Column – Van pasjes tot wifi: hoe verborgen data je organisatie vooruithelpt

Aan informatie dus geen gebrek. Neem bijvoorbeeld de toegangspasjes, die precies weten hoeveel mensen er per dag binnen komen. Wifi-punten laten zien waar mensen zitten en vergaderkalenders geven inzicht in het gebruik van ruimtes. Ook de hybride camera’s kunnen vaak al tellen hoeveel mensen er in een vergaderruimte zitten. Toch blijven al die bronnen vaak ongebruikt in losse systemen hangen. De oorspronkelijke doelen – veiligheid, toegang of planning – zijn doorgaans wel helder, maar er schuilt in al die gegevens extra waarde die nauwelijks wordt benut. Terwijl dit wel mogelijk is!

Begin klein en netjes

Het goede nieuws? Je hoeft niet te wachten tot je de perfecte dataset hebt. Die bestaat namelijk niet. Er is altijd wel een bron die ontbreekt of een vraag die later opkomt. Daarom is het juist slim om klein te beginnen. Start met één duidelijk doel, zoals het inzichtelijk maken van de kantoorbezetting. Combineer vervolgens bestaande data uit onder meer pasjes, agenda’s en wifi-gegevens en bouw van daaruit verder. Belangrijk is wel dat je dit netjes doet. De privacy moet altijd geborgd zijn. Maak dus vooraf afspraken over wie toegang heeft tot welke data en stel een autorisatiematrix op. En betrek hierbij de ondernemingsraad en een security-officer. Zo creëer je vertrouwen en een stevig fundament voor verdere stappen.

Twee concrete use cases

Laten we dit eens concreet maken, met een voorbeeld over kantoorbezetting. Veel organisaties investeerden de afgelopen jaren in sensoren om het gebruik van bureaus en vergaderzalen te meten. Best handig, maar niet altijd nodig. Vaak zijn er namelijk al bestaande databronnen die precies laten zien wanneer afdelingen samenkomen, welke dagen druk zijn en waar tekorten in ruimte ontstaan. Zo kun je bijvoorbeeld ontdekken dat de tweede verdieping op dinsdag uitpuilt met finance-medewerkers, terwijl HR op woensdag in halflege ruimtes zit. Zet vervolgens die teams met elkaar aan tafel voor het maken van nieuwe werkafspraken. Zo benut je de bestaande capaciteit een stuk efficiënter en hoeven er geen nieuwe investeringen gedaan te worden.

Een ander voorbeeld, dat misschien wat minder voor de hand ligt, is de locatie van je kantoor. Stel dat je als organisatie veel IT’ers nodig hebt, dan helpt het om data te koppelen. Waar wonen de meeste softwareontwikkelaars? Wat is hun reisbereidheid? Welke concurrenten vissen in dezelfde vijver? Zo kan de conclusie zijn dat je beter een hub opent bij een station in de regio, in plaats van blijven vasthouden aan een té afgelegen hoofdkantoor. Data vormt hiermee de basis voor een strategische beslissing die direct effect heeft op je wervingskracht.

Data als startpunt

Belangrijk om te onthouden: data is input, geen output. Het zijn cijfers die een gesprek op gang brengen en het startpunt zijn van een veranderproces. Misschien denk je dat je kantoor altijd vol zit, maar laat de data zien dat de piek alleen op dinsdag en donderdag ligt. Dan kun je het gesprek aangaan over het slimmer verdelen van de ruimte. Pas daarna volgen beslissingen over eventuele uitbreiding of inkrimping. En nee, je hoeft nu niet meteen een zeer geavanceerd data lake te bouwen. Begin gerust met Excel. Maak een eerste analyse, test welke inzichten waardevol zijn en bouw daar langzaam een stabiel dashboard omheen. Het belangrijkste is dat data geen eenmalige exercitie blijft, maar onderdeel wordt van de dagelijkse manier van werken. Alleen zo maak je van losse datapuntjes echte stuurinformatie, die als een kompas richting geeft aan je organisatie.