallend, want in 2024 stond dit onderwerp nog buiten de top drie belangrijkste thema’s in de werkomgeving. Maar is dit een verrassende ontwikkeling of juist niet? Maar voor wie de markt de afgelopen jaren heeft gevolgd, is het ergens ook goed te verklaren.

In de gesprekken die we voor de BNW Index voerden met workplace managers, viel ons ding op: organisaties zijn steeds minder bezig met nieuwe (grote) investeringen en steeds meer met het beheren en optimaliseren van wat er al is. Oftewel: op de winkel passen.
Na de coronapandemie werd massaal geïnvesteerd in werkomgevingen die hybride werken mogelijk moesten maken. Werkplekconcepten werden vernieuwd, kantoren werden verbouwd en voorzieningen uitgebreid om medewerkers optimaal te faciliteren en terug naar kantoor te krijgen.

Dat momentum lijkt inmiddels te verschuiven. De grote stappen zijn de afgelopen jaren gezet en de vraag verschuift van: wat hebben we nodig, naar hoe benutten we beter wat we hebben?

Toch lijkt de verklaring niet direct in economische omstandigheden te liggen. Interessant genoeg is daar namelijk geen harde onderbouwing voor te vinden, volgens Max Visser van de Radboud Universiteit. De economie ontwikkelde zich de afgelopen jaren relatief stabiel en verklaart niet volledig waarom organisaties juist nu zoveel nadruk leggen op kosten en efficiëntie.

Een van de verklaringen ligt voor de hand: we komen nog steeds minder naar kantoor. Veel organisaties worstelen nog altijd met lage bezettingsgraden. Op drukke dagen komt de bezetting in veel gevallen niet boven de 50 procent uit en dat beeld verandert eigenlijk al jaren niet.

Toch lijkt de betekenis van efficiëntie breder dan enkel kostenreductie of meters besparen. Efficiëntie vandaag de dag gaat ook over dingen slimmer doen en optimaliseren. Binnen de BNW zien we dat organisaties efficiëntie vooral associëren met optimalisatie. Maar liefst 68 procent van de organisaties die dit thema prioriteit geven, doet dat vanuit de wens om bedrijfsprocessen slimmer in te richten. Technologie speelt daarin een belangrijke rol, denk aan automatisering en de snelle ontwikkeling van AI. Nieuwe digitale mogelijkheden maken stellen organisaties in staat om werk slimmer te organiseren en productiviteit te verhogen. De vraag wordt dan al snel: waarom zou je die kans laten liggen?

Tegelijkertijd schuilt hierin ook een risico. Want efficiëntie staat regelmatig op gespannen voet met andere onderwerpen die de markt bezighouden, zoals effectiviteit, gebruikersbeleving, vakmanschap en betekenisvol werk. Een efficiënte oplossing is niet automatisch een goede oplossing. Minder vierkante meters, meer standaardisatie of verdergaande automatisering leveren pas echt waarde op wanneer ze ook bijdragen aan het werk van de gebruiker.

De uitdaging voor organisaties ligt daarom niet in het maximaliseren van efficiëntie, maar in het vinden van de juiste balans. Een les uit de BNW index is dat efficiëntie geen doel opzich zou moeten zijn. En dat organisaties die dat begrijpen, slimmer werken zonder daarbij de mens uit het oog te verliezen.