Gemeente Vlissingen: Van ruimtegebrek naar draagvlak: samen bouwen aan een passend kantoor in Vlissingen
Hoe richt je een nieuw kantoor in wanneer je organisatie in korte tijd fors groeit, maar de beschikbare ruimte niet meegroeit? Voor de Gemeente Vlissingen was dat de uitdaging bij de verhuizing naar een nieuw kantoor.
De groei van 150 medewerkers, terwijl de beschikbare huisvestingsruimte gelijk bleef, leidde tot vragen, zorgen en onzekerheid. Gaat iedereen straks wel passen? En hoe verdeel je de beschikbare ruimte op een eerlijke manier?
De opgave bleek groter dan alleen een vraagstuk over werkplekken. Het ging ook over samenwerking, eigenaarschap en draagvlak. Want hoe zorg je ervoor dat medewerkers en leidinggevenden begrijpen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt én zich daarin kunnen vinden?
Niet beginnen bij ruimte, maar bij werk
Gelijk beginnen met een indelingsvoorstel lijkt misschien het meest effectief. Maar bij de Gemeente Vlissingen deed YNNO eerst een stapje terug. Want voordat je bepaalt waar iedereen komt te zitten, wil je weten: wat hebben medewerkers nodig om hun werk goed te kunnen doen?
Daarom werd niet alleen gekeken naar plattegronden, teamgroottes en werkplekcapaciteit, maar vooral naar de manier waarop teams werken. Welke werkstijlen zijn er? Welke teams werken veel samen? En hoe vaak zijn medewerkers eigenlijk op kantoor?
De inzichten uit deze inzichten vormden het vertrekpunt voor het vlekkenplan. Niet simpelweg verdelen, maar passend verdelen is het uitgangspunt.
Samen bouwen aan een gedragen vlekkenplan
Het vlekkenplan werd besproken tijdens een DMT-dag met alle teamleiders en directieleden. Keuzes werden toegelicht, inzichten gedeeld en ruimte geboden voor discussie en eigen inbreng.
Dat was belangrijk. Want een gelijke verdeling is niet automatisch een eerlijke verdeling. Door te kijken naar werkprocessen, samenwerking en werkstijl ontstond een oplossing waar een groot deel van de organisatie zich in kon herkennen.
Van kantoorindeling naar nieuwe werkafspraken
Het traject stopte niet bij het vlekkenplan. In gesprekken en teamsessies kregen medewerkers ruimte voor hun vragen, zorgen en ideeën. Ook werden gezamenlijk werkafspraken gemaakt over het gebruik van het nieuwe kantoor en de manier van samenwerken.
Zo werd het nieuwe kantoor niet alleen een fysieke plek, maar ook een aanleiding om samen opnieuw te kijken naar de manier van werken.
"Niet simpelweg verdelen, maar passend verdelen werd het uitgangspunt."
Meike van YNNO
Het resultaat: een kantoor dat aansluit bij de praktijk
Het traject resulteerde in een gedragen indeling die aansloot bij de werkprocessen en samenwerkingsrelaties binnen de organisatie. Leidinggevenden konden zich grotendeels vinden in de gemaakte keuzes en deze vervolgens toelichten aan hun teams.
Het vlekkenplan werd daarmee meer dan een indeling van de ruimte. Het bood een basis om met elkaar in gesprek te gaan over samenwerking, behoeften en verwachtingen.
Opdrachtgever: Gemeente Vlissingen
Locatie: Stadshuis Vlissingen
Oppervlakte: ca. 4500 m2
Medewerksers: ca 450
Jaar: sep 2025 - mrt 2026
Diensten:
Gedrag & Verandering, Weekspreiding,
Vlekkenplan, Samenwerken,
Leiderschap, Teamontwikkeling
Wat maakte dit traject succesvol?
De urgentie was hoog: de verhuizing kwam snel dichterbij en er moesten keuzes worden gemaakt. Tegelijkertijd werd bewust tijd genomen om het proces zorgvuldig te doorlopen.
Alle leidinggevenden werden individueel gesproken, HR speelde een actieve rol en ook het directieteam was vanaf het begin betrokken. Hierdoor konden keuzes niet alleen worden gemaakt, maar ook worden uitgedragen binnen de organisatie.
Door ruimte te bieden voor dialoog, eigen inbreng en gezamenlijke besluitvorming ontstond draagvlak voor de nieuwe werkomgeving.
De les
Een toekomstbestendige werkomgeving ontstaat niet door alleen vierkante meters te verdelen, maar door te begrijpen hoe mensen werken en samenwerken.
In Vlissingen ontstond zo niet alleen een nieuwe kantoorindeling, maar ook een gezamenlijk vertrekpunt voor de toekomst.
"Een toekomstbestendige werkomgeving ontstaat niet door alleen vierkante meters te verdelen, maar door te begrijpen hoe mensen werken en samenwerken."
Manon van YNNO
Deze collega's werkte aan het project
Elke maand nieuwe inzichten, gewoon in je inbox.
Elke maand delen we wat we leren in het veld: hoe organisaties werken aan betere samenwerking, meer draagvlak, slimme technologie en duurzame werkplekken. Compact, inspirerend en direct toepasbaar in jouw praktijk.