Van vier gemeentehuizen naar een nieuwe huisvestingsvisie

De aanleiding lag in het succes van de gemeentelijke samenwerkingsorganisatie De BUCH. De gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo brachten een groot deel van hun ambtelijke organisatie samen. Dat leverde efficiëntie op, maar betekende ook dat de organisatie gezamenlijk ruim in het gemeentelijk vastgoed zat.

Daarom ontwikkelde De BUCH een visie op de toekomstige huisvesting. Het uitgangspunt: in iedere gemeente blijft een gemeentelijke ‘hub’ beschikbaar. Hier krijgen het bestuur, een kleine bestuurlijke staf, de gemeenteraad en commissies een plek.

Voor de ambtelijke organisatie was de locatie minder bepalend. Daar werd vooral gekeken naar de kwaliteit en geschiktheid van het vastgoed. Uit het onderzoek bleek dat het gemeentehuis in Heiloo kon worden afgestoten.

Voor de gemeentelijke hub in Heiloo werd ruimte gevonden in het pand waar ook de bibliotheek al gevestigd was. Maar daarmee ontstond direct een nieuwe vraag: waar blijft het domein Bedrijfsvoering?

Minder ruimte, dus anders werken

Bij de start van De BUCH waren de verschillende domeinen verdeeld over de gemeentehuizen. Bedrijfsvoering had Heiloo als standplaats. Met bijna 200 medewerkers was dit bovendien een van de grootste gebruikers van het gemeentehuis.

Verhuizen naar Bergen lag voor de hand. Daar was de meeste ruimte beschikbaar. Maar die ruimte was aanzienlijk kleiner dan de medewerkers in Heiloo gewend waren.

Dat betekende dat alleen verhuizen geen optie was. Er moest ook anders naar de werkomgeving worden gekeken.

Een werkstijlonderzoek vormde het vertrekpunt voor een nieuw interieurontwerp. Het doel was niet alleen om meer medewerkers in minder ruimte te laten werken, maar vooral om een omgeving te creëren die de nieuwe werkstijl daadwerkelijk ondersteunt.

Een beperkt budget en een strakke deadline

En dan waren er nog twee belangrijke randvoorwaarden: geld en tijd.

Voor de verbouwing was nauwelijks budget beschikbaar. De besparing die op termijn ontstaat door het afstoten van het gemeentehuis in Heiloo, bood ruimte om een deel van de investering te dekken. Maar omdat de hele operatie juist vanuit een besparing op de huisvesting was ontstaan, was het budget voor de herinrichting beperkt.

Het uitgangspunt was daarom vanaf het begin helder: het budget was taakstellend. Overschrijden was geen optie.

Tegelijkertijd moest de verhuizing zo snel mogelijk plaatsvinden. Iedere maand dat het oude gemeentehuis langer in gebruik bleef, stelde het behalen van de huisvestingsbesparing uit. En tijdens de verbouwing in Bergen moest een deel van het gemeentehuis gewoon operationeel blijven.

De uitdaging was daarmee duidelijk: hoe houd je tijd, budget én kwaliteit tegelijkertijd in de hand?

Samenwerken als één bouwteam

Om die balans te bewaken, werd al vroeg gestart met een bouwteam met vertrouwde partijen. Door vooraf duidelijke afspraken te maken en verantwoordelijkheden goed te beleggen, kon snel worden geschakeld.

Het interne projectteam van De BUCH bracht verschillende disciplines samen. Ook de stuurgroep speelde een belangrijke rol. Op momenten waarop keuzes spannend werden, nam de stuurgroep haar verantwoordelijkheid en werden belangrijke besluiten snel bekrachtigd.

Aan de uitvoeringskant werkte een bouwteam met de bouwkundig aannemer en de E- en W-installateurs. De bouwkundig aannemer stuurde het team strak aan en had ook de coördinatie op de werkvloer.

Juist de samenwerking tussen dit bouwteam en de interne organisatie van De BUCH – waaronder facilitair, ICT en communicatie – bleek belangrijk.

Het resultaat: de uitvoering werd binnen budget en op tijd gerealiseerd, zonder dat de kwaliteit van het werkconcept verloren ging. En het resultaat mag er bovendien zijn.

“Je kunt niet alles tegelijk maximaliseren”

De spanning tussen tijd, geld en kwaliteit was gedurende het hele project voelbaar. Iedere keuze had invloed op een van de andere onderdelen.

Daarom draaide het project niet om één optimale oplossing, maar om steeds opnieuw de juiste afweging maken. Wat is noodzakelijk? Waar kunnen we versnellen? Waar willen we juist niet op inleveren?

Die manier van werken vroeg veel inzet en energie van alle betrokkenen, zowel binnen als buiten De BUCH.

Van huisvestingsadvies tot oplevering

YNNO was gedurende het hele traject betrokken als overall projectmanager: van de initiatieffase tot en met de oplevering.

In de initiatieffase verzorgde YNNO het huisvestingsadvies. Vervolgens ondersteunde het team Digitaal Werken bij de implementatie van Teams Rooms en de boekings- en reserveringssystemen.

Ook bij de verandering van werkomgeving en werkstijl waren YNNO-collega’s vanuit Gedrag en Verandering betrokken. Zo werd niet alleen gekeken naar de fysieke omgeving, maar ook naar de manier waarop medewerkers hiermee gingen werken.

Gedurende het traject werden verschillende surveys uitgevoerd om de acceptatie en tevredenheid van medewerkers te monitoren: aan het begin, tijdens het proces en na afloop.

Want een nieuwe werkomgeving is uiteindelijk pas geslaagd als de ruimte niet alleen op papier werkt, maar ook in de praktijk.